Paramétrage
Dans WinPrest, il y a deux paramétrages d’envoi des emails:
au niveau du collaborateur: ce paramétrage est utilisé pour envoyer des emails ponctuels aux clients
au niveau de la société facturante: ce paramétrage est utilisé pour envoyer un lot de factures aux clients
Pour configurer l'envoi de mail, il faut se rendre dans "Ma fiche" et dans l'onglet "SMS et E-mail":
Ou dans la société facturante, Menu Fichiers > Sociétés facturantes > Onglet paramétrage émail
Méthode d'envoi
Nous avons développé plusieurs méthode d’envoi d’emails:
SMTP
La méthode SMTP vous demande d’introduire les informations de votre serveur SMTP. Il faut demander ces informations à votre gestionnaire de réseau. (la personne que vous configure vos boîtes mail)
GMail oAuth2
La méthode Gmail oAuth2 vous permet de vous connecter en passant par le service d’identification de Gmail. La première fois que vous l’utilisez, vous serez dirigé par la page de login de Gmail.
Depuis le 1 janvier 2022, il faut cocher la case Clé API 2 Gmail lors de l’activation de Gmail oAuth2
SendGrid (nouvelle fonctionnalité payante, mais qui fonctionne mieux que les deux précédents)
La méthode SendGrid est une méthode internet à WinPrest qui permet d’envoyer des emails en utilisant votre propre adresse email et sans devoir utiliser un serveur SMTP. C’est un service propre à WinPrest qui coûte 5 € htva / mois pour envoyer un nombre illimité d’emails par mois. Contactez votre revendeur pour plus d’information.
Les serveurs SMTP génériques suivants sont déconseillés car il ne sont pas très fiables:
Pour Belgacom Skynet, le SMTP est relay.skynet.be, il n'y a pas de login et de mot de passe à renseigner.
Pour Voo, les SMTP est smtp.voo.be
Il vaut toujours mieux avoir une adresse email @votrenom.be par exemple. Nous pouvons nous occuper de créer vos adresses email si vous n’en avez pas.
Configuration Modèle de mail
Il est possible dans Winprest d'envoyer une facture à un client au format électronique par e-mail. Plutôt que de créer un email manuellement, Winprest vous propose d'utiliser un email "tout fait" qui prendra la structure indiquée dans ces cases en fonction de la langue du client. Il est possible d'indiquer des informations dynamiques telles que le numéro de facture (NUMFACT), la date de la facture (DATEFACT), le nom du client (NOMCLIENT) et le type de document (TYPEDOC) en indiquant le champ correspondant. En conclusion, lors de l'envoi, les données propres au client remplaceront les intitulés NUMFACT, DATEFACT, ...
Utilisation
Envoi d'un email à un client
Pour envoyer un email à un ou plusieurs clients, rendez-vous dans Fichiers > Clients ou appuyez sur F6. Cliquez ensuite sur le bouton ci-dessous:
La fenêtre suivante apparaît et l'on récupère un modèle sauvé précédemment:
Description de la fenêtre:
Archiver les messages envoyés dans les fiches client : cette option vous permet de mettre une copie du mail dans la fiche client.
Envoi au client sélectionné : envoi un email au client sélectionné uniquement.
À une sélection de clients : pour envoyer à une sélection de client. Cliquez sur "Sélectionner les clients" pour réaliser votre sélection.
Sujet : le sujet de votre mail.
Fichier joint : une pièce jointe.
Insérer des données : vous permet de sélectionner un champ dynamique du client tel que son nom, son adresse, son email, .... Valider ensuite avec le V bleu.
Texte : vous permet d'ajouter une phrase type. (voir ci-dessous)
Contenu: contenu de votre mail.
Demander un accusé de réception : vous permet de demander un accusé de réception de l'email.
Prévisualiser : pour voir le contenu de votre mail avant envoi.
Vous pouvez faire du contenu réutilisable via le bouton "Récupérer modèle" et "Sauver modèle". Il suffira ensuite de le sélectionner avec le petit V pour l'insérer dans votre mail :
Envoi de mails depuis la fenêtre de Gestion ISOC, BNB, IPP ou TVA
Il est possible d'envoyer des informations de la gestion des ISOC, BNB ou IPP directement par email au client. Pour se faire il suffit de se rendre dans la gestion souhaitée, puis de cliquer sur le bouton "Envoyer un email". À la différence de l'envoi de mails depuis les clients, les champs disponibles sont différents et adaptés à la fenêtre en cours. On pourra donc par exemple indiquer le contenu de la case 71 ou 72 lors de l'envoi de mails à partir de la TVA:
L'envoi automatique des factures par email
Il est possible de faire l'envoi des factures directement par mail plutôt que par papier. Il faut cocher l'option "Envoyer automatiquement la facture par e-mail" dans la fiche du client.
Les factures suivantes seront donc envoyées par mail.
Renvoyer une facture par mail à un client
Vous pouvez renvoyer une facture à un client directement en vous rendant dans le facturier. Sélectionnez la facture à renvoyer, puis cliquez sur "@" :
Renvoyer un document à un client
Il est possible de renvoyer un document contenu dans une fiche client par mail. Pour ce faire, rendez-vous dans la fiche du client, dans l'onglet document, et cliquez sur "Envoyer un email".
La fenêtre d'envoi s'ouvre et la pièce est automatiquement jointe au mail.
Vidéo de démonstration d’envoi d’emails depuis WinPrest