Assistant de configuration

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Last updated: mars 21, 2023 by Geoffrey Grégoire
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Nous avons développé un assistant de configuration permettant de configurer WinPrest pas à pas en n’oubliant aucun paramètre.

On y accède par le menu « Utilitaires » « Configuration générale » « Assistant de configuration »

Information de liaison WinBooks

Le premier écran de l'assistant vous permet de configurer la liaison avec WinBooks. Vous ne devez pas indiquer le chemin du dossier, WinPrest est connecté à WinBooks grâce à l'office API.

Remarque:

  • WinBooks doit donc être installé sur la machine si l'on veut une interaction avec WinBooks
  • Le dossier comptable ne peut pas être crypté
  • Lors de la mise à jour de WinBooks, il faut toujours veiller à quitter WinPrest pour que la librairie winbooksofficeapi.dll puisse être mise à jour

Données de la société facturante

Ce deuxième écran permet d'encoder toutes les données de la société facturante.

Remarque:

  • Numéros de factures et de notes de crédit ne peuvent pas être identiques car tous les documents sont dans le même facturier. Une différence est faite entre factures et notes de crédit au moyen du montant total: positif = facture, négatif = note de crédit.

Collaborateurs

Étape suivante, créer les collaborateurs. Le nombre maximum de collaborateurs dépend de la licence achetée. Une fois le nombre de la licence atteinte, vous ne pouvez plus créer que des collaborateurs de type "Ressource" uniquement utiliser pour les réservations dans l'agenda.

Cliquez sur le bouton "Créer un collaborateur".

Voyez la rubrique sur la gestion des collaborateurs pour plus d'informations. ici

Travaux ou tâches de travail

Cet écran vous permet de récupérer la liste des travaux standards fournis avec WinPrest. Cette liste n'est évidemment pas figée et vous pouvez décider de ne pas la récupérer pour créer la vôtre. Cependant, il est intéressant de déjà récupérer la liste standard, quitte à la modifier par la suite. Voyez pour cela la rubrique "Gestion des travaux"

Faites simplement passer les tâches désirées de gauche à droite.

Les clients

Comme la connexion à WinBooks est maintenant configurée, vous pouvez importer directement tous les clients du dossier WinBooks du client. Configurez les informations de la partie supérieure avant de lancer l'importation.

Si vous avez oublié un élément vous pouvez lancer l'importation une deuxième fois. Une fois que les clients ont été importés dans WinPrest, c'est WinPrest qui devient la base de données centrale des informations client. Il ne faut donc plus modifier des informations client dans le dossier WinBooks, sinon, au prochain transfert de données ces modifications seront écrasées par les informations de WinPrest.

Configuration générale

Les différentes options:

  • Le taux de TVA national par défaut (pour la création des clients)
  • La langue de démarrage de WinPrest (celle également associée au login FID)
  • L'imputation par défaut lors de la création des travaux
  • Arrondir les prestations à : permet de facturer un temps arrondi, par exemple: si le paramètre est 15, une prestation de 13 minutes sera facturée à 15 minutes. On arrondit toujours à l'unité supérieure.
  • Code travail prestation téléphonique: le code travail utilisé lors du clique sur "Nouvelle prestation téléphonique"
  • Code travail déplacement: le code travail utilisé pour ajouter les déplacements lors de la facturation
  • Action du clique sur le TrayPrest: action a effectuer avec le click gauche sur TrayPrest (Mini WinPrest de la barre des tâches): nouvelle prestation, nouvelle prestation téléphonique ou nouvelle prestation horaire.
  • Mode Terminal serveur: pour ne pas afficher l'image de fond de WinPrest.
  • Facturer les déplacements sur base de la prestation: dans WinPrest, on peut introduire un déplacement dans la fiche du client et dans chaque prestation. On détermine ici, si on facture ce qui a été encodé dans la prestation ou ce qui est encodé dans la fiche client.
  • Utiliser le gestionnaire pour les échéances assemblées générale: pour chaque client, on peut définir un collaborateur par défaut, un gestionnaire et un propriétaire. On indique que l'on souhaite que les assemblées générales apparaissent dans l'échéancier du gestionnaire, plutôt que dans celui du collaborateur par défaut.
  • Ne pas modifier le taux horaire quand on modifie une prestation : permet de figer le taux horaire lors de l'encodage de la prestation et qu'il ne soit plus modifiable par la suite.
  • Création des nouveaux exercices fiscaux: permet de créer les fichiers permettant de faire le suivi et les prévisions des travaux.
  • Copier la remarque dans la comptabilité: lors de la facturation, compléter automatiquement la remarque comptable avec: le nom du client, le numéro du client ou rien.
  • Créer les clients en alphanumérique ou en numérique (doit être paramétré de la même manière dans le dossier WinBooks)

Par la suite, vous pourrez encore modifier ces options, via le menu "Utilitaires > Configuration générale > Valeurs par défaut"

SMS

Cet écran permet de configurer l'envoi des SMS aux clients. Un module supplémentaire doit cependant être acheté pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité. Contactez votre revendeur pour connaître les modalités.


Contrats

Cet onglet permet de créer des contrats standards pour la facturation des forfaits mensuels, trimestriels ou annuels. Pour connaître le fonctionnement des contrats dans WinPrest, voyez la rubrique sur la "Gestion des contrats"