Généralités

Voir également l'article sur le paramétrage du suivi des travaux ainsi que la rubrique "Lors de l'encodage d'une prestation"

Il y a deux types de suivis des travaux dans WinPrest:

• les suivis simples: est-ce qu'un travail spécifique pour une période données est fait oui ou non.

• les suivis spécifiques: pour certains travaux spécifiques, des suivis plus complets existent avec des informations complémentaires propre au type de travail

Pour les deux types de suivis, la mise à jour du suivi est déterminée par différents actions:

• quand on coche la case "Clôturé" lors de l'encodage d'une prestation

• quand la période est indiquée dans la prestation

• quand le lien existant entre votre signalétique travaux et les travaux standards prédéfini (voir "Gestion des travaux")

• si les exercices fiscaux sont bien à jour (Utilitaires > Fichiers > Création de nouveaux exercices fiscaux). Il faut exécuter cette opération chaque année. On peut exécuter plusieurs fois cette opération par année, pour par exemple mettre à jour des nouveaux travaux ou paramètres du signalétique travaux.

Les suivis simples

Tous les travaux existants dans le signalétique travaux font l'objet d'un suivi, sauf stipulé contraire dans la fiche du travail. Si l'on coche la case "Clôturé" lors de l'encodage d'une prestation, une validation est faite pour ce travail pour la période indiquée dans la prestation.

On peut ensuite consulter la liste de suivi des travaux simples via le menu "Gestion > Synthèse de l'état des travaux":

Open

Cet écran permet d'un rapide coup d'oeil de voir les travaux encore non effectués au cours de l'année. L'avantage est qu'il peut être filtré sur différents paramètres pour avoir une liste compacte des clients. Il est également possible de le mettre directement à jour en cliquant dans les cases voulues.

Les suivis spécifiques

Ces suivis concernent les travaux propres aux comptables et fiduciaires: IPP, ISOC, BNB, TVA, précompte mobilier, précompte professionnel, travaux de clôture, assemblées générales, mandats des administrateurs/gérants.

Les suivis spécifiques sont mis à jour de la même manière que les suivis simples: sur base de la case à cocher "Clôturé" et de la période de la prestation.

Cependant, ces suivis donnent des tableaux résumés beaucoup plus complets que les suivis simples.

Afin de pouvoir activer la liaison entre le code prestation et le suivi des travaux spécifiques, vous devez configurer vos travaux comptables.

Configurer les travaux comptables

Aller dans le menu "Fichiers > Travaux"

Prenons comme exemple le travail "Déclaration TVA" (ce travail doit évidemment exister dans votre liste)

Open

Dans notre cas, c'est le travail 230.

Nous devons ouvrir la fiche du travail pour effectuer la liaison:

Une fois cette liaison effectuée, lorsque vous encoderez une prestation pour le de travail 230 et que vous cocherez qu'il est clôturé, le tableau du suivi TVA sera alimenté avec la date du travail effectué.

Créer l'exercice fiscal

Pour tous les clients: Pour ce faire, allez dans "Utilitaires > Fichiers > Création de nouveaux exercices fiscaux" et indiquez l'année à créer.

Pour un client, ouvrir la fiche client et cliquer sur le bouton “Fiscal.Ex.”. Dans année, sélectionner l’année fiscale souhaitée ou l’ajouter en sélectionnant “Nouveau”

Statut des déclarations ISOC

Cette liste est accessible via le menu "Gestion > Status des déclarations ISOC":

Elle montre par défaut tous les clients pour qui la gestion de l'ISOC est active (Case "Géré" cochée). Vous pouvez y ajouter des clients de deux manières:

1. Dans la fiche du client, cliquer sur le bouton "Fiscal Ex.", dans l'onglet "Déclaration", cocher la case "Déclaration ISOC":
   
   
   
   
   

2. En cochant les clients visés dans la liste "tous les clients" dans "Statuts des déclarations ISOC":
   
   Pour ce faire, cliquez sur le menu déroulant "Gestion", choisissez ensuite "Statuts" puis "Statuts des déclarations ISOC". Ensuite, dans la liste déroulante "Filtre", choisissez "Tous les clients" (à la place de "Les ISOC gérées"):
   
   
   

   
   
   Pour valider ce changement de filtre, cliquez sur l'icône "Valider" (V bleu):
   
   

   
   
   À partir de là, vous pouvez alors activer la gestion de l'ISOC pour les clients que vous souhaitez ainsi qu'indiquer l'exercice fiscal et la date de clôture (en cliquant deux fois dans la zone à modifier).

On peut également utiliser le clic-droit pour remplir toute une colonne en une fois. Il suffit d'encoder une première date et de faire un clic-droit pour obtenir les différentes options possibles dont "Appliquer pour toutes les dates de cette colonne": 

Exemple de l'utilité de cette option: la colonne "Délais" contient la date pour laquelle les déclarations doivent être rentrées. Normalement, cette date est la même pour tous les clients dont l'exercice se clôture au 31/12 de chaque année.Utiliser alors le clic-droit pour mettre les autres lignes à jour.

Éléments de la liste mis à jour automatiquement lors de l'encodage d'une prestation :

Toutes les zones "Date" du tableau peuvent être mise à jour lorsqu'une prestation est clôturée sauf: la date de clôture, la date de rentrée prévue et la prolongation éventuelle. En effet, si un travail est associé à la déclaration ISOC, le collaborateur qui encode la prestation peut sélectionner dans une petite liste le type de travail qu'il vient d'effectuer pour le clôturer (cette liste apparaît automatiquement lors de la sauvegarde de la prestation):

Couleurs

• Le client est en vert clair si tout est en ordre (date d'envoi complétée)

• Le client est en blanc si la date d'envoi n'est pas indiquée

• Le client est en rouge si la date d'envoi est complétée, mais qu'il faut faire une fiche 281.50, mais qu'il n'y a pas de date d'envoi pour la fiche 281.50.

Statut des déclarations ASBL

Comme le suivi des ISOC, le suivi des déclarations ASBL permet de suivre les société dont le type est “Petite ASBL” ou “Grande “ASBL” dans le fiche client:.

Elles font désormais l’objet d’un tableau de suivi propre aux ASBL depuis la version 5.2.2.

Pour automatiser le suivi, il faut créer, si elle n’existe pas déjà, la prestation “Déclaration ASBL”

Lors de l’enregistrement de la prestations clôturée, on peut choisir parmi les clotures suivantes:

Statut des déclarations IPP

Le suivi des déclarations IPP se fait via le menu "Gestion > Statuts > Statuts des déclarations IPP"

Comment faire apparaître des personnes physiques dans ce tableau ?

La première fois, vous pouvez importer toutes les personnes de contact dans le tableau en 1 clic:

Ensuite, la liste est basée sur l'onglet "Déclaration"" du bouton "Fiscal Ex." de la fiche client. Dans cet onglet, on peut ajouter des personnes dont on veut suivre la déclaration IPP. Ces personnes doivent exister dans l'onglet "Contact" de la fiche client.

En résumé, pour ajouter une personne à la liste:

• ajouter la personne dans les contacts de la fiche client

• ouvrir le bouton "Fiscal Ex.", choisir le bon exercice et dans l'onglet "Déclarations", ajouter la personne.(en cliquant sur l'icône "Ajouter une nouvelle déclaration")

Cette opération n'est à faire que la première année, ensuite les personnes se copieront automatiquement dans les exercices futures sur base de l'exercice précédent lors de la création d'un nouvel exercice fiscal. 
nb: Si celui-ci est vide ou inexistant, le nouvel exercice sera vide.

Dès qu'une personne est ajoutée en suivi de déclaration IPP, lors de l'encodage et de la clôture d'une prestation liée au suivi déclaration IPP, WinPrest vous demandera pour quel personne vous avez terminé la déclaration IPP

Statut des comptes annuels - BNB

Ce tableau reprend, pour tous les clients, les informations reprises dans la fiche client (dans "Fiscal Ex. > Précompte - BNB"):

Pour obtenir ce tableau: Gestion > Statuts > Statut des comptes annuels BNB.

Par défaut, le filtre est placé sur l'année précédente et sur les BNB gérés. Si un client n'apparaît pas dans la liste, il existe deux raisons possibles:

1. Soit son exercice de l'année spécifiée n'existe pas : cliquez sur le bouton "Fiscal Ex." de la fiche client et indiquez l'année désirée pour créer l'exercice;

2. Soit la case "Géré" n'est pas cochée dans le tableau ci-dessus. Il faut alors choisir, dans le filtre (menu déroulant) "Tous les clients" afin de faire apparaître les clients pour lesquels les BNB 

Comme pour les ISOC, pour apparaître dans la liste, il faut créer l'exercice fiscal dans la fiche client en cliquant sur les boutons "Fiscal Ex. > Précompte - Bnb". Ensuite, cochez "Comptes annuels BNB" et indiquez l'année pour créer l'exercice.

Données mises à jour lors de l'encodage de la prestation.

Statut des déclarations TVA mensuelles et trimestrielles

Ces tableaux donnent un aperçu de l'état des déclarations TVA pour la période indiquée en haut à droite. La période indiquée par défaut correspond toujours au mois ou au trimestre précédent:

Description des tableaux:

• Les colonnes "Case 71", "Case 72" et "Solde" peuvent être complétées automatiquement en fonction de WinBooks. Pour cela, il faut que le chemin du dossier WinBook du client soit indiqué dans chaque fiche de chaque client (Client > Modifier > WinBooks > Emplacement du dossier Winbooks):
  
  

  
  
  
  

• La colonne "Solde WinBooks" représente l'encours du client. Pour qu'elle apparaisse il faut que WinPrest soit lié à WinBooks (Voir configuration du transfert comptable).

• Pour apparaître dans la liste, un client doit avoir un type d’assujettissement défini dans le bouton "Fiscal" de la fiche client (Soit Mensuel, Soit Trimestriel).

• On peut également taper des informations directement dans la liste.

• Un client peut apparaître en rouge dans le tableau si on a coché la case "Mandat Intracom" dans la fenêtre "Fiscal" de la fiche client et qu'on a envoyé l'Intervat mais pas l'Intracom.

• Encore une fois, comme pour tous les suivis spécifiques, la majorité des dates peuvent être introduites automatiquement lors de l'encodage de la prestation (cocher la case "Clôturé") : attention, cela ne fonctionne que quand vous êtes connectés en tant que collaborateur (pensez à cliquer sur l'icône d'enregistrement en haut à gauche pour sauvegarder vos données):
  
  

  
  
  
  

  
  Une fois que vous obtenez cette fenêtre, à vous de choisir quelle(s) étape(s) du travail est(sont) terminée(s) (sélectionner plusieurs choix en appuyant sur la touche "ctrl" de votre clavier d'ordinateur). Ensuite appuyez sur l'icône d'enregistrement en haut à gauche. 
  
  
  

  • Déclaration Intracom terminée = Fin Intracom dans le tableau = Déclaration Intracom terminée dans le logiciel comptable mais pas nécessairement envoyée à l'administration

  • Déclaration terminée = "Fin" dans le tableau = Déclaration terminée dans le logiciel comptable mais pas nécessairement envoyée à l'administration

  • Demande de documents au client = "Demande" dans le tableau

  • Envoi courrier et déclaration = Envoi courrier dans le tableau = Envoi du courrier au client pour lui signifier ce qu'il doit payer à l'administration

  • Envoi Intervat = Envoi de la déclaration sur le site web de l'administration INTERVAT

  • Envoi Intracom =  Envoi de la déclaration sur le site web de l'administration INTRACOM

  • Rappel de documents au client = Rappel dans le tableau = Envoi d'un rappel au client pour qu'il apporte ses documents au comptable

  • Réception de document = Réception dans le tableau = Date de réception effective des documents

  
  
  

L'élément déterminant pour considérer que le travail est terminé (client en vert) est l'Envoi INTERVAT.

Gestion des Intracom:

1. La colonne intracom (voir fiche client) ou "Case 44,46, ou 48" (envoyé par la déclaration dans Winbooks) est cochée.

2. L'élément déterminant pour considérer que le travail est terminé quand il y a une déclaration INTRACOM est l'Envoi INTRACOM (client en vert).

Si le client est rouge la déclaration Intervat a été envoyée, mais pas la déclaration Intracom.  Il s'agit d'un rappel afin de ne pas oublier d'envoyer la déclaration Intracom

nb: la colonne en jaune indique sur quel critère est triée la liste (ici les liste est trié par n° de client)

Si on sélectionne "Envoi INTERVAT" ou "Envoi INTRACOM", cela complète automatiquement la colonne "Fin" (la déclaration est terminée, client en vert).

Statut des listing TVA

Une nouvelle liste pour les listings TVA qui reprend tous les clients assujettis à la TVA (mensuels, trimestriels et franchisés) a été créée dans le menu "Gestion > Statuts des listing TVA". Une série de filtres ont été ajoutés pour vous permettre de mieux gérer cette liste.

Suivi des fiches 281.xx

Ce tableau reprend la liste des clients pour lesquels une fiche 281.20 doit être établie. Une série de filtres ont été ajoutés pour vous permettre de mieux gérer cette liste.

Pour obtenir ce tableau: Gestion > Statuts > Statut des fiches 281.

Suivi des précomptes professionnels (mensuels et trimestriels)

Ce tableau reprend la liste des versements pour les précomptes professionnels de tous les clients.

Pour obtenir ce tableau: Gestion > Statuts > Statut des précomptes professionnels.

Elle montre par défaut tous les clients pour qui la gestion des précomptes est active.

Pour apparaître dans la liste, il faut:

Dans la fiche Client, cliquer sur le bouton “Fiscal Ex.”. Dans l’onglet “Précompte - Bnb”, cliquer sur l’icone pour ajouter un versement.

Indiquer le type de période et la période en double cliquant sur la case créée.

Une fois cette opération terminée, lors de l’enregistrement de la prestation clôturée, Winprest vous demandera d’indiquer le Montant brut, le Montant précompte et la date de dépôt: