SOMMAIRE

Généralités

Dans CarPack, la gestion des clients est liée à la gestion des véhicules. Un véhicule doit toujours appartenir à un client, sauf s’il est en stock.

Lors de la création d’un document quelconque, il faudra toujours préciser au minimum à quel client il est destiné, et pour certains cas également quel véhicule il concerne. Par exemple, pour une fiche atelier, il faudra toujours un client et un véhicule, pour une facture, le client seul suffit.

Signalétique clients

On atteint la gestion des clients par le menu « Signalétique > Clients » ou via l’icone : 

Open

Comme partout dans CarPack, les icones standards peuvent être utilisés pour gérer les clients :

Open

•  : Ajouter un nouveau client

•  : Modifie le client sélectionné (égal au double-clic sur la fiche client)

•  : Dupliquer le client sélectionné

•  : Supprimer un client (Attention, uniquement pour un client qui n’a pas de véhicule, ni d’écriture)

•  : Gérer les remises spéciales du client (par famille article)

•  : Connaître le chiffre d’affaire du client

•  : Recalculer le solde du client

•  : L'historique : permet d’accéder à la liste de tous les documents du client

•  : Impression : permet d’accéder à la liste des impressions possibles concernant les clients

•  : Rendez-vous du client : permet de rechercher les rendez-vous du client sur une période determinée

•  : Sms : permet d’envoyer un SMS au client sélectionné ou à une liste de clients (uniquement si vous avez le module SMS)

•  : Ajouter le client à la liste d'envoi de SMS qui sera ensuite utilisé lors de l'envoi d'un sms via le bouton "Sms" avec l'option "A la sélection de client enregistrée"

•  : Historique des SMS envoyés.

• : E-mail : permet d’envoyer un e-mail au client sélectionné ou à une liste de clients

•  : Courrier : permet d’envoyer un courrier au client sélectionné ou à une liste de clients

•  : Recherche approfondie : pour recherche n’importe quelle information contenue dans la fiche du client

•  : Importation des données de la carte d’identité du client : pour créer un fiche à partir de la carte d’identité du client (nécessite un lecteur de carte d’identité)

•  : Quitter, ferme la fenêtre de gestion des clients

Quand on vient d’une autre fenêtre (fiche atelier, facture, etc ..) une icone supplémentaire apparaît:

 : Quand le client et le véhicule sont trouvés, il suffit de les sélectionner avec le V vert. 

Création d’un client

Encodage manuel

L'onglet Principal

Lors de la création d’un client certaines zones à remplir ont une importance pour la suite du travail.

• Nom/Société : la société du client ou le nom du client particulier.

• Forme : forme juridique (SA, SPRL, etc)

• N° Client : référence unique identifiant le client. La référence peut être numérique ou alphanumérique. CarPack vous en propose toujours une, mais vous pouvez la modifier. Attention : ne pas modifier la référence client si CarPack est lié à un logiciel comptable, car la référence ne sera pas changée dans la comptabilité et le client y sera crée une deuxième fois !

• Responsable : dans le cas où Nom/Société est une société, le nom de la personne de contact dans cette société (à qui seront personnellement adressées les factures)

• Famille : la famille permet d’associer automatiquement le client à un groupe de remise/marge. Cela permet de calculer automatiquement le prix des pièces lors de la facturation.

• N° TVA : Toujours sous la forme : BE0123456789. La validité des numéros de TVA belge est contrôlée. Si le client n’est pas assujetti, laissez cette zone vide

• Échéance : nombre de jours de délais pour le paiement de la facture. (Date facture)

• Pays, CP, localité : trois zones : code pays (automatique), code postal et localité. Si vous ne connaissez pas le code postal, indiquez le début de la localité dans la troisième case, puis cliquez sur la loupe. CarPack affichera alors les codes postaux correspondants.

• Taux de TVA : impératif. Le code TVA à utiliser pour ce client. Par défaut le code TVA en vigueur de le pays est indiqué. Vous pouvez le modifier.

• TVA déductible : à titre informatif, quel pourcentage de TVA le client peut-il récupérer en cas de sinistre

• Conducteur de la société : une fiche client peut également concerner le conducteur d’une société. Dans ce cas, indiquer le numéro de client de la société de laquelle cette personne est conductrice.

• Client bloqué : si la case est cochée, on ne peut plus faire aucun document pour ce client

• Remarque compta : zone de texte libre indiquant par exemple pourquoi le client est bloqué. Cette zone est visible lors de la facturation.

L'onglet Contacts

Vous permet d'encoder des contacts liés à ce client ou de les créer sur base de leur carte d'identité.

Il est possible de cocher une case dans un contact pour qu'il soit automatiquement en copie de l'envoi d'une facture par email :

L'onglet Livraison

Informations de livraison du client.

L'onglet Financier

Cet onglet permet d'encoder des données de facturation financières du client. Ici vous pouvez spécifier si les factures seront automatiquement envoyées au client lors de la facturation, les données bancaires et le chiffre d'affaire annuelle. Pour que le programme vous propose d’envoyer la facture par email lors de la clôture, il faut indiquer une adresse email et spécifier la méthode d’envoi des factures, cela peut être au format PDF, PDF+XML,…

L'onglet Documents

Vous permet d'ajouter des documents liés à ce client.

L'onglet Suivi

Permet d'ajouter des actions liées à ce client

L'onglet Email

Onglet Email - Emails envoyés

Cet onglet reprend les emails envoyés et reçus en rapport avec ce client en particulier.

Onglet Email- Emails reçus

Cet onglet reprend les emails que vous avez ajouté via l’addon Outlook permettant d'importer des emails.

L’onglet Divers

Création via une carte d'identité

L'import des cartes d'identité récupère les différentes informations signalétiques reprises dans la carte d'identité. La photo d'identité est également importée. Elle est visible dans le signalétique général et dans l'onglet document. Si vous souhaitez assigner une image d'identité à un client, il suffit de rajouter une image IDCARD.JPEG dans l'onglet document du client.

Gestion des véhicules du client

La partie en haut à droite de l'écran des clients concerne les véhicules du client, une barre d'outils est disponible au dessus de cette fenêtre.

Cette barre d’outils permet d’effectuer différentes opérations sur les véhicules client. Les 3 premiers boutons (, , ) permettent de créer, modifier ou supprimer un véhicule.
Ensuite :

•  : Visualiser l’historique du véhicule

•  : Transférer un véhicule vers un autre client ou vers le stock

•  : Imprimer diverses listes

•  : Recherche approfondie dans toutes les zones de la fiche véhicule

•  : Rechercher des pièces d’occasion sur AutoRecup pour ce véhicule

• Visualiser le passeport Car-Pass du véhicule (si vous n’êtes pas tenu d’envoyer les kilométrages de véhicule à Car-Pass, l’icône n’apparaît pas).

• Voir tous les véhicules (par défaut CarPack affiche les 20 premiers véhicules d’un client pour accélérer les recherches, si vous cliquez sur cet icône, tous les véhicules apparaîtront).

Création d’un véhicule pour un client

Pour ajouter un véhicule à un client, positionnez-vous sur le client puis cliquez sur l’ajout d’un véhicule. Dans une fiche véhicule, certaines doivent être remplies pour que la gestion soit efficace. Notez que la fiche véhicule pour un client est exactement le même que celle pour un véhicule de stock.

Onglet « Principal »

Au minimum les zones suivantes doivent être remplies dans cet onglet : Plaque, Marque, Type, Première Immatriculation, N° de châssis.
Pour le groupe « Eurobus » la référence garagiste doit contenir la référence « Eurobus » du véhicule.

Onglet « Prix »

Cet onglet contient les prix de vente et d’achat du véhicule. Ces informations sont normalement automatiquement reprises des factures d’achat et de vente encodées dans CarPack. Elles sont facultatives.

Onglet « Remarques »

Vous y trouverez une zone « Suivi » qui contient les différents mouvements de ce véhicule. Vous pouvez également y spécifier si ce véhicule qui appartient au client X doit être facturé au client Y en indiquant le numéro de client à qui les factures sont destinées dans la zone « A facturer à ».

Onglet « Contrat »

Vous pouvez ici spécifier un véhicule vendu sous leasing et pour lequel une facturation mensuelle ou trimestrielle doit être établie.

Onglet « Options »

Contient les différentes options standards du véhicule. Utile pour la publication du stock de véhicule sur des sites internet de vente de véhicules.

Onglet « Photos »

Insérez ici les photos du véhicule ou de ses dégâts apparents. Facultatif.

Onglet “Documents”

Contient les différents documents relatif au véhicule

Onglet « Entretien »

Très important pour les gestionnaires de parcs de véhicules et si vous voulez suivre les entretiens de vos véhicules ou de ceux de vos clients.

Fonctionnement :

Sur base soit d’un kilométrage journalier moyen, soit d’entrée de kilomètres dans CarPack, il est possible de générer un planning prévisionnel des entretiens des véhicules. Si les kilomètres sont importés dans CarPack via un système de pompes comme « Datron » ou « TéléNaRo » , il faut toujours laisser la zone « Kilomètres journaliers moyens » sur « -1 » afin de ne pas utiliser cette donnée pour le calcul des prévisions d’entretien. Le système fonctionne sur base de « cycles » d’entretien qui seront préalablement encodés dans CarPack. Il faut ensuite préciser à quel cycle d’entretien appartient le véhicule, à quel entretien il est arrivé, quand et à quel kilométrage le dernier entretien a été effectué.

Explication des zones : 

Kilomètres journaliers moyens : -1 ou un nombre représentant le kilométrage journalier moyen du véhicule 

Pré signalisation des entretiens en Kms : un nombre de kilomètres avant l’échéance auquel vous devez être prévenu 

Pré signalisation des entretiens en jour : un nombre de jours avant l’échéance auquel vous devez être prévenu 

Profil de la séquence d’entretien : séquence d’entretien à laquelle associer ce véhicule 

Lieu d’entretien : lieu où le véhicule est entretenu 

Nb d’heures sur moteur : pour les groupes frigorifiques des véhicules frigo 

Nb d’heures sur batterie : idem 

Dernière position dans la séquence d’entretien : dans la liste des entretiens à effectuer sur ce véhicule, le numéro du dernier entretien effectué. 

Date du dernier entretien : date à laquelle le véhicule a été entretenu pour la dernière fois 

Dernier kilomètre connu : le dernier kilométrage connu du véhicule (pas spécialement celui du dernier entretien) 

Nb d’heures totales de fonctionnement : pour les groupes frigorifiques des véhicules frigo

Dans ce même écran, il est possible d’encoder des échéances diverses pour le véhicule. Il s’agit d’échéances ponctuelles qui doivent être rappelées automatiquement dans le planning des entretiens. Pour ajouter, modifier ou supprimer des échéances de la liste, utilisez les boutons :

Ajout d’une échéance diverse

Le principe est le même que pour les entretiens au niveau des pré-signalisations. L’échéance peut être encodée sur une base de date ou de kilomètre, vous devez choisir une des deux possibilités.

Vous pouvez saisir un libellé pour illustrer l’échéance, mais surtout, vous devrez choisir un « Entretien type » à réaliser. On entend par entretien type, un groupe de tâches voire une seule tâche identifiant le travail à effectuer.
Les périodicités indiquent quand il s’agit d’une tâche récurrente ; pour une tâche unique, laissez ces zones vides. La configuration des entretiens types est souvent réalisée par le gestionnaire général de l’atelier. Cette configuration fera l’objet d’une autre « news ».

Les recherches

L’écran des clients permet d’effectuer des recherches directes sur :

• Le nom du client (zone Client/Société)

• Le numéro de client

• La plaque du véhicule

• Le châssis (soit le numéro en entier ou les 6 derniers chiffres)

• Le numéro de matricule

• Le numéro de TVA

• Le numéro de véhicule (référence garagiste)

Attention, cette recherche vous positionne sur la première référence trouvée, il faut donc éviter des numéros de plaque ou de châssis identiques…
Quand on effectue une recherche par plaque, châssis ou référence garagiste et qu’un véhicule est trouvé, c’est uniquement ce véhicule qui apparaîtra dans la liste des véhicules du client, pour plus de clarté.

Recherches approfondies

Les deux loupes (une pour les clients et une pour les véhicules) sont à votre disposition pour cela.

Pour les clients, la recherche s’effectue alors sur toutes les zones de la fiche client : nom, adresse, localité, téléphone, etc. … et même sur un morceau de mot ou de nom.
C’est la même chose pour les véhicules, la recherche s’effectue sur les données de tous les onglets de la fiche véhicule :

De la liste obtenue après la recherche on peut cliquer deux fois sur la ligne du véhicule recherché, cela nous positionne directement sur le bon client et le bon véhicule dans l’écran des clients. Il est également possible d’imprimer cette liste, ou de l’ouvrir directement dans Excel.

Le positionnement des colonnes

Partout dans CarPack, le positionnement des colonnes dans les tableaux est configurable et mémorisé par utilisateur. Vous pouvez à tout moment déplacer, agrandir, réduire les positions et tailles des colonnes. Pour ce faire utilisez la souris pour « attraper » une colonne et la déplacer, ou positionnez la souris entre deux colonnes pour modifier la tailler de celle de gauche.

Dans la liste des véhicules clients, il est également possible de cliquer sur les colonnes pour trier la liste dans l’ordre de la colonne sélectionnée.

Les impressions et listing

Il est possible d’imprimer différents listing depuis la fiche client. Encore une fois, il y a une imprimante pour les clients et une imprimante pour les véhicules du client sélectionné.

Listing clients :
Il existe deux sortes de listes : liste simple ou liste par critère.

La liste simple imprime tous les clients présents dans le fichier. La liste par critère permet d’effectuer une sélection par :

NB: ces étiquettes sont imprimées sur du papier à étiquette A4 - 24 étiquettes.

Filtre personnalisé client où le véhicule nécessite des connaissances sur les bases de données CarPack. Par client sélectionné : la liste des clients qui ont été sélectionnés par le clic sur l’imprimante dans la fiche client :

Les autres filtres sont suffisamment clairs… Il est possible de créer des listes spécifiques supplémentaires, pour cela il est conseillé de faire appel au support de CarPack.

Listing véhicules

Comme on le voit ici, différentes listes spécifiques ont été crées, il suffit de choisir la liste appropriée.

Quand on imprime une liste, il y a toujours une prévisualisation du résultat :

A partir de cette prévisualisation, il est possible d’imprimer la liste (2ième icone) ou de la sauver (3ième icone).

Imprimer:

Sauvegarder :

Plusieurs formats de fichiers sont disponibles pour la sauvegarde (Excel Format, Hypertext Mark-Up Language (HTML 3.2), PDF format, Rich Text Format (RTF Word 6.0/95, Rich Text Format (RTF Word 97), Text Format). Après avoir cliqué sur OK vous devrez encore spécifier l’endroit où sauver le fichier.

En multi-société

Quand on travaille avec plusieurs sociétés facturantes, cela ne change rien au niveau du client, en effet, les clients sont les mêmes pour toutes les sociétés facturantes. Par contre le véhicule, lui, appartient à une société.
Quand on crée un nouveau véhicule, la société est indiquée par défaut :

Cette zone n’est pas modifiable.

Si pour une raison quelconque le véhicule doit être transféré vers une autre société, il faut utiliser le bouton « Transférer le véhicule » pour effectuer l’opération. Il faut également avoir le droit de le faire !
Une mention sera indiquée dans le suivi du véhicule avec le nom de l'utilisateur qui l’a transféré.