Généralités

La fenêtre d'édition de la fiche client comprend 7 onglets et 5 fiches annexes:

Les onglets de la fiche client

• Signalétique pour les coordonnées du client
• Contacts pour préciser les personnes de contact chez le client
• Remarques pour indiquer toute information utile concernant le client
• Contrats pour gérer les contrats relatifs au client
• Mission : dossiers pour gérer les dossiers ou missions chez les clients
• Facturation pour préciser les données utiles ou indispensables pour éditer les factures
• Documents : emplacement où on trouve tous les courriers ou documents archivés pour ce client

5 boutons donnent également accès à des fonctions supplémentaires en relation avec le client sélectionné

• Fiscal: fiche des informations fiscales générales du client
• Fiscal Ex.: fiche des informations fiscales par exercice (dates d'échéances diverses, informations sur qui à fait quoi, etc. ...)
• Public: fiche des différentes publications du client (vous pourrez également accéder au publication on-line du moniteur belge)
• Budget: le budget annuel du client avec les différentes travaux à réaliser pour lui et le temps prévu pour les faire
• Divers: la fiche paramétrable du client (vous pouvez la configurer vous même pour ajouter des champs personnalisés à la fiche générale du client)

Onglet signalétique

La fiche signalétique du client comprend les informations suivantes :

• Nom et situation 
  Société : le nom de la société (maximum 60 caractères)
  Contact : choisissez en premier le titre, le nom (maximum 28 caractères) et ensuite le prénom (maximum 15 caractères) de la personne de contact principale
  Adresse : la rue et le numéro (maximum 60 caractères)
  Forme Juridique : SA, SPRL, ...
  Pays, CP: Indiquez deux lettres pour le pays dans la 1ère case, le code postal dans la deuxième case. (Ex.: BE 1000)
  Localité : indiquez la localité

• Communications
  Site Web : l'adresse du site Internet de votre client
  E-mail : l'adresse de la boite aux lettres de courrier électronique de votre client
  Groupe : le groupe auquel appartient le client dans votre fichier ( à personnaliser en fonction de vos besoins : maximum 10 caractères)
  Catégorie: la catégorie du client (elle sera transférée dans WinBooks)
  Téléphone : le numéro de téléphone de votre client.
  Fax : le numéro de fax de votre client
  Gsm : le numéro de Gsm de votre client
  Langue: important car les libellés de prestations et le layout facture dépendent de la fiche du client

• Renseignements principaux
  N° de TVA : le numéro de TVA de votre client
  Collaborateur : choisissez dans la liste le collaborateur titulaire du client.
  Gestionnaire: choisissez dans la liste le gestionnaire de ce dossier.
  Propriétaire: choisissez dans la liste le propriétaire de ce client (dans le cas de fusion de fiduciaire)
  Assujettissement: il est important d'indiquer à WinPrest quel est le type d'assujettissement du client:
  
  • Trimestriel → suivi des TVA trimestrielles et Listing annuel TVA
  • Mensuel → suivi des TVA mensuelles et Listing annuel TVA
  • Non assujettis, exonéré et forfaitaire → non suivi
  • Franchisé → suivi Listing annuel TVA

• N° de Client
  Indiquez ici le numéro de client (maximum 10 caractères, lettres ou chiffres) La création du N° de client peut être automatisée en alphanumérique ou en numérique (voir paramétrage généraux de WinPrest).

Onglet Contacts

• d'être utilisées lors de l'encodage des prestions pour désigner la personne de contact avec qui on a eu le contact (cocher la case "Proposer comme personne de contact lors de l'encodage des prestations";
• d'envoyer des emails;
• d'être utilisées pour compléter les administrateurs de la société dans l'onglet "Fiscal";
• d'être utilisées pour désigner les administrateurs gérants (Fiscal Ex. - Onglet Assemblées);
• d'être utilisées pour le suivi des cartes d'identité des personnes.

Les champs "Bénéficiaire effectif" et "Personne physique PEP (personne politiquement exposée)" sont utilisées pour l'impression du dossier Anti-Blanchiment.

Conjoints

Les zones "Conjoints" sont grisées car elles se complètent automatiquement sur base:

- du numéro de répertoire

- du sexe de la personne de contact

Deux personnes avec un numéro de répertoire identique sont automatiquement conjointes (le sexe doit être complété, mais ne doit pas nécessairement être opposé)

Onglet Remarques

Permet d'indiquer des remarques diverses concernant ce client. Ces informations sont prises en compte lors de la recherche approfondie dans le signalétique client.

Onglet Contrats

Onglet Missions

Onglet Facturation

Onglet Documents

Onglet Emails

L'onglet "Emails" vous permet de centraliser les mails relatifs à vos clients pour que l'ensemble de vos collaborateurs puissent les consulter. Un bouton spécial peut être ajouter à votre "Outlook" pour faciliter le transfert de mail vers WinPrest.

Pour installer ce bouton, allez dans le menu "utilitaires > Configuration générale > Ajouter WinPrest dans le menu Outlook"

Remarque: cette opération nécessite les droits administrateurs. Si WinPrest est installé sur votre ordinateur, lancez-le avec le click-droit "Exécuter en tant qu'administrateur" avant de cliquer sur cette option de menu.

Remarque pour le Cloud:

1. Donner à la session User les droits Administrateur (membre d’Administrateurs)
2. Redémarre la session
3. Dans WinPrest: cliquer sur le menu qui rajoute le bouton dans Outlook (Outlook doit être fermé)
4. Enlever l'appartenance de la session User au groupe des Administrateurs.

Quand vous démarrez Outlook vous verrez alors le menu suivant:

Il vous suffit alors de choisir le mail à envoyer dans WinPrest et de cliquez sur le bouton.

Onglet Voitures

Cet onglet permet de renseigner les différents véhicules de la société.

Une fois les données des voitures entrées, vous pouvez demander le calcule de l'ATN en cliquant sur l'imprimante.

Dans le petit tableau au dessus à droite vous pouvez enregistrer les relevés annuels kilométriques, ce qui permet de calculer le pourcentage de TVA déductible du véhicule.

La partie document vous permet de sauver des documents relatifs au véhicule: carte grise, assurance, facture, etc...

Vous pouvez indiquer le kilométrage annuel du véhicule ou le laisser calculer à WinPrest en fonction des différents relevés annuels encodés.

Le conducteur doit exister dans les personnes de contact de la société.

Onglet WinBooks

Vous permet de faire la liaison entre le dossier comptable WinBooks du client.

Indiquez le chemin du dossier comptable WinBooks du client.

WinPrest peut également calculer le nombre de pièces comptables encodées dans l'exercice sélectionné en cliquant sur l'icône "Loupe"

Le code dossier WinBooks est utilisé pour la connexion à WinBooks Connect.

Si vous indiquez l'emplacement Virtual Invoice, cela permet de créer le fichier PDF de la facture dans le répertoire "Scans" de Virtual Invoice afin de ne pas devoir rescanner votre propre facture.

Onglet Anti Blanchiment

Voyez notre rubrique concernant l'anti-blanchiment en cliquant ici.

Le bouton Fiscal (extrémité droite)

Ce bouton permet d'ouvrir un écran comportant des informations générales traitant de la fiscalité de la société.

C'est ici que vous pouvez paramétrer les informations importantes concernant les A.G., les administrateurs, les coordonnées des différentes administrations, etc...

Complétez également les associés si vous voulez imprimer le document officiel des bénéficiaires effectifs des sociétés.

Le bouton Fiscal Ex. (extrémité droite)

Le bouton Public. (extrémité droite)

Le bouton Budget (extrémité droite)

Le bouton Divers (extrémité droite)

Le bouton "Divers" de la fiche client vous permet de configurer vous-même des champs personnalisés.

Allez dans le menu "Utilitaires > Configuration générale > Paramétrage client:

Un tableau vous permet d'ajouter de nouveaux champs au bouton Divers:

• Le nom du champ ne peut contenir que des lettres. Maximum 10 lettres.
• Le type détermine si il s'agit d'un champ caractère, date, logique (case à cocher) ou numérique.
• La longueur détermine le nombre de caractère pour les champs caractères et les champs numériques.
• "Colonne" et "position" déterminent l'emplacement de ce champ dans l'écran Divers: colone 1 = à gauche, colonne 2 = à droite; position 1 = première ligne, position 2 = deuxième ligne, etc...

Quand vous avez terminé le paramétrage, cliquez sur le bouton "sauver" pour mettre le fichier à jour.