SOMMAIRE

Description du module

Le module mailing est un module complémentaire open-source qui n'est pas développé par IG SOFT SPRL. Il s'agit d'un module appelé PhpList qui permet l'envoi de mailing à un ensemble de destinataires. Chaque destinataire reçoit un mail unique qui peut être personnalisé avec ses informations et qui contient également un code permettant de savoir (dans la mesure du possible), si celui-ci a ouvert, lu, et s'il a cliqué sur des liens dans le mail.

Ce qu'IG SOFT met à votre disposition, c'est donc ce module, installé et configuré sur un serveur dédié. De manière à ce que vous soyez prêt à travailler. IG SOFT a également développé la liaison entre ce module et CarPack, pour vous permettre d'y injecter vos clients.
Cette documentation a pour but de vous expliquer les bases de l'utilisation du module et également la logique qui se passe lorsque vous envoyez un email.

Emails

2.1 Définition

« Le courrier électronique, courriel, e-mail, mail est un service de transmission de messages écrits et de documents envoyés électroniquement via un réseau informatique (principalement Internet) dans la boîte aux lettres électronique d'un destinataire choisi par l'émetteur.
Pour émettre et recevoir des messages par courrier électronique, il faut disposer d'une adresse électronique et d'un client de messagerie ou d'un Webmail permettant l'accès aux messages via un navigateur Web. L'acheminement des courriels est régi par diverses normes concernant aussi bien le routage que le contenu. Toutefois, comme le destinataire ne reçoit pas une copie conforme de l'écran de l'expéditeur, il est d'usage de respecter certaines règles implicites lors de l'envoi. De même, la connaissance de certains aspects techniques permet d'éviter des erreurs de compréhension ou de communication. »
Définition de Wikipédia.

2.2 Principe de base

Un email est donc un document envoyé d'un émetteur à un destinataire selon certaines normes. Le fait est qu'en pratique, ces standards sont souvent différents d'un fournisseur à l'autre et donc qu'un email peut être présenté différemment.
Les emails peuvent être envoyés de deux manières : un texte brut ou un texte formaté en HTML. Le HTML est un langage de mise en forme utilisé pour l'édition de page web. Il utilise pour cela une syntaxe d'écriture qui sera interprétée par votre navigateur (Google, Firefox, Edge,...).
Il est donc important de comprendre que plus vous utiliserez de mise en forme complexe dans le contenu de votre mail, plus vous aurez de difficulté à garantir le visuel à la réception. Il existe sur le net toutes sortes de tableaux permettant de savoir ce que l'on peut et ne peut pas utiliser dans la mise en forme.

Source : https://www.campaignmonitor.com/css/

2.3 Technologies mises en place

Afin de garantir au maximum la qualité des mails envoyés, le module est configuré pour utiliser un serveur mail de type POSTFIX en utilisant certaines normes de sécurités qui garantissent la validité des mails.
Ces normes améliores la délivrabilité des mails jusqu'au destinataire, et évite donc au maximum la mise en spam et donc la non lecture d'un e-mail.
Nous allons ici vous lister de manières très courtes les technologies mises en place pour garantir au maximum la qualité de chaque mail envoyé.

2.3.1 DomainKeys Identified Mail (DKIM)

Afin de garantir la validité des mails envoyés, il est possible d'apposer une signature numérique à chaque email. Pour se faire, il faut générer une clé unique secrète et une clé unique publique, qui permettra de signer le mail lors de l'envoi, et ensuite au destinataire de vérifier la validité de cette clé.
C'est ce qu'on appelle la norme DKIM (DomainKeys Identified Mail). Elle constitue une protection efficace contre le spam et l'hameçonnage.

2.3.2 Sender Policy Framework (SPF)

Le Sender Policy Framework est une norme permettant la vérification du nom de domaine de l'expéditeur. De manière à réduire le spam. Pour se faire, il est possible de configurer le nom de domaine de l'expéditeur de manière à indiquer les serveurs autorisés à envoyer des emails en son nom. Les emails envoyés d'autres serveurs seront donc considérés comme frauduleux et seront placés en tant que SPAM par les filtres.

2.3.3 Domain-based Message Authentication , Reporting and Conformance (DMARC)

DMARC est une spécification technique mise en place par un groupe d'organisations souhaitant réduire l'usage abusive des e-mails tels que le SPAM et le phishing en proposant un système de surveillance des problèmes d'authentification (DKIM et SPF).
Ainsi, via un système de reporting quotidien, l'émetteur sera en mesure de détecter le nombre d'emails reçus par un fournisseur et étant authentifié de manière valide ou non. Et ainsi d'agir pour améliorer la situation.

3 Le module phpList

3.1 Généralités

phpList est un logiciel open-source de gestion de liste de diffusion de courrier électronique (mailing list en anglais). Il est écrit en PHP et utilise une base de données MySQL pour stocker les informations. phpList est placé sous la licence GPL, distribué gratuitement, et sponsorisé par Tincan.

3.2 Configuration

Le module est fourni préconfiguré, mais il vous est possible de personnaliser encore certaines informations. Les menus qui ne sont pas expliqués ici servent principalement à la maintenance technique du module. Nous vous déconseillons donc d'aller dans les autres menu de la partie « Config » sous peine de lancer des opérations dangereuses sur les données.

3.2.1 Réglages

La configuration principale du module est accessible via le menu Config > Réglages. Ce module reprend toutes les données techniques et signalétiques du module. Si vous modifiez des données techniques ici, le module pourrait ne plus fonctionner correctement. Veillez donc à ne pas modifier de paramètres sans savoir ce qu'il implique.
Ce que vous pouvez aisément adapter sans trop de risque sont les textes qui sont utilisés tel que le Pied-de-page par défaut pour l'envoi d'une campagne

3.2.2 Attributs

Paramétrable via le menu Config > Attributs.
Les attributs sont des données complémentaires que l'on souhaite ajouter dans la fiche des destinataires. Ils peuvent ensuite être utilisés pour l'édition d'une campagne.
Par exemple, si je rajoute un attribut PRENOM et NOM, et que je le complète ensuite dans mes destinataires, je pourrai indiquer dans mon mail :
« Bonjour [PRENOM] [NOM], »
Ce qui donnera à l'envoi :
« Bonjour Jean-Philippe Bayard, »
Evidemment, si certains destinataires n'ont rien dans le champ, cela donnera
« Bonjour , »
Il faut donc bien réfléchir avant d'utiliser les attributs. Et bien configurer ses listes.

3.3 Utilisation

3.3.1 Accès au portail

Pour accéder au module, il suffit d'indiquer son adresse dans votre navigateur. Vous pourrez ensuite vous y connecter avec votre login et votre mot de passe.

3.3.2 Gestion des abonnés

La gestion des abonnés vous permet de gérer vos listes de destinataires. En pratique, chaque destinataire que vous encodez est ajouté à une base de données centralisée. Vous pouvez ensuite créer des listes reprenant ces destinataires.
Un même destinataire peut donc se retrouver sur une ou plusieurs listes.

Rechercher des abonnés

Cet écran vous permet de rechercher un ou des abonnés en particulier, sur base d'un critère ou d'une adresse email.

Vous pouvez ensuite accéder à la fiche de cet abonné pour adapter ses données ou retrouver les campagnes qu'il a reçu.

Gérer les abonnés

Cet écran vous permet d'accéder aux fonctions de gestion de vos abonnés.

• Recherche les abonnés : vous permet de rechercher un abonné
• Gestion des attributs des abonnés : Vous permet de configurer des attributs, c'est-à-dire des données complémentaires sur l'utilisateur. Vous pouvez créer autant d'attributs que vous le souhaitez, et ensuite les utiliser dans vos mailings pour les personnaliser. Le plus classique étant de spécifier le nom, le prénom, …
• Faire le ménage dans la base de données Utilisateurs : Vous permet de lancer des opérations de nettoyages sur base de différents critères, de valider une série d'abonnés ou encore de mettre sur liste noire certains abonnés.
• Liste de suppression : Vous permet de supprimer certains abonnés en indiquant leur adresse e-mail.
• Retrait des abonnés en lot : Vous permet de certains abonnés en indiquant leur adresse e-mail.
• Vérification des abonnés : Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer un e-mail aux abonnés de manières à vérifier leurs données.
• Importation des abonnés : Vous permet d'importer un fichier CSV reprenant les données d'abonnés existants ou de nouveaux abonnés
• Exporter les abonnés : Vous permet d'exporter un fichier CSV reprenant les données de vos abonnés.

Liste(s)

Cet écran vous permet de gérer les listes d'abonnés

Vous pouvez créer, supprimer ou modifier ces listes.

Voir les rebonds par liste

Cet écran vous indique ce que l'on appelle les rebonds par liste. Un rebond est un email qui a été envoyé et pour lequel un email automatique a été renvoyé par le serveur mail du destinataire pour indiquer un problème.
Un rebond peut avoir lieu pour toute une série de raison, allant d'un email incorrect à une boite mail pleine, en passant par un filtre anti-spam qui a refusé le mail.
Par défaut, nous configurons phpList pour désactiver une adresse mail au bout de 3 à 5 rebonds. En effet, continuer à envoyer des emails à une adresse invalide réduit la réputation du système aux yeux du serveur de destination, et celui-ci sera donc plus enclin à mettre ceux-ci en spam.

3.3.3 Campagnes

Liste des campagnes

Vous pouvez consulter ici les campagnes en cours, envoyées ou en brouillon.
Si la campagne est envoyée, les statistiques sont visibles.

Edition d'une campagne

Important : Il est possible à tout moment lors de l'édition de s'envoyer un exemple du mail en cours d'édition. Dans le bas de chaque onglet, indiquez votre mail puis cliquez sur « Envoyer un message test ».

Contenu – Composition du message

Cet onglet reprend le contenu du mail qui sera envoyé.

Le sujet : Le sujet du mail que vos destinataires verront. Pensez à choisir un sujet accrocheur et relativement court. C'est lui qu'ils verront en premier et qui déterminera souvent si ils iront lire le mail ensuite.
N'hésitez pas lors d'évènements particulier à utiliser une image pour attirer l'attention. Cela peut attirer l'attention, si ce n'est pas utilisé trop souvent, augmenter le taux d'ouverture des emails.
Plus d'informations à ce niveau sur le site de campainmonitor.com
Expéditeur :

Il s'agit du nom que vos destinataires verront apparaitre à côté du mail, ainsi que l'email qui sera utilisé pour l'envoi. Vous pouvez adapter le nom, mais ne modifiez pas l'adresse mail spécifiée par la vôtre, faute de quoi le système de signature et de validation du domaine ne sera plus valide, et votre mailing se retrouvera en spam chez vos destinataires.
Composition du message

C'est ici que vous rédigez votre message. Pour vous aider à la mise en forme, un éditeur automatiquement ouvert. Vous n'avez donc pas à écrire vous-même les mises en forme en HTML, l'éditeur le fait pour vous.
Il est possible à tout moment de consulter ce code HTML en cliquant sur source.

L'éditeur étant assez similaire à ce que l'on trouve ailleurs, n'hésitez pas à passer le curseur sur les boutons pour connaitre leur utilité.

Images

L'utilisation d'image est possible. Il faut cependant les envoyer en premier lieu dans le système avant de pouvoir ensuite les utiliser dans l'édition du mail.
Pour se faire, il faut cliquer sur le bouton pour ajouter une image et se rendre dans l'onglet « Envoyer ».

Il faut alors choisir le fichier et puis cliquer sur Envoyer sur le serveur.
Si vous avez déjà utilisé une image et que vous souhaitez la réutiliser, ou gérer les images à disposition. Vous pouvez retourner dans l'onglet « Informations sur l'image » et cliquer sur « Explorer le serveur ».

Vous pourrez ainsi voir les images disponibles, les gérer et finalement en choisir une en double cliquant dessus

Contenu personnalisé

Il est possible d'utiliser un contenu personnalisé en fonction de l'expéditeur. Pour se faire, il faut au préalable avoir configuré une série d'attributs complémentaires dans les expéditeurs.
Pour connaitre les codes disponibles dans votre installation, cliquez sur le à coté de « Composition du message »

Vous aurez ainsi la liste des codes disponibles :

Pied de page

Le pied de page contient le texte qui apparaitra dans le bas du mail, après le contenu. Cette zone permet habituellement de donner aux destinataires plusieurs possibilités telles que le fait de se désabonner s'il ne souhaite plus recevoir de mail.
Ce texte est paramétrage dans la configuration, mais personnalisable lors de l'édition de la campagne si vous souhaitez le modifier exceptionnellement.

Format

Le format vous permet de définir si votre mail est un email texte ou HTML. A priori, laissez-le toujours en HTML pour profiter des mises en forme.
De plus, vous pouvez utiliser un gabarit pour votre mail. Un gabarit est une mise en forme prédéfinie, dans le cas où, par exemple, vous souhaitez envoyer régulièrement un mail avec la même structure, mais le contenu qui varie.
Dans notre cas, nous envoyons de temps à autre une news à nos clients. Nous avons donc créé un gabarit. En utilisant deux codes ( [SUBJECT] et [CONTENT] ), le sujet et le contenu seront rajoutés au moment de l'édition de la campagne.

Cela évite de devoir réaliser la mise en forme de manière systématique quand elle est redondante.

Joindre un fichier

Cet écran vous permet de joindre un fichier au mail. Nous vous le déconseillons fortement, car les pièces jointes ont en général tendances à engendrer la méfiance des filtres anti-spam, et à ralentir l'envoi des mails.
N'utilisez donc cette fonction que lorsque vous n'avez pas d'autres possibilités.

Envoi planifié

L'envoi planifié vous permet de paramétrer le moment ou la fréquence de la campagne. Vous pouvez ainsi prévoir à l'avance des campagnes mais ne les envoyer qu'au moment souhaité.

Listes

Cet écran vous permet de choisir les listes d'expéditeurs qui recevront la campagne. Vous devez bien évidemment en choisir au moins une.

Segment

(Cet onglet n'est pas forcément disponible dans toutes les installations).

Cet onglet vous permet de filtrer vos listes sur base de la valeur d'un attribut. Afin de réduire par exemple une liste à certains critères.

Terminer

Lorsque tous les onglets sont configurés, il ne vous reste plus qu'à valider la campagne pour l'envoi.
N'hésitez pas ici à indiquer votre adresse mail si vous souhaitez avoir le suivi de l'envoi de la campagne.

3.3.4 Traiter les rebonds

Lorsqu'une campagne a été envoyée, et si vous souhaitez savoir si certains emails ont été rejetés, il faut lancer la récupération de ces messages d'erreurs. Pour se faire, il faut aller dans le menu Système > Traiter les rebonds.
Cela ira récupérer les messages d'erreurs et agira sur les destinataires problématiques.

3.3.5 Statistiques

Ce module reprend toutes sortes de statistiques sur les campagnes. La statistique la plus intéressante étant sans doute le « Résumé des statistiques ». Vous pouvez via cette statistique consulter pour une campagne (entre autres):

• Le nombre de fois que le mail a été ouvert
• Le nombre de fois qu'un lien a été cliqué, et voir quels liens ont été cliqués

4 Liaison avec CarPack

La liaison avec CarPack est possible et ce afin de par exemple, exporter une liste de client vers le système, ou envoyer un mailing.

4.1 Configuration

Rendez-vous dans le menu Utilitaires > Configuration générale > Mes paramètres
Dans l'onglet Liaison Cloud :

Les paramètres à remplir sont les suivants :

• Portail : L'adresse de connexion au portail à laquelle on rajoute « ?page=call&pi=restapi »
• Login : restapi
• Password : Fourni par IG SOFT
• Email : L'adresse email servant à l'envoi, contactez IG SOFT si vous ne la connaissez pas
• Nom : Le nom de l'expéditeur pour l'envoi des campagnes.

4.2 Utilisation

4.2.1 Campagne

Pour démarrer la liaison avec le module, il faut se rendre dans la gestion des clients. Cliquez sur le logo et choisir « Mailing via phpList »

L'écran d'édition s'ouvre ensuite et permet la liaison

• L'expéditeur : Comme dans le module en ligne, il s'agit du nom et de l'email qui seront utilisés pour l'envoi du mail.
• Réponse à : Il est possible d'indiquer dans le mailing que les réponses doivent être envoyés à une autre adresse mail que celle utilisée pour l'envoi. Par exemple, votre adresse générale.
• Liste : Reprend les listes disponibles dans le module en ligne. Vous pouvez cliquer sur « Ajouter au mailing » pour la sélectionner, ou « Voir les membres » pour consulter la liste des destinataires de cette liste.
• Sujet : Il s'agit du sujet du mail que vous souhaitez envoyer
• Corps du message : Le contenu de votre mail. Attention cependant si vous utilisez des images qu'il faudra dans ce cas utiliser des liens vers des images hébergées. En effet, elles ne seront pas envoyées sur le serveur. Passez par conséquent par la version en ligne si vous souhaitez composer un email plus complexe. Il est possible de charger la campagne sur base d'une page web (via une URL) ou un fichier au format HTML. Cliquez sur le bouton en question pour utiliser l'un ou l'autre. Ou utilisez l'éditeur si vous l'utilisez aucun des deux.

• Modifier le pied de page : Vous permet de définir le pied de page de la campagne.

4.2.2 Création d'une liste

Si vous souhaitez créer ou modifier une liste au départ des données de Carpack, cliquez sur « Créer / Modifier une liste »
CarPack vous ouvre un écran reprenant tous les clients avec une adresse email.

Il suffit de filtrer selon les critères souhaités, puis de passer les clients que vous souhaitez utiliser dans le tableau de droite via les boutons ou et de terminer par « Continuer ».
Vous pourrez ensuite choisir une liste existante que vous pourrez mettre à jour, ou vous pourrez créer une nouvelle liste




Dans le cas d'une création, il vous demandera les informations concernant la liste à créer 

Il vous demandera ensuite si vous souhaitez injecter les adresses mails uniquement ou d'avantage de données. En effet, CarPack peut créer à la volée des attributs et les compléter si possible.

Attention, Si vous répondez oui, sachez que cette opération est assez longue. En effet, pour chaque client CarPack devra configurer les attributs un par un. Cela demande donc beaucoup d'opérations vers le module en ligne.
Votre liste est ensuite disponible pour votre mailing 

Je peux donc l'ajouter à mon mailing

Et envoyer ma campagne en cliquant sur le bouton « Envoyer ».