Généralités

Accès aux fiches atelier ou fiches de travail:ou via le menu "Garage > Fiche atelier"

La gestion des fiches atelier permet :

• D’organiser le travail des ouvriers
• D’imprimer des ordres de réparation
• D’imprimer le livre TVA de manière informatique
• Aux ouvriers d’utiliser le programme de pointage (module complémentaire de CarPack)
• De gérer l’agenda des rendez-vous
• De faire des factures
• De calculer le temps exact passé sur chaque fiche

Il y a plusieurs manières de créer des fiches atelier :

• Depuis l’écran des fiches atelier
• Depuis l’agenda
• Depuis le planning des prévisions d’entretien
• Depuis le facturier client

L’écran de gestion des fiches

Général

La fonction des icônes, de gauche à droite :

• Créer une nouvelle fiche
• Modifier la fiche sélectionnée
• Supprimer (avec les droits nécessaires)
•  Imprimer (ordre de réparation, liste des fichiers, registre TVA, …)
• Résultat des heures prestées sur la fiche (sur base des pointages)
• Résultat des heures prestées avec les coûts de main d’oeuvre (sur base des pointages)
• Aller dans les fiches archivées (dans l’écran des fiches archivées, restaurer une fiche archivée
•  Récupération d'une fiche
• Informations liées à la fiche (informations entrées à l’atelier)
• Ouvrir la fiche du véhicule lié à la fiche
•  Historique du véhicule lié à la fiche
• Recherche : par numéro de fiche et par année
•  Créer un bordereau à partir de la fiche
•  Créer une facture à partir de la fiche
•  Créer un devis à partir de la fiche
•  Sortir du stock les pièces prévues dans la fiche
• Envoyer un SMS au conducteur (nécessite le module "SMS" de CarPack)
• Créer une liste de fiches sur base de différents critères pour par exemple envoyer un sms aux clients concernés ou générer un listing.
•  Envoyer un mail : choisir le type mail à envoyer la liste affichée
•  Joindre un document à un mail : fiche de travail, liste des fiches de travail en cours,...
•  Fermer l’écran des fiches atelier

Recherche approfondie

Pour effectuer une recherche approfondie, cliquez sur

Indiquez le terme recherché ( plaque, nom du client, ... ) et appuyez sur le ou sur Enter.

Si vous souhaitez également rechercher dans les fiches archivées, cochez l'option "Rechercher dans les fiches archivées".

Dans ce cas, la colonne "WHERE" vous indiquera où se trouve la fiche, FICHEAT étant les fiches en cours et FICHEATB les fiches archivées. Vous pouvez simplement double-cliquer sur la ligne pour vous positionner dessus si vous avez lancé la recherche depuis la gestion des fiches correspondante ( fiche archivée ou en cours).

Détail de l’écran de saisie d’une fiche atelier

L’onglet « Général »

La seule chose obligatoire pour créer une nouvelle fiche est de préciser le client et le véhicule sur lesquels le travail doit être effectué.
Pour cela, les cases de la zone Recherche permettent de faire des recherches sur les données les plus souvent utilisées :

Le kilométrage

Le détail des travaux à effectuer

Les dates d’entrée et de sortie prévues

On peut également cocher les cases « Interne » ou « garantie » si c’est nécessaire.

Enfin, dans certains cas, il est possible de créer des « Types de fiche » afin de classer les fiches par catégories et de savoir à l’avance dans quel journal comptable elles doivent aller :

Les différents types de fiche sont gérés via le menu « Signalétiques > Listes > Garage > Type de fiche atelier »

La barre d’outils de la fiche atelier, de gauche à droite :

TipTop : accéder à l’écran des entretiens type pour en importer un directement dans la fiche. Les entretiens types sont gérés via le menu « Garage > Entretien forfaitaire ». Il faut les droits adéquats pour aller dans ce menu

Insérer un texte standard dans la fiche, pour éviter de retaper toujours le même texte

Ajouter cette fiche dans l’agenda de CarPack

Prêter un véhicule de remplacement au client

Visualiser l’historique du véhicule sélectionné

Importer un entretien forfaitaire du « Superservice Menu »

Dissocier le véhicule du client, pour faire une fiche à une société X alors que le véhicule appartient à la société Y

Imprimer la fiche

Sauver la fiche

Quitter la fiche sans la sauver

L’onglet « Pièces »

Il est possible via cet onglet, soit, d’insérer les pièces à prévoir pour cette fiche (elles peuvent également venir automatiquement de l’entretien forfaitaire), soit d’insérer les pièces prélevées dans le magasin au fur et à mesure de l’avancement du travail.
La sortie de pièces sur une fiche est également possible depuis le programme de pointage.

On peut :

Ajouter une pièce

Modifie la pièce sélectionnée

Supprimer la pièce sélectionnée

Demander les pièces sur Auto-Recup

Il suffit de taper la référence de la pièce pour une recherche directe. On peut également cliquer sur la loupe pour faire la recherche directement par le stock.

Onglet « Tâches »

Cet onglet permet de définir les tâches à effectuer. Ces tâches peuvent également venir de la fiche entretien forfaitaire.

L’ensemble des tâches va déterminer un temps total de main d’œuvre qui pourra être repris sur la facture.
Chaque tâche comporte également une description qui sera indiquée dans le cadre « Description des travaux ».

On peut également supprimer la liaison entre la fiche et l’entretien forfaitaire grâce à la poubelle du troisième cadre.
Les tâches standards peuvent être configurées via le menu « Signalétiques > Listes > Garage > Tâches de travail standards »

Il ne faut pas confondre « Tâche standard », « Entretien forfaitaire » et « Tâche de pointage »
L’entretien forfaitaire peut être un ensemble de tâches standards.

L’onglet « Infos atelier »

Lors de l’utilisation du programme de pointage, il est possible d’insérer des informations concernant le véhicule à l’atelier. Ces informations sont visibles dans cet écran.

Pointage

CarPack

C’est également ici que l’ont peut voir les échéances diverses liées à la fiche atelier. Ces échéances diverses ne peuvent être ajoutées que via le planning prévisionnel des entretiens.

La poubelle à droite permet de supprimer une échéance diverse de la fiche.

L’onglet «Documents»

Cet onglet vous permet d'ajouter des documents, techniques ou autres, en rapport avec la fiche de travail. Ces documents seront accessibles aux ouvriers dans l'atelier.

Note
Il est également possible de faire glisser un document dans une fiche au départ de la gestion des fiches. Pour se faire, sélectionner la fiche, puis faites glisser un document vers l'écran des fiches, relâchez et le document y sera ajouté

Liaison avec le pointage

Chaque fois qu’une fiche est crée, elle apparaît dans le pointage pour autant que ses dates d’entrée et de sortie et que la date d’entrée soit égale ou supérieur à la date du jour. Ceci afin de ne pas surcharger l’écran de pointage.
Quand on supprime ou facture une fiche, elle disparaît de l’écran de pointage.

Envoyer un sms au client

Pour envoyer un sms au client, cliquez sur le téléphone

Ensuite, indiquez le texte que vous souhaitez envoyer, puis cliquez sur

Créer une liste

Pour créer une liste de fiches, il suffit de cliquer sur le bouton

Je peux ensuite choisir différents critères

Je peux ensuite passer les résultats souhaiter dans ma liste définitive sur la droite. Une par une via le bouton ou alors toutes d'un coup via le bouton.

Lorsque j'ai terminé ma liste, il me reste à cliquer sur "Continuer" et CarPack me propose différentes possibilité pour ma liste :

1. Générer un publipostage sur base des fiches
2. Envoyer un email aux clients repris dans ces fiches
3. Envoyer un sms aux clients repris dans ces fiches
4. Générer un fichier Excel sur base de ces fiches

Facturation

Créer un devis

Pour créer un devis, sélectionner votre fiche et appuyez sur

CarPack vous propose de réaliser votre devis

Si vous répondez oui, l'écran de création de devis s'ouvre et vous pouvez compléter et sauver ce devis.

Créer un bordereau

Pour créer un bordereau, sélectionner votre fiche et appuyez sur

CarPack vous propose de créer un bordereau sur base de la fiche.

En répondant oui, CarPack vous ouvre l'écran pour réaliser le bordereau avec les données de la fiche.

Facturation normale

Facturation rapide

La facturation rapide, génère une facture sans étape intermédiaire. Vous recevez simplement le numéro du document généré pour aller l'imprimer. Pour facturer rapidement, sélectionner votre fiche puis faites un clic-droit dessus et choisissez "Facturer rapidement"

CarPack génère votre facture, vous montre éventuellement les résultats de l'atelier et vous indique ensuite le numéro généré :