Sommaire

Configuration

Pour encoder les factures d’achat dans CarPack, vous devez disposer du module « Achats » qui ajoute le menu « Achats » au menu principal de CarPack.

Pour encoder des factures fournisseurs, vous devez configurer des imputations d’achat et des codes TVA d’achat.

Voir menu « Signalétiques > Listes > Comptabilité > Imputations comptables ou Taux de TVA » :

Vous devez également définir un « compteur » de numéro de facture ainsi qu’un compteur de note de crédit.

Si vous avez uniquement un journal d’achat/note de crédit, allez dans le menu « Utilitaires > Configuration générale > Compteurs divers » :

Si vous avez plusieurs journaux d’achat, allez dans le menu « Utilitaires > Configuration générale > Compteur de documents et journaux » :

Encodage

Dans le menu « Achats », choisissez « Factures fournisseur » : la liste des factures s’affiche.

Dans cette liste on distingue deux couleurs : blanc pour les factures en cours (c'est-à-dire non transférées dans la comptabilité) et bleu pour les factures clôturées (déjà transférées).

Les boutons habituels sont disponibles pour ajouter/modifier/supprimer une facture.

L’écran d’encodage est composé de plusieurs parties :

1) Le fournisseur

Vous pouvez rechercher un fournisseur via le cadre « Recherche fournisseur ». La recherche se fait par la référence (N°) ou par le nom. Si vous cochez la case « Client », CarPack cherche le fournisseur dans vos clients (cas d’une reprise d’un véhicule) et crée automatiquement le client dans les fournisseurs lors de la sauvegarde de la facture. Pendant la recherche, vous pouvez utiliser les flèches « Haut » et « Bas » du clavier pour défiler les fournisseurs ou les clients.

2) Facture

Ce cadre vous permet d’indiquer le numéro de facture (automatique, mais modifiable), la date comptable (période à utiliser dans la comptabilité), la date du document, l’échéance de paiement et la « Réf. Fou. : » qui en général est le numéro de la facture du fournisseur ou toute référence que vous souhaitez.

3) Totaux

Dans ce cadre, indiquez les montants totaux par base TVA. TVAd pour TVA déductible et TVAnd pour TVA non-déductible (quand on utilise le module comptabilité, la case TVAnd ne doit pas être utilisée).

4) Ventilation

Cette partie vous permet de détailler le contenu de la facture fournisseur en répartissant les différentes sommes par imputation comptable.  Le programme vous permet également de lier une référence véhicule à une ligne de ventilation, cela est important pour le calcul de la rentabilité des véhicules.  Pour choisir un véhicule, tapez la référence « garagiste » dans la colonne « RO » ou cliquez sur la loupe du cadre ventilation. Vous pourrez alors aller sélectionner un véhicule dans le fichier client ou dans le stock.  Différents véhicules peuvent être liés à une même facture, il suffit d’un sélectionner un différent pour chaque ligne. Vous pouvez aussi lier une ligne de ventilation à un véhicule de remplacement. Cela permet également de calculer la rentabilité des véhicules de remplacement. Utilisez les listes déroulantes pour choisir les imputations comptables et les codes TVA adéquats. Si vous connaissez les imputations et codes TVA par cœur vous pouvez aussi les taper directement dans la case. Pour que votre facture soit équilibrée, il faut que le total HTVA du cadre « Totaux » soit égal au total des lignes de ventilation. Chaque ligne peut contenir une remarque particulière. N’utilisez pas la zone « Réf. véhicule » pour indiquer autre chose qu’une référence véhicule. Utilisez le bouton « Ajouter » du cadre ventilation pour créer de nouvelles lignes d’imputation. La case à cocher « Montant véhicule » permet d’identifier dans une facture le montant « Brut » du véhicule, celui qui concerne la rentabilité du véhicule.

5) Le bas de l’écran 

Il permet de définir une remarque générale de la facture.  Le bouton « Imprimer » permet d’imprimer une facture « de reprise » pour le rachat de véhicule à vos clients.  Le bouton « Apurement » permet de lier une facture d’achat à un bon de commande pièces afin de vérifier que les montants du bon de commande correspondent bien à la facture d’achat.

Pour sauver la facture, cliquez sur « Sauver » ou ALT-S. Si vous avez indiquez une référence de véhicule se trouvant chez un client, CarPack vous demandera si vous voulez faire passer le véhicule dans le stock.

Liaison avec un dossier Carrosserie

Il est possible de lier une facture d'achat avec un dossier carrosserie afin d'avoir une rentabilité à jour dans l'onglet prix. Pour ce faire, prenons un dossier ("Carrosserie > Dossiers") :

Il faut vérifier que l'on a un code de réparation (Signalétiques > Listes > Carrosserie > Codes de réparations carrosserie) avec une imputation d'achat bien spécifiée (et unique, on ne peut avoir la même imputation pour deux codes différents). Il faut également que le code soit bien comptabilisé dans les pièces.

Dans notre facture d'achat, au niveau des ventilations, il faut bien entendu spécifier notre imputation précédemment encodée et indiquer le numéro de dossier ainsi que l'année du dossier : 

Une fois la facture d'achat enregistrée, on peut retourner dans notre dossier et constater qu'une ligne supplémentaire est apparue dans la gestion des pièces. Elle reprend le montant indiqué dans la facture d'achat.

Il existe bien sur l'autre solution de gérer le prix d'achat pour chaque pièce du dossier. On n'indiquera alors aucun dossier dans la facture d'achat et on ira spécifier les prix pour chaque pièce dans le dossier.

On voit bien que le prix d'achat est ainsi comptabilité dans l'onglet prix et nous permet d'avoir une rentabilité à jour pour notre dossier.