SOMMAIRE

Concept

Le planning des entretiens vous permet de planifier des entretiens réguliers à réaliser pour des véhicules. Ces entretiens peuvent être à usage unique ou récurrent. S'ils sont récurrents, la récurrence peut être basée sur une date ou sur un kilométrage. Dans le cas d'un kilométrage, il faut bien entendu encoder ou importer les kilométrages de vos véhicules de manière régulière afin de ne pas rater vos entretiens.

Les entretiens sont configurables dans la fiche des véhicules, sous l'onglet "entretien" :

Open

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On peut paramétrer une (et une seule) séquence d'entretien par véhicule dans le cas où votre véhicule suit une séquence logique qui est redondante.

Par exemple, un entretien tous les 15 000 km, avec des tâches spécifiques à effectuer à certaines échéances (30 000 kms, 60 000 kms, etc.. ) avec un cycle complet de 20 entretiens, soit 300 000 kms après quoi le cycle recommence au début. Cela implique de créer ces entretiens à réaliser dans les tip-tops et de créer les séquences d'entretiens qui utilisent ces différents tip-tops. Puis enfin, de les appliquer aux véhicules.

On peut également paramétrer ce que nous appelons des "échéances diverses" : elles sont soit calendaires, soit kilométriques. Parmi ces échéances diverses, on peut encoder les contrôles techniques (dates), le remplacement de pneus (kms), etc.

Configuration

Séquences d'entretien

Configuration d'une séquence

Pour configurer une séquence, il faut d'abord créer les tip-tops qui seront utilisés dans la séquence. C'est-à-dire les différents types d'entretiens à effectuer.

Pour créer les tip-tops, il faut se rendre dans le menu : Garage > Tip-tops et entretiens forfaitaires (Plus d'informations sur les entretiens forfaitaires en cliquant ici).

Dans mon exemple, j'ai créé une série d'entretiens (A, B, C, D, E) :

Ensuite, il faut créer la séquence. Pour ce faire, rendez-vous dans le menu : Signalétiques > Listes > Garage > Profil de séquences d'entretiens :

Je crée une séquence qui contiendra dans mon cas une série de 3 entretiens :

1. Un entretien A tous les 10 000 km

2. Un entretien B tous 30 000 km qui remplace le 10 000 km

3. Un entretien C tous 90 000 km qui remplace le 10 000 km.

Ma séquence recommence tous les 90 000 km.

Configuration d'un véhicule

Dans la fiche d'un véhicule, on peut configurer la séquence dans l'onglet "entretien" de la fiche d'un véhicule. Les informations importantes à remplir sont les suivantes :

• Profil de séquence des entretiens : choisir votre profil créé au point précédent;

• Dernière position dans la séquence : pour commencer la séquence au début, il faut indiquer la dernière position de votre séquence. Car la dernière position avant le début, n'est autre que la dernière.

• Kilomètres journaliers moyens : il est important de mettre -1 (valeur par défaut) dans ce champ. Autrement, Carpack calculera une moyenne sur base des kilométrages entrés.  Du coup, si vous n'en n'avez aucun, la séquence ne démarrera pas.

• Présignalisation des entretiens en Kms : le nombre de kilomètres qui déterminera combien de kilomètres à l'avance l'entretien devra apparaître dans votre planning.

• Date du dernier entretien : dans une séquence kilométrique, ce n'est pas une valeur cruciale: indiquez une date dans le passé.

• Km dernier entretien : indiquez une valeur positive plus grande que 0 afin de déclencher la séquence. Par exemple: "1".

• Dernier kilométrage connu : le dernier kilométrage que vous avez relevé sur le véhicule. Ce champ est mis à jour via l'import de kilomètres ou les différents documents que vous encodez (fiches, factures, ... ).

• Date dernier kilomètre connu : la date du dernier kilométrage connu.

J'ai rempli dans mon exemple le dernier kilométrage. "9500" est inférieur au kilométrage théorique de la séquence, à savoir : 10 000 kms. Mais j'ai indiqué que l'entretien devait apparaître 1000 kms avant, du coup, mon entretien devrait apparaître dans mon planning !

Utilisation du planning

Lorsque mon échéance est à réaliser, elle apparaît dans le planning (onglet "Garage > Planning des entretiens"). Certaines informations sont spécifiques aux séquences.

Parmi ces données, on retrouve :

• La position dans la séquence

• Le kilométrage théorique de l'entretien

• Le nombre de kilomètres de retard par rapport à l'entretien.

• Le nombre de jour de retard dans le cas d'une échéance par rapport à des dates.

En fonction du statut de ma fiche, un code couleur me permet de rapidement voir ou on en est.

• Jaune : un autre travail est prévu;

• Vert : la fiche est créée pour le travail;

• Orange : la fiche est créée mais on est en retard;

• Rouge : le travail est urgent;

• Turquoise : la fiche a été créée dans une autre société;

• Vert : la fiche est en garantie.

Par exemple, le deuxième véhicule ci-dessous avec la plaque JRT780 est en cours mais en retard puisque le véhicule a 4999 km de plus que le kilométrage théorique de l'entretien.

Je peux ensuite créer une fiche de travail en appuyant sur le premier bouton du menu .

Configuration d'une échéance diverse

Création du TipTop avec les tâches à effectuer

Tout d'abord, il faut créer un TipTop avec les tâches à effectuer. Il faut pour cela se rendre dans le menu : Garage > TipTops et entretiens forfaitaires (Plus d'informations sur les entretiens forfaitaires en cliquant ici).

Je peux ensuite ajouter un TipTop via la feuille blanche . Je crée une échéance "Contrôle technique", qui comportera dans mon cas deux tâches : la vérification de la pression des pneus et le niveau d'huile. Je rajoute une pièce par défaut, à savoir 1L d'huile si nécessaire. La quantité sera spécifiée le cas échéant par l'ouvrier qui réalisera la tâche.

Configuration d’une échéance diverse

Pour ajouter une échéance diverse à un véhicule, il suffit de se rendre dans sa fiche, au départ de la gestion des clients et cliquer sur : .

Dans l'onglet entretien, je rajoute une échéance diverse via la feuille blanche :

- Je lui applique l'entretien type à exécuter de mon choix (exemple: VIDANGE MOTEUR);

- Je lui donne une échéance;

- Et dans mon cas, une périodicité de 12 mois car le contrôle technique est annuel;

- Je demande également au programme de me signaler 7 jours à l'avance cet entretien de manière à pouvoir effectuer l'entretien avant la date limite :

Utilisation

Pour me rendre dans le planning, je passe par le menu "Garage > Planning des entretiens".

On y retrouve dès lors mon échéance diverse de contrôle technique. Celle-ci apparaîtra dans mon planning tant qu'elle n'est pas réalisée (= pas facturée). En fonction de son statut, elle apparaîtra soit en blanc (à faire), en jaune (à faire et il y a déjà une fiche, c'est l'occasion de regrouper les deux travaux) ou encore en vert pour dire qu'une fiche a été créée pour ce travail spécifique :

Je peux ensuite décider de créer la fiche en appuyant sur le premier bouton du menu.

Si une fiche existe déjà, CarPack me proposera de l'ajouter à la fiche existante. Sinon, c'est une nouvelle fiche qui sera générée. 

Déclaration d'une avarie

Il est possible de déclarer une avarie à échéance diverse et à usage unique via le pointage. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sur la page : "Déclaration d'une avarie: échéance diverse à usage unique via le pointage".

Sous-traitance entre sociétés

Il est possible de sous traiter un travail à une autre société utilisée dans CarPack. Par exemple, lorsque le véhicule se déplace et est proche d'un autre dépôt d'entretien. Pour ce faire, sélectionnez votre entretien et cliquez sur . CarPack vous demande ensuite dans quelle société sous traiter le travail :

Et la fiche est ensuite générée dans les fiches de la société indiquée.

Facturation

Séquence d'entretien

Afin d'indiquer au programme que l'entretien a été effectué, je facture ma fiche (en interne dans mon cas ) :

Au moment de clôturer la facture, CarPack incrémente la position dans la séquence. Comme j'étais à la fin de ma séquence (voir configuration) il repasse en début de séquence.

Et on peut voir dans la fiche que les données liées au dernier entretien ont été mises à jour.

Échéance diverse

Que ce soit un travail interne ou un travail externe, il faut réaliser une facture afin de clôturer l'échéance diverse.

A la fin de ma facture, l'échéance diverse est automatiquement reprogrammée selon la périodicité indiquée.

Et CarPack me montre l'écran au cas où je souhaite malgré tout adapter les données. ( si par exemple le 30/08 tombe un dimanche, je peux le déplacer au vendredi précédent).