Généralités

Le planning des véhicules de remplacement vous permet de visualiser de manière rapide les disponibilités de vos véhicules de remplacement. Ce planning est également disponible depuis les dossiers de carrosserie et le fiche atelier garage.

Les véhicules prêtés ou loués peuvent ensuite être éventuellement facturés via le module facture carrosserie ou facture garage.

Fonctionnement du planning

Pour ajouter un prêt de véhicule, il faut dessiner un rectangle avec la souris en regard du véhicule souhaité et du nombre de jours souhaités pour le prêt.

On peut aussi cliquer sur l'icône ajouter pour créer un nouveau prêt, il faudra alors indiquer quel véhicule doit être prêté ou loué.

Pour sélectionner un prêt existant, il faut cliquer une fois dans le cadre du prêt.

Barre d'outils

 Pour ajouter un nouveau prêt de voiture, équivalent à dessiner un cadre dans la zone souhaitée

 Ajouter une absence

 Pour modifier un prêt de véhicule. Équivaut au double-clic sur un cadre de prêt.

 Pour supprimer le prêt actuellement sélectionné.

 Pour revenir un jour, une semaine ou un mois en arrière suivant le type de vue active

 Pour avancer de un jour, une semaine ou un mois suivant le type de vue active

 Pour aller à un jour précis

 Pour activer la vue "jour"

 Pour activer la vue "semaine" puis avec un deuxième clic la vue "mois"

 Pour effectuer une recherche sur un véhicule (plaque) et une date précise.

 Filtrer sur un groupe

 Pour imprimer différents rapports telle que la convention de prêt par exemple (il faut alors sélectionner au préalable le prêt de véhicule).

 Envoyer un email

 Ajouter un document à un email : convention de prêt, facture

 Envoyer un sms

 Approuver le prêt d'un véhicule

 Pour imprimer un courrier concernant un procès.

 Pour facturer les véhicules loués mensuellement.

 Reporter les rendez-vous non terminés

 Envoyer les données au service FMS

 Fermer le planning

Convention de prêt de véhicule de remplacement

Cette convention peut être imprimée au moyen d'un canevas standard fait avec MS WinWord. Il est également possible de faire sur mesure une convention plus compliquée au moyen d'un layout via le reporting de CarPack.

Dans le convention de prêt WinWord, vous pourrez insérer une série de "codes" encadrés par des < >. Ces codes seront remplacés par leur valeur réelle lors de l'impression.

Pour configurer la convention de prêt, il faut aller dans le menu "Utilitaires > Impressions > Configuration du document des prêts de véhicules".

Si vous souhaitez utiliser un document Word existant, il suffit de le sauver dans le dossier "DOCBASE" (C:\CarPack\Data_CarPack\docbase) des données de CarPack. Il faut également que son nom commence par "CONV_".

Par exemple: CONV_Convention de prêt.rtf. Remarquez que le document Word doit être enregistré au format RTF (Rich Text Format)

CarPack est fourni avec quelques documents afin de vous donner des exemples d'utilisation.

Pour connaître la liste des codes utilisables, cliquez ici.

Exemple dans Word:

Encodage d'un prêt de véhicule

L'écran d'encodage permet de spécifier les paramètres du prêt ou de location du véhicule.

Barre d'outils

Les boutons permettent, dans l'ordre:

• de sauver
• imprimer la convention de prêt
• facturer en facture carrosserie
• facturer en facture garage
• ajouter des articles du stock en plus du prêt du VR

Zone véhicule prêté

Cette zone est automatiquement complétée si on ajoute un prêt en dessinant un cadre avec la souris. Si on clique sur l'icône "ajouter", il faut choisir le véhicule à prêter.

Dossier de carrosserie ou fiche atelier

Cette zone est automatique complétée quand on vient des dossiers carrosserie ou d'une fiche atelier garage. Si on vient du planning lui-même il faudra indiquer le numéro de dossier ou de fiche garage lié à ce prêt. Si cette zone est laissée vide, le véhicule ne sera lié à aucun dossier ou fiche atelier.

Cadre client

Si on vient des dossiers ou de la fiche atelier, cette zone est automatiquement remplie. Sinon, il faut indiquer le client ou la plaque de son véhicule. On peut également renseigner un conducteur, dont la fiche doit exister dans le signalétique client.

Cadre Prêt

Diverses zones concernant les dates et kilométrage du véhicule prêté.

Carburant départ et carburant retour: on indique souvent ici 1,2,3 ou 4 pour 1/4, 2/4, 3/4 ou 4/4.

Case "Facturation mensuelle" pour les locations long terme, permet de facturer le véhicule de manière mensuelle.

Raison du prêt: liste déroulante à paramétrer dans le menu "Signalétique > Listes > Général > Listes globales > Raison de prêt VR"

Paiement par et payé par: liste déroulante des moyens de paiement à paramétrer dans "Signalétique > Listes > Général > Listes globales > Type de paiement"

Cadre Facturation / Tarif

Dans la zone "Tarif", CarPack affiche par défaut le tarif qu'il aura trouvé dans fiche du véhicule de remplacement.

Vous pouvez également taper vous même le prix souhaité.

Facturation mensuelle

Cette option permet de facturer de manière mensuelle des locations long termes. L'option est associée à la "Date dernière facture" qui permet de déterminer quand doit avoir lieu la prochaine facturation du véhicule. Pour un début de location en cours de mois, indiquez la date de début du contrat dans la date de dernière facture. Un prorata du nombre de jours restants est alors comptabilisé dans la première facture.

Approbation des véhicules de remplacement

Dans certaine structures il peut s'avérer nécessaire de demander des approbations lors de la réservation de véhicules de remplacement.

Voyez la rubrique "Approbation des véhicules de remplacement" pour connaître ce fonctionnement spécifique.