Importation d'un fichier Excel

Préparation du fichier

L'importation vous permet de réaliser des imports de données fournies au format Excel. Pour permettre l'import, il faut cependant rajouter une ligne "d'entête" dans le fichier Excel, pour indiquer la correspondance entre les colonnes du fichiers, et les champs de IGFact.

Pour savoir quelle entête utiliser, il suffit de rechercher la structure du fichier (voir annexe), 

Le champ NUMPIECE est obligatoire, en effet, tout article doit avoir une référence unique dans le système.

Choix de l'importation

Initier l'importation

Pour initier une importation, rendez-vous dans le menu Utilitaires> Import> Importation Excel

Sélectionnez ensuite l'import que vous souhaitez réaliser.

• Clients : Une liste de clients
• Fournisseurs :  Une liste de fournisseurs
• Stock : Une liste d'articles
• Entêtes factures : Un fichier reprenant les entêtes de factures ( à utiliser avec précaution, avec l'aide de IG SOFT )
• Lignes factures : Un fichier reprenant le contenu de factures ( à utiliser avec précaution, avec l'aide de IG SOFT ).

Sélectionnez le fichier à importer 

Et vous arrivez ensuite sur l'écran d'importation 

Il est possible de cocher toute une série d'options afin de générer des valeurs automatiques ou des critères d'importation différents.

• Générer des codes barres : Génère automatiquement un code barre pour l'article
• Associer une famille : Associe automatiquement une famille à l'article
• Les articles ne sont pas déstockable : Associe le type "non déstockable" à l'article
• Si la référence existe déjà chez un autre fournisseur, ne pas la mettre à jour :  Ne mets pas à jour l'article si la référence existe déjà pour un autre fournisseur
• Calculer les prix d'achat en fonction des remises : calcule le prix d'achat via la formule : Prix de vente - remise en %
• Calculer les prix de vente en fonction des marges : Calcule le prix de vente selon la formule : Prix d'achat + Marge en %
• Fournisseur : Associe le fournisseur à l'article
• Rechercher sur base de la référence fournisseur et de la référence groupage : Remplace le critère de recherche par référence par ce critère
• Utiliser l'imputation de vente : Associe l'imputation sélectionnée à l'article
• Utiliser l'imputation d'achat : Associe l'imputation sélectionnée à l'article
• Dans la référence, remplacer X par Y : Permet de remplacer une chaine de caractères dans la référence par une autre
• Ne pas modifier les dénominations existantes : Ne touche pas aux dénominations des articles déjà dans le stock
• Ne pas mettre à jour les prix si quantité >0 et prix < que l'ancien : Ne mets pas à jour les prix si l'article est en stock et que le prix est plus petit, et ce pour ne pas vendre avec des pertes
• Ajouter le préfixe : Ajoute un préfixe à la référence
• Utiliser la remise de la famille si aucune remise n'est indiquée : Utiliser la remise de la famille si aucune remise n'est indiquée 
• Créer les familles inexistantes automatiquement avec la remise X : Créer les familles inconnus avec une remise spécifique
• Retirer tous les espaces dans les références : Ne laisse aucun espace dans les références
• Ne pas créer de nouvelles références : N'ajoute pas de nouveaux articles, ne fait que mettre à jour les articles existants
• Les codes familles doivent correspondre : Ne mets à jour un article que si la famille est la même
• Mettre à jour sur base du code barre : Change le critère de recherche pour retrouver les articles via le code barre. Attention que si la référence est différente, elle sera mise à jour. Ce critère est donc à utiliser avec la plus grande précaution !

Exemple d'une importation de A à Z

Préparation du fichier

Mon fichier contient 5 colonnes

La variété est donc le libellé de l'article, le calibre la taille, gencod le code barre et Prix H.T. le prix. La quantité ne pouvant être importée, nous l'ignorerons.

Si je regarde dans mon annexe, voici les correspondances : 

1. Variété = NOM
2. Calibre n'a pas de correspondance
3. GenCod = CODEBAR
4. PRIX H.T. = PRIX_V

Je remplace donc toutes les entêtes en conséquence et je rajoute une colonne numpiece pour avoir une référence

Il ne me reste plus qu'à lancer l'import de mon fichier

Les champs reconnus par le système sont colorés en jaune. Ceux qui restent en blanc seront ignorés lors de l'import. 

Il ne me reste plus qu'à cliquer sur "Import" pour lancer l'importation du fichier.

Il m'indique ensuite la liste des changements de prix effectués si les articles existaient déjà

Et les articles ont bien été importés dans mon stock

Annexe

Information

Les colonnes

• La colonne Field étant le nom du champ à indiquer dans la ligne d'entête
• La colonne Type indiquent le type de champ, à savoir Logique, Numérique, Caractères ou Date.
• La colonne Length indique la longueur maximale du champ.
• La colonne Decimal indique le nombre de chiffre après la virgule autorisé pour les valeurs numériques.
• Les 4 colonnes suivantes sont les dénominations françaises, néerlandaises, anglaises et allemandes du champ.