SOMMAIRE

Cette page est remplacée par les informations de la version 2 - 2024 de CarPass

Généralités

CarPack est le premier logiciel belge à avoir reçu la certification Car-Pass. Cette certification vous assure la meilleure connexion entre CarPack et Car-Pass.

Quelles données sont envoyées à Car-Pass ?

CarPack envoi un fichier contenant les informations suivantes à Car-Pass :

• le numéro de châssis;
• le kilométrage;
• la date d'observation (date de sortie de la fiche de travail);
• la date de première mise en circulation;
• votre identifiant Car-Pass;
• votre mot de passe Car-Pass.

Ne sont envoyées que les données concernant des factures supérieures à 125 euros HTVA. Les poids lourds (poids > 3500 kg) et les véhicules étrangers (case "véhicule étranger" cochée dans le fiche du véhicule) ne sont pas pris en compte.

Configuration de la liaison à Car-Pass

Munissez vous des informations que Carpass vous a transmis concernant votre compte. Vous devriez normalement avoir un Login et un mot de passe. Rendez-vous sur le site de Carpass en cliquant ici et tentez de vous connecter à votre compte :

Si vous arrivez à vous connecter avec succès, c'est que votre compte est bien activé et prêt à être utilisé. Autrement prenez contact avec Carpass pour résoudre le problème.

Configuration de Carpass dans CarPack 

Vous pouvez donc désormais effectuer la configuration de la liaison dans carpack. Pour ce faire, rendez-vous dans "Utilitaire> Configuration Générale> Configuration des sociétés". Éditez votre société avec le crayon, et rendez-vous dans l'onglet Carpass. Remplissez le login et le mot de passe comme indiqué sur l'image.

Si vous travaillez avec le module garage et le module carrosserie, en utilisant deux numéros de TVA différents, remplissez les deux cadres plus bas à la place du premier.

Paramètres utilisateurs

Par défaut, à chaque démarrage de carpack, si vous n'avez pas fait d'envoi depuis 7 jours, le programme vous proposera de réaliser l'envoi. Si vous ne voulez pas utiliser ce rappel, vous pouvez désactiver cette option en vous rendant dans "Utilitaire > Configuration générale > Configuration des utilisateurs : onglet "Options" : cochez la case comme ci-dessous :

Si vous souhaitez faire un export, rendez-vous dans "Utilitaires > Fichiers > Export > Exportation des données kilométriques à Carpass". Depuis cette fenêtre, vous pouvez gérer l'envoi de vos données à Carpass :

• Le bouton "Préparation des données pour l'envoi" : ce bouton vous permet d'aller chercher les informations à envoyer sur base de votre facturier actuel;
• Le bouton "Envoi et réception de vos données Carpass": vous permet de démarrer l'envoi des données à Carpass;
• Le bouton "Ne voir que les problèmes/Tout": vous permet de filtrer l'affichage des informations pour ne faire apparaître que les problèmes ou au contraire l'ensemble des envois.
• Le bouton "Corriger les informations": vous permet de corriger un numéro de châssis, un kilométrage ou une date d'observation erronée.

Utilisation en carrosserie

Le kilométrage doit être introduit dans la case de droite du dossier de carrosserie.

Utilisation en garage

Le kilométrage, s'il est disponible, est envoyé dès qu'un véhicule valide (châssis, non étrangé, et < 3500kg) est sélectionné. Le kilométrage doit être rempli dans le champ prévu à cet effet, par exemple, dans une fiche de travail  : 

Envoi des données

Lors de la sauvegarde, le kilométrage est envoyé à CarPass :

Cette opération est communiquée à un service en ligne qui se chargera de faire la communication avec CarPass. Cette opération peut prendre plusieurs minutes, car la requête doit être validée par CarPass et renvoyée en cas d'erreur.

Cela est exécuté en arrière plan, et vous pouvez donc continuer à travailler.

Si le kilométrage est validé, alors le statut de la requête sera mis à jour en arrière plan. Si au contraire, une erreur survient, alors un écran de gestion de l'erreur apparaît : 

Cet écran vous permet de corriger le kilométrage ou éventuellement le châssis du véhicule si celui-ci est incorrect.  Si les données précédentes étaient bien correctes, vous pouvez cocher la case prévue et ignorer les zones suivantes, sinon, il faut corriger les données.

Dans le cas d'une correction invalide, CarPack vous propose d'imprimer un document de correction à envoyer à CarPass.

Si vous répondez non, il est toujours possible d'aller le réimprimer en allant consulter la liste des kilométrages envoyés à CarPass.

Empêcher l'envoi de données pour certains véhicules

Deux conditions permettent d'éviter l'envoi systématique des données à Carpack pour un véhicule :

1. S'il s'agit d'un véhicule étranger, par conséquent non traité par Carpass
   
   → Cette option peut être modifiée dans la fiche du véhicule (cochez la case "véhicule étranger") :
   
   
   
2. Si le véhicule est un poids lourd ( >3500 Kg)
   
   → Cette option peut être modifiée dans la fiche du véhicule en indiquant un poids supérieur dans la zone "Poids max" :
   

Consultation des kilométrages et des erreurs

Vous pouvez accéder aux kilométrages fournis à CarPass en allant dans le menu "Utilitaires > Fichiers > Export > Exportation des données kilométriques à CarPass".

Plus simplement, vous pouvez ajouter un raccourci à votre barre d'outils pour y accéder en un clic via "Utilitaires > Configuration générale > Configuration de ma barre d'outils" et cocher CarPass.

L'écran de statuts des kilométrages vous permet de consulter jour par jour les données fournies à Car-Pass et d'éventuellement les corriger si cela n'a pas encore été fait ou d'imprimer le PDF de correction. Vous pouvez également y vérifier les statuts des corrections.

• Le bouton corriger vous permet donc de corriger un kilométrage qui n'aurait pas déjà été corrigé.
• Le bouton "Statuts" vous permet de vérifier l'état d'un kilométrage chez Car-Pass, par exemple dans le cas d'une correction par fax, vous pouvez par la suite aller en vérifier l'état.
• Le bouton "PDF" vous permet de d'imprimer le PDF pour un kilométrage qui le nécessiterait (ne fonctionnera pas pour un kilométrage que vous pouvez corriger).

Enfin, les zones colorées en bas de l'écran vous permettent de filtrer les données pour voir :

• Toutes les données du jour sélectionnées
• Les kilométrages validés par Car-Pass
• Les kilométrages à corriger 
• Les kilométrages à corriger par PDF.

Toutes ces opérations, à l'exception de la récupération du statut des erreurs à corriger par PDF, sont normalement gérées automatiquement par CarPack. Cependant, si pour une raison indépendante, un élément était indisponible (serveur CarPass ou serveur CarPack, pas de connexion internet, ... ) il est possible d'aller réactiver manuellement ces étapes.

Eviter le problème d'envoie des kilomètres à Car-Pass

Lorsqu'une société change de numéro de série suite à un changement de statut de la société par exemple, il faut impérativement modifier ce numéro seulement et uniquement lorsqu'on a reçu les nouveaux identifiants de la part de Car-Pass. Si l'on modifie le numéro de série sans modifier le code d'utilisateur de Car-Pass, l'envoie des kilomètres à Car-Pass se fera avec l'ancien code, donc ils ne seront pas envoyés.

Pour renvoyer les dossiers, dans un premier temps il faudra introduire le bon code utilisateur et le mot de passe de Car-Pass dans utilitaires > gestion des sociétés > liaisons externes. Ensuite, il faudra alors supprimer les dossiers envoyés dans le fichier CP_KM_DATA.CDX avec File Access. Une fois les dossiers supprimés, il faudra aller modifier les kilomètres de chaque dossiers pour les renvoyer à Car-Pass. Cette opération peut prendre un certain temps.