Beheer van contracten

Standaard contracten

Ze zijn toegankelijk via het menu "Bestanden > Standaardcontracten". 
Bv : een maandelijks contract voor het bijhouden van de boekhouding.

In het scherm "Beheer standaardcontracten" kunt u de verschillende standaardcontracten beheren.

Voor een nieuw standaardcontract te creëren klikt u op het blanco blad.

Dit scherm stelt u verschillende in te vullen velden voor die automatisch van toepassing zullen zijn op dit standaardcontract : 

• De contractcode en de benaming: deze nieuwe code, gekoppeld met deze nieuwe benaming, zal worden toegevoegd aan de rollijst van de contractcodes die worden voorgesteld bij het creëren of wijzigen van een nieuw contract in de klantfiche, tabblad « Contract ». Eens toegekend, kan men deze niet meer wijzigen.
• De periodiciteit van het contract: deze wordt uitgedrukt in maanden.
• Factuur benaming: Door dit veld in te vullen, komt deze zin automatisch in de kolom voor de benaming van uw factuur terecht, en dit iedere keer dat een factuur afgedrukt wordt gebonden aan dit standaardcontract. Het is mogelijk om in de beschrijving «codes» in te voegen zodat deze automatisch vermeld worden in de factuur: 

• De prijs BTW Exc. :  Deze prijs vult u alleen in als de prijs dezelfde is voor alle klanten, bv: "Kosten neerlegging NBB"
• Opgelet voor de knop "Update": als men erop drukt wordt de prijs bijgewerkt in alle contracten van klanten die gekoppeld zijn aan dit contract.
• De boekhoudboekingen: de boekhoudboeking gebonden aan dit standaardcontrat.
• Vervaldag van het contract: deze is in dagen vermeld. 
• De BTW code: een BTW code die met dit contract te verbinden is, alleen aan te geven als u het gebruik van deze code voor dit contract wenst « te forceren ».

Tijdens het maken van een nieuw contract via de klantfiche, laat de codering van de contractcode automatisch toe de andere hierboven vermelde velden te tonen, vooraf gecodeerd in de « fiche » van het standaardcontract in kwestie. Niettemin, kunt u op elk moment beslissen er één manueel te wijzigen.

Voorbeeld : Een standaardcontract waarvoor men voorafgaand de prijs van 50€ gecodeerd had. Deze prijs verschijnt automatisch maar u kunt deze manueel wijzigen naar 45€.

De tarieven die overéénkomen met een contract of die inbegrepen zijn in een contract

Voor elke type contract, moet u bepalen welke taken inbegrepen worden in dit contact zodat WinPrest kan weten welke prestaties gefactureerd of niet gefactureerd moeten worden. Inderdaad, een inbegrepen taak in een klantencontract zal, per default, niet gefactureerd worden.

Hoe kan men inbegrepen taken toevoegen? Door een standaardcontract te selecteren en op het blad met het vergrootglas te klikken. Via dit scherm kunt u de tarieven/inbegrepen taken van de standaardcontracten toevoegen, wijzigen, verwijderen en updaten.

Een nieuwe taak creëren die in het contract inbegrepen is

Door te klikken op het wit blad komt u op dit scherm terecht: 

• De taakcode : u beschikt hier over een rollijst met de te selecteren taken. Indien de gewenste taak onvindbaar is, kunt u een nieuwe taak creëren via « Bestanden > Taken ».
• De boekhoud boekingen.
• Het uurtatief. Dit veld is niet verplicht. Als deze niet wordt ingevuld, zal de taak zich in het standaardcontract bevinden maar zal niet aan de klant gefactureerd worden. Maar het blijkt meer dan noodzakkelijk als u een persoonlijke prijs wenst toe te passen.
• De Korting / Niveau. Dit veld is niet verplicht en hangt af van de voorwaarden dat u aan u klant wenst toe te kennen.
• Prestaties, verplaatsing, verplaatsingstijd per default gefactureerd.

Update van de taken inbegrepen in alle klantfiches

Door te klikken op de icoon met het grijze blad et de blauwe pijl. Dit maakt het mogelijk om elke klantfiche niet te moeten bijwerken als men een taak wijzigt die zich in het contract bevindt, of als men een taak bijvoegd inbegrepen in het contract. Inderdaad, Winprest actualiseert automatisch elk contract die aan deze gewijzigde of aangevulde taken verbonden zijn.