Fonctionnement de l'importation

L'import se fera toujours pour la société courante dans CarPack. Sauf si ce numéro est indiqué dans le fichier Excell. À chaque ligne du fichier, une recherche est faite dans les données actuelles sur base de la société et de la référence de la pièce. C'est pour cela qu'il sera impossible de faire un import sans avoir au moins la référence de la pièce.

L'import Excel différencie deux cas en fonction de chaque ligne :

• La pièce existe déjà dans le stock
• La pièce n'existe pas dans le stock

Une pièce qui existe déjà sera mise à jour en fonction des informations disponibles. À vous de faire attention, si certaines informations ne doivent pas être adaptées, de ne pas les avoir dans votre fichier Excel...

Une pièce non existante sera créée automatiquement, certaines informations seront remplies par défaut si non indiquées et ce pour ne pas poser de problème par la suite dans le programme.

Options disponibles

• Générer des codes barres: cette option vous permet d'attribuer automatiquement un code barre aux pièces.
  
  

• Associer la famille XYZ: cette option vous permet d'associer la famille sélectionnée aux pièces.

• Les articles ne sont pas déstockable: par défaut, tout article importé est considéré comme déstockable. Vous pouvez cependant cocher cette option pour les rendre non-déstockables.

• Utiliser l'imputation de vente XXXXXX: permet d'attribuer une imputation de vente aux pièces importées.

• Utiliser l'imputation d'achat XXXXXX: permet d'attribuer une imputation d'achat aux pièces importées.

• Dans la référence, remplacer X par Z: permet de transformer une partie de la référence en autre chose. Par exemple si je veux que les références commençant par KIA commencent par la date de l'import, j'indiquerai dans la première case "KIA" et dans la suivante "2011". Ainsi, la référence KIA_12345 deviendra 2011_12345 et ainsi de suite.

• Ne pas modifier les dénominations existantes: cette option permet dans le cas où vos listes d'import n'ont pas des dénominations très claires, de garder celles que vous auriez indiquées dans CarPack. Ainsi, si par exemple votre dénomination actuelle est "huile moteur" et que la dénomination dans l'import est "h.mot." elle restera inchangée.

• Ne pas mettre à jour si les quantités sont plus grande que 0 et que le prix est plus petit: cette option vous permet de ne pas modifier le prix d'une pièce s'il reste au moins une pièce dont le prix est supérieur dans le stock. On gardera ainsi le prix le plus élevé.

• Ajouter le préfixe XYZ: cette option permet d'ajouter un préfixe à toutes les pièces importées. Ainsi, je pourrais rajouter le préfixe "XYZ" a toutes mes références.

• Si la référence existe déja chez un autre fournisseur, ne pas la mettre à jour: cette option vous permet de mettre de côté des références qui seraient identiques à des références déjà encodées, mais qui viendraient de fournisseurs différents. À la fin de l'importation, les références problématiques vous seront indiquées dans une fenêtre de type "Bloc-note".

• Calculer les prix d'achats en fonction des remises: cette option vous permet de calculer automatiquement le prix d'achat des pièces si jamais un code remise est indiqué. Ainsi, si ma pièce coûte 100€ et que j'ai une remise de 5%, le prix d'achat sera de 95€. Suivant la formule : PRIX D'ACHAT = PRIX DE VENTE - (PRIX DE VENTE * (REMISE/100)). Si jamais la remise était vide, le prix d'achat sera égal au prix de vente.

• Utiliser la remise de la famille si aucune remise n'est indiquée: cette option vous permet de prendre automatiquement, si nécessaire, la remise indiquée dans la famille, pour autant que celle-ci soit correctement indiquée.

• Créer les familles automatiquement avec les remises à XX: cette option vous permet de créer automatiquement une famille non existante dans CarPack mais bien dans l'import. Si cette option n'est pas cochée, une fenêtre vous sera affichée pour confirmer les informations de la famille. Vous pouvez également spécifier la valeur de la remise si nécessaire. Par défaut, la remise sera mise à 0.

• Fournisseur: cette option vous permet d'attribuer automatiquement un fournisseur à votre importation (si cette option est activée et que votre fichier contient des références fournisseurs, elles seront écrasées par celui indiqué dans l'option).

• Retirer les espaces dans les références: cette option retire TOUS les espaces dans la référence, que ce soit au début, au milieu ou à la fin de la référence.