Pourquoi un budget ?

Voir également le paramétrage de la fiche article pour les budgets

Les budgets clients permettent d'établir des prévisions de prestations pour chaque client, mais également un planning de type échéancier pour chaque collaborateur. Cet échéancier est en relation avec les suivis de travaux.

Cela représente un travail important la première année, mais les années suivantes, les budgets peuvent être créés automatiquement et adaptés en fonction des prestations réellement effectuées.

Pour créer le budget d'un client, rendez-vous dans la fiche du client et cliquez sur le bouton "Budget":

Vous pouvez créer un budget ligne par ligne en cliquant sur le bouton "Ajouter" puis en sélectionnant le travail à ajouter.

Mais vous pouvez également importer les travaux standards. Les travaux standards sont ceux pour lesquels des échéances sont prévues dans la fiche du travail.

Vous devrez ensuite indiquer quel collaborateur est censé faire le travail. Pour cela double-cliquez dans la colonne "N°Col" sur la ligne désirée. Vous pouvez aussi ajouter le collaborateur par défaut du client sur chaque ligne en un clique sur le bouton "Insérer le collaborateur par défaut"

Indiquez ensuite le temps estimé par mois pour la prestation choisie. Par exemple, si vous indiquez 01:00 heure et cochez quatre cases (dans les mois), sur l'année, cela fera 04:00 heures.

Vous pouvez également créer un budget sur base des prestations enregistrées dans une année précédente. Pour cela, cliquez sur le bouton "Analyse du presté" pour ajouter les temps réellement prestés dans la colonne "Presté". Ensuite, cliquez sur le bouton "Copier les heures prévues à la place des heures prestées".

Pour que le travail apparaisse dans l'échéancier du collaborateur, il faut cocher la case "Dans l'échéancier du collaborateur"

Chaque budget est sauvé par année, on peut ainsi revoir les budgets des années précédentes.

En début d'année, pour créer les nouveaux budgets sur base des budgets de l'année précédente, il faut aller dans le menu "Utilitaires > Fichiers > Création des nouveaux budgets".

Montant du budget

Pour que le montant des prestations puisse se calculer, il faut:

• indiquer le collaborateur prévu pour cette tâche (car c'est de lui dont dépend le taux horaire), voir fiche du collaborateur en mode administrateur (FID - 1234)
• indiquer le temps prévu
• cocher les cases des mois où les travaux seront exécutés; le travail doit avoir un niveau de facturation si vous voulez qu'un prix se calcule.

Vous verrez alors la colonne "Prix unitaire" contenir le taux horaire et les zones budgets du bas de l'écran indiquer le budget réel en argent.