Registre UBO
Introduction
Au 30 septembre 2019 (dernier report) vos clients auront du compléter le registre UBO.
Important
Depuis le 11 octobre 2020, tous les redevables d’information ont désormais l’obligation de fournir, via la plateforme en ligne, tout document démontrant que les informations enregistrées relatives à leurs UBO sont adéquates, exactes et actuelles.
Comme vous le savez probablement, le registre UBO doit être mis à jour chaque année.
Pour vous aider dans le suivi de cette tâche nous avons amélioré le suivi des UBO.
Dans WinPrest, nous gérons les UBO sur deux niveaux. A vous de choisir lequel des niveaux vous souhaitez utiliser :
Au niveau des bénéficiaires effectifs (Case à cocher et Date de mise à jour de l'UBO)
Au niveau de la société (Onglet Anti-Blanchiment de la fiche client avec une case à cocher Ubo en ordre et une date de mise à jour de l'UBO)
Si vous gérez les UBO au niveau des bénéficiaires effectifs, l'état de la société (Smiley) dépendra du fait que chaque bénéficiaire effectif soit en ordre. Si tous les bénéficiaires effectifs sont en ordre alors WinPrest indiquera automatiquement que l'UBO est en ordre au niveau de la société et y sauvera la date de mise à jour de l'UBO de plus ancien.
Si vous gérer les UBO au niveau de la société et que vous cochez la case "UBO en ordre" et que vous indiquez une date de mise à jour de l'UBO, les différents bénéficiaires effectifs de la société seront mis à jour avec cette date.
Au niveau de la société
Au niveau du bénéficiaire
Dans WinPrest, vous pouvez valider qu'une personne est en ordre au registre UBO dans sa fiche de contact (Onglet Contact de la fiche client)
Mandat UBO
Il est également possible d’indiquer que vous avez le mandat pour gérer l’UBO de vos clients. Pour cela, il faut cocher la case Mandat UBO dans l’onglet Fiscal de la fiche du client.
Tableau de suivi de l’anti-blanchiment
Ces informations sont reprises dans le tableau général du suivi de l'anti-blanchiment.(Via le menu "Gestion > Statuts > Statut Anti-Blanchiment).
Cette fenêtre résume l'état de tous vos dossiers anti-blanchiment et nous y avons ajouté la date de mise en ordre du registre UBO et le mandat UBO.
Identifier les bénéficiaires qui ne sont pas en ordre UBO
Dans le suivi de l’anti-blanchiment, le filtre permet d’identifier rapidement les bénéficiaires dont l’UBO n’est pas en ordre.
Si vous avez la connexion à Twinntax, les dates UBO sont mises à jour automatiquement.
Mise à jour UBO
Il est désormais obligatoire de mettre à jour les informations UBO au bout d'un délai variable en fonction du niveau de risque. Nous avons paramétré Winprest par defaut en suivant les prescriptions de l'ITAA, mais ces délais peuvent être modifiés via le menu Utilitaire > Configuration générale > Dossier permanent
Ce délai est calculé par rapport à la date indiqué dans l'onglet Anti-blanchiment de la fiche client: