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RGPD KIA

RGPD KIA

Owned by Jean-Philippe Bayard (Unlicensed)
Last updated: févr. 12, 2019 by Estelle Stassen (Unlicensed)

Contexte

Dans le cadre de la mise en place du RGPD, Kia demande à ses concessionnaires de prendre en charge l'accord ou non des clients à la gestion des données privées par le groupe.

Plusieurs adaptations ont été effectuées dans le logiciel pour permettre l'encodage des accords fournis par le client.

Configuration

  1. Dans la société, indiquez le code dealer ainsi que la marque KIA (en majuscule) dans la zone Marque
  2. Installez les fichiers PARACLI en pièces jointe (rubrique Annexes), sauf si un paramétrage spécifique du fichier client est déjà configuré, auquel cas il faut ajouter les champs suivants :



  3. Mettre à jour la structure du fichier client2.dbf, en se rendant dans le menu "Utilitaires > Fichiers > Paramétrage client", puis faire la disquette pour appliquer les changements.
  4. Activer l'onglet divers dans le menu "Utilitaires> Configuration générale > Mes paramètres > Onglet option".
  5. Adapter le report de l'OR si nécessaire.
  6. Vérifier les paramètres emails de l'utilisateur qui va faire l'envoi dans le menu "Utilitaires> Configuration générale > Mes paramètres".

Vous êtes désormais prêts à encoder les informations dans l'onglet divers de la fiche client.

Exportation des données RGPD

Les données devant être envoyées de manière hebdomadaire, cela se fait via un utilitaire joint à CarPack qui se nomme CarPackAPI.
Sur un des postes ou CarPack est installé, il faut créer une tâche planifiée dans Windows qui lancera par exemple tous les vendredis fin de journée une exportation des données.
Cette tâche devra exécuter CarPackAPI.exe avec la ligne de commande : /ExportRGPDToKia
La première fois, il enverra l'ensemble des données depuis le début de l'année (donc depuis le premier janvier de l'année en cours). Par la suite, seules les données de la semaine seront transmises.
Les données publiées sont stockées dans le répertoire CarPackAPI\DataExporter\Kia des données de CarPack.
Un email sera automatiquement envoyé à l'email général de la société.

Informations complémentaires

  • Le champ concernant le revendeur dans l'onglet divers, permet dans l'export demandé par KIA de différencier un particulier (pas de numéro de TVA), un professionnel  (avec N° de TVA) et un revendeur ( si la case est cochée, c'est prioritaire).
  • Dès la prochaine version 5.7.5 Edition 3, lorsque l'on facture une fiche atelier concernant un véhicule KIA (et si la marque est indiquée dans la société), le programme demande si c'est une maintenance ou une réparation, de manière à pouvoir remplir les données demandées par KIA
  • Le fichier demandé par KIA préfère avoir un prénom et un nom séparé dans la fiche client, l'utilisation des cartes d'identité est recommandée pour remplir les fiches.
  • Le fichier contient : Le propriétaire (= le client) et le conducteur (repris dans la fiche véhicule, onglet remarque )



  • Le genre et la langue sont repris dans le fichier de KIA et donc conseillés à l'encodage d'une fiche client
  • Sont envoyés à KIA :
    • Facture garage
    • Facture carrosserie
    • Facture VN et VO
    • Garanties
    • Internes

      ... Concernant bien entendu les véhicules KIA.



Annexes


CarPack - 2018