Sommaire

Généralités

La gestion du dépannage est un module spécifique de CarPack. Il a été spécialement conçu pour les dépanneurs de véhicules.

Ce module est composé : 

• D'une grille de tarifs;
• D'une grille de coefficients de majoration (pour les dépannages du soir, du week-end et des jours fériés);
• D'une gestion des dossiers ou missions de dépannage;
• D'une facturation des dossiers.

Un dossier de dépannage est composé, entre autres :

• D'un client à qui est destiné la facture;
• D'un client ou une personne dépannée;
• Des lieux de départ, de dépannage et de retour;
• D'une grille de tarifs où des postes clés peuvent être complétés: Forfait kilométrique, kilomètres, main d'oeuvre, prise en charge, travail au treuil, entreposage et immobilisation de la dépanneuse;
• D'articles du stock à facturer en plus du dépannage;
• D'ouvriers travaillant sur cette mission.

Gestion des tarifs

Les clients des dépanneurs sont souvent des compagnies comme Ethias, Touring, Inter-Partner, Europ-Assistance, etc... Ces clients ont leurs propres tarifs qu'ils imposent aux dépanneurs. La gestion des tarifs (et des coefficients de majoration) permet au dépanneur d'encoder les tarifs imposés (et également les siens) dans CarPack.

Pour accéder à la gestion des tarifs, il faut aller dans "Signalétiques > Listes > Dépannage > Tarifs dépannage" :

On peut créer ici autant de ligne de tarifs qu'on le souhaite.

Il y a 7 types de lignes de tarif:

• K: kilomètres
• P: prise en charge
• T: travail au treuil
• M: main d'oeuvre
• F: forfait kilomètres
• E: entreposage
• I : immobilisation dépanneuse

Ces types sont ceux que l'on retrouve dans l'onglet prix du dossier dépannage.

Pour un dossier dépannage, on n'est pas obligé d'utiliser tous les types.

Conseil: organisez vos tarif en commençant le libellé par le nom de la compagnie pour les retrouver plus facilement:

Ici, nous voyons un exemple de tarif pour MONDIAL ASSISTANCE qui est une compagnie qui travaille au forfait kilométrique.

Ajout/modification d'un tarif

Vous devez définir le type, le libellé et le prix unitaire.

Coefficients de majoration

Les coefficients permettent de définir des majorations à appliquer aux différents tarifs en fonction des soirées, week-end, dimanche et jours fériés.

Pour gérer les coefficients de majoration, il faut aller dans "Signalétique > Listes > Dépannage > Coefficients de majoration de dépannage" :

Il faut créer une ligne dans ce tableau par compagnie. Ainsi pour chaque compagnie (ou tarif personnel) on pourra définir les critères d'application des majorations.

Nous avons 4 critères de majoration:

• Soir: on détermine de quelle heure à quelle heure se déroule la période "soir';
• Nuit: idem pour la nuit;
• Samedi: idem;
• Dimanche et jours fériés: idem.

On n'est pas obligé de définir tous les critères, cela est fonction de la compagnie

Ajout/modification d'un coefficient

Ensuite, il faut définir sur quel type de tarif doivent s'appliquer les majorations.

Ainsi, pour un dossier de dépannage pour "MONDIAL +1,5T" si le dépannage a lieu la nuit, une majoration de 50% sera appliquée et si le dépannage a lieu un jour de la semaine après 19h00, la majoration sera de 25%.

Paramétrage des libellés

Ce paramétrage permet de définir l'ordre et la dénomination des types de tarif sur le layout de la facture. Pour cette configuration, il faut aller dans "Signalétiques > Listes > Dépannages > Configuration des libellés" :

Vous pouvez ainsi personnaliser le layout de votre facture suivant vos besoins.

Gestion des dossiers de dépannage

Le menu "Dépannage" ou  vous permet d'accéder à la gestion des dossiers de dépannage et à l'encodage rapide d'un dossier.

C'est depuis cette fenêtre que l'on peut (dans l'ordre des icônes):

• créer un dossier de dépannage
• dupliquer un dossier de dépannage
• modifier un dossier de dépannage
• supprimer un dossier de dépannage
• filtrer les dossiers (ne voir que les facturés ou les non facturés ou tous les dossiers)
• recherche approfondie dans les dossiers
• facturation du dossier de dépannage
• créditer un dossier de dépannage
• importation Europ-Assistance (fichier XML)
• envoi à Europ-Assistance (XML)
• importation facture MONDIAL
• envoi d'un sms au chauffeur (dépanneur) ou au client
• envoyer un mail
• envoyer une pièce jointe par mail
• mise à l'agenda d'un dossier
• ajouter une action sur le dossier
• impressions diverses
• quitter la gestion de dépannage

Ajout/modification d'un dossier de dépannage

La fenêtre d'édition des dossiers de dépannage comporte 6 onglets.

Onglet principal

On déterminer ici les informations générales du dossier: client à facturer, client dépanné, lieux de dépannage...

Remarque: il ne faut pas compléter les informations dans les zones rouges (elles seront complétées automatiquement).

Onglet informations

Informations diverses concernant ce dossier. Pour les dossiers Euro-Assistance, il faut compléter les codes : panne, cause et raison du remorquage.

Onglet Prix

C'est la partie la plus importante du dossier de dépannage, car c'est ici que l'on va définir les prix. La partie du haut montre les "Sorties" de la dépanneuse. Habituellement, il n'y aura qu'une seule ligne, mais dans certains cas, la dépanneuse va chercher un véhicule, le ramène au garage et le lendemain le reprend et va le déposer dans un autre garage. Il y a alors une deuxième sortie et donc un deuxième prix calculé.

Encodage d'une sortie de la dépanneuse

Le "Tarif/Coefficient" permet de choisir le type de majoration à appliquer. Il faut ensuite préciser la date, l'heure début et l'heure fin du dépannage. Précisez ensuite les différentes lignes de tarif à comptabiliser. CarPack calculera automatiquement le prix (en ajoutant une majoration s'il y a lieu de le faire). Vous pouvez intervenir sur les zones Qtt dans certains postes, pour les autres, il s'agit de forfaits.

Onglet ouvriers

Permet de spécifier quel chauffeur a effectué le dépannage (pour les statistiques).

Onglet documents

Permet d'ajouter des documents (mails, pdf, Excel, Word, etc...) à votre dossier.

Onglet rendez-vous

Permet de visualiser ou d'ajouter des rendez-vous dans l'agenda concernant ce dossier de dépannage.

Onglet Historique

Concerne l'historique des dépannages précédents

Onglet Email

Concerne les mails reçus et envoyés au client