Gestion des contrats
Contrats types
Ils sont accessibles via le menu, en cliquant sur "Fichiers > Contrats type".
Exemple : un contrat mensuel de tenue de comptabilité ou un acompte périodique à valoir sur les prestations.
La fenêtre de gestion des contrats type permet de gérer les différents contrats standards.
Créer un nouveau contrat type en cliquant sur la feuille blanche.
Cette fenêtre vous propose plusieurs champs à compléter qui s’appliqueront automatiquement à ce contrat type :
Le code contrat et la dénomination : ce nouveau code, associé à cette nouvelle dénomination, sera alors ajouté à la liste déroulante des codes contrats proposés lors de la création ou modification d’un nouveau contrat dans la fiche du client, onglet « contrat ». Une fois attribué, on ne peut plus le modifier.
La périodicité du contrat: elle est exprimée en mois.
Le libellé facture: en remplissant ce champ, cette phrase apparaîtra automatiquement dans la colonne dénomination de votre facture lors de chaque impression d’une facture liée à ce contrat type. Il est possible d’inclure des « codes » dans le libellé pour que lors de la facturation des mentions automatiques soient imprimées :
<MONTH> | Mois du contrat |
<MONTHNUM> | Numéro du mois |
<TRIM> | Trimestre du contrat |
<YEAR> | Année |
<YEAR-1> | Année - 1 |
<DT1> | Date début |
<DT2> | Date fin |
<MONTH_LOWERCASE> | Mois du contrat en minuscule |
Le prix HTVA: à ne préciser que pour les contrats dont le montant est identique pour tous les clients, par exemple "Frais de dépôt du BNB"
Bouton "Mettre à jour". Attention, quand on clique sur ce bouton, le prix est mis à jour dans tous les contrats des clients à qui on a attribué ce contrat.
L’imputation comptable: l’imputation comptable liée à ce contrat type.
L’échéance du contrat: c'est l'échéance de paiement exprimée en jours.
Le code TVA: code TVA à associer au contrat, uniquement à indiquer si vous voulez « forcer » l’emploi de ce code pour ce contrat.
Lors de la création d’un nouveau contrat via la fiche client, l’encodage du code contrat permet l’affichage automatique des autres champs ci-dessus, encodés auparavant dans la « fiche » du contrat type en question. Néanmoins, vous pouvez à tout moment décider d’en modifier un manuellement.
Exemple : Un contrat type pour lequel on avait encodé préalablement le prix de 50€. Ce prix pré-encodé apparaît automatiquement mais vous pouvez le modifiez manuellement à 45€.
Acompte sur prestations
Ce sont des forfaits mensuels également, mais dans ce cas, aucune prestation n'est comprise. En fin d'année, on pourra faire une régularisation en déduisant les différents acomptes facturés aux prestations effectuées. Dans le contrat dans la fiche du client, il faudra alors cocher la case "Ce contrat est un acompte sur prestations"
Les travaux compris dans le contrat
Si il ne s'agit pas d'un acompte sur prestations, pour chaque contrat type, vous devez spécifier quels sont les travaux compris dans le contrat afin que WinPrest sache quelles sont les prestations à facturer ou non. En effet, une prestation dont le travail est compris dans le contrat du client ne sera pas facturée par défaut.
Comment ajouter ces travaux compris ? En sélectionnant le contrat type voulu et en cliquant sur la feuille avec la loupe. Via cette fenêtre vous pourrez ajouter, modifier, supprimer et mettre à jour les tarifs/travaux compris du contrat type.
Créer un nouveau travail qui sera compris dans le contrat
En cliquant sur la feuille blanche. Vous obtenez l'écran suivant:
Le code travail : vous disposez ici d’une liste déroulante de travaux à sélectionner. Si vous ne trouvez pas le travail souhaité, vous pouvez aller créer un nouveau travail via "Fichiers > Travaux".
L’imputation comptable.
Le taux horaire. Cette donnée n’est pas obligatoire. Si vous ne complétez pas ce champ, le travail sera compris dans le contrat type mais ne sera pas facturé au client. Mais il s’avère plus que nécessaire si vous vouliez appliquer un prix personnalisé.
La remise / Niveau. Ce champ n’est pas obligatoire et dépend des conditions que vous voulez accorder au client.
Prestation, déplacement, temps de déplacement facturés par défaut.
Mettre à jour les travaux compris dans toutes les fiches clients
En cliquant sur l’icône avec la feuille grise et la flèche bleue. Ceci permet de ne pas devoir aller actualiser chaque fiche client si on modifie un travail compris dans le contrat ou si on ajoute un travail qui sera compris dans le contrat. En effet, WinPrest actualise automatiquement tout contrat qui serait lié à ces travaux modifiés ou complétés.
Que faut-il faire ensuite ?
Une fois que vos contrats types sont paramétrés, il ne vous reste plus qu'à les ajouter à chaque client à qui vous souhaitez facturer un forfait périodique.