La gestion des prestations est la première fonction de WinPrest. Il y existe plusieurs moyens d'encoder une nouvelle prestation. Avant de détailler ces différents moyens, nous allons analyser la fenêtre d'encodage qui est commune à tous ces moyens d'encodage.

La fenêtre d'encodage

Explication des différentes données:

• La zone "Contrat": cette zone se complète automatiquement lorsqu'un client a un contrat périodique. Il faut encoder le client et le travail pour que cette zone s'active. Il ne faut pas sélectionner manuellement le contrat.
  
  
• La zone "Qui": dans zone se trouve la référence du collaborateur pour qui la prestation est encodée. Cette zone est également remplie automatiquement.
  
  
• La zone "Pour qui": cette zone permet de rechercher et d'afficher les coordonnées du client. Deux recherches sont possibles: (1) par la référence client ou (2) par le nom. On peut également utiliser les flèches haut et bas du clavier pour passer d'un client à l'autre. Enfin, en cliquant sur l'icône "Loupe",  on obtient une liste de clients. Il y a également 4 boutons dans cette zone, ils permettent:
  • d'encoder une prestation identique pour plusieurs client: utile quand on réalise un travail groupé (exemple: l'envoi des déclarations TVA pendant une heure pour 20 clients);
  • d'ouvrir la fiche signalétique du client pour voir ou modifier des informations;
  • de consulter l'historique du client;
  • de sélectionner une personne de contact concernant cette prestation.
    
    
• La zone "Rappel": active la possibilité de mettre un rappel dans l'agenda lié à cette prestation
  
• La zone "Période": très importante si vous souhaitez suivre l'état d'avancement des travaux. La période détermine la période concernée par la prestation encodée (exemple: la déclaration TVA de janvier se fait toujours en février ! Par défaut la période égale la date du jour, mais on peut la modifier ou programmer le travail pour modifier automatiquement cette zone, voir "Gestion des travaux").
  
  
• La zone "Quoi": comprend deux listes de sélection du travail, une triée par code, l'autre triée par dénomination. La troisième zone est une zone "Divers" laissée libre. La quatrième indique le niveau de facturation du travail sélectionné, mais elle n'est pas modifiable.
  
  
• La zone "Quand": indique la date où la prestation a été effectuée. Concernant les heures, il est possible d'encoder l'heure de début et l'heure de fin mais également uniquement la durée. On peut également supprimer les zones heure début et heure fin via une case à cocher dans la fiche du collaborateur.
  
  
• La zone "Détail": permet d'écrire un commentaire concernant la prestation. Il est conseillé de toujours indiquer quelque chose dans cette zone (au besoin le raccourci ALT-D recopie le libellé du travail). Il est également possible de configurer WinPrest pour que le libellé du travail se copie automatiquement dans la zone détail.
  
  
• La zone "Déplacement": les informations concernant le déplacement pour aller chez le client et en revenir. Attention: la durée indiquée dans la zone "Quand" comprend toujours le déplacement. (exemple: vous partez du bureau à 9h00 pour aller faire un travail chez un client, vous rentrez au bureau à 12h00 et le déplacement pour aller chez le client et en revenir dure 01h00. Vous avez donc passé deux heures chez le client. WinPrest propose de facturer deux heures, sauf si vous cocher la case "Facturer" à côté du temps de déplacement, dans ce cas vous facturez 3 heures).
  
  
• La zone "Facturation": les informations de cette zone sont automatiques et on ne doit pas y toucher sauf la case à cocher "Clôturer" qu'il faut cocher quand le travail est terminé. C'est cette zone qui active le suivi des travaux.

Les différents types d'encodage et de prestations

Encodage via "Ma semaine"

L'avantage de cet encodage est qu'il vous donne un aperçu de ce que vous avez déjà encodé.

Description:

• L'icône "Ajouter" (feuille blanche) permet de créer une nouvelle prestation "Normale".
• Vous pouvez aussi "Modifier" ou "Supprimer" une prestation.
• Les icônes "Semaine précédente" ou "Semaine suivante" (flèches vertes) permettent de retourner en arrière voir les prestations des semaines précédentes.
• L'icône "Imprimer" imprime le détail de votre semaine.

Prestation normale

La prestation normale est la prestation la plus courante où vous indiquez toutes les informations (voir ci-dessus la fenêtre d'encodage).

Prestations téléphoniques

La prestation téléphonique inclus deux informations automatiques: le travail et le temps. Vous devez configurer WinPrest pour indiquer quel travail doit être utilisé pour la prestation téléphonique (Menu Utilitaires > Configuration générale > Valeurs par défaut). Cette option est un "raccourci" vers le travail configuré dans les paramètres généraux.

Prestation chronométrée

La prestation téléphonique inclus automatiquement la durée, vous devez choisir le client et le travail. On peut par exemple démarrer une prestation chronométrée, réduire WinPrest et travailler dans la comptabilité. Quand le travail est terminé on peut alors sauver la prestation et clôturer le travail.

Prestation pour plusieurs clients

Il possible d'encoder une prestation qui concerne plusieurs clients:

Il suffit de basculer les clients concernés dans la colonne de droite:

CarPack affiche la prestation globalisée avec le nombre de clients sélectionné, il reste à encoder le temps total (si la prestation n'est pas chronométrée):

Une prestations par client a été créée automatiquement en répartissant le temps global de manière égale.

Frais à refacturer

L'encodage des frais est utile lorsque vous avez acheté un article pour votre client. Vous pouvez l'encoder pour ne pas oublier de le facturer. Il faut au préalable créer une liste de frais/articles à refacturer via le menu "Fichiers > Frais/Articles". L'écran de saisie est le même que pour les prestations sauf qu'il n'y a pas de notion de durée, mais plutôt de quantités avec un prix d'achat et un prix de vente.