Configuration du transfert vers WinBooks Classic

Avant de pouvoir transférer vos documents dans WinBooks il faut configurer le lien entre les deux programmes.

Pour cela, rendez-vous dans le menu "Utilitaires > Transfert comptable > Configuration"

Comme WinPrest est multi-société, il faut choisir la société à configurer:

Connexion à WinBooks

Cet écran vous montre une configuration classique de transfert vers WinBooks.

Nom d'utilisateur: nom d'utilisateur pour entrer dans le dosier WinBooks

Mot de passe: mot de passe pour entrer dans le dossier WinBooks

Dossier: nom du dossier WinBooks

Ces trois informations sont les mêmes que celle vous entrez ici:

Vérifiez également les comptes centralisateurs clients et TVA à payer. Ceux qui sont indiqués sont les comptes par défaut, mais ils peuvent être différents.

Transfert analytique

Vous pouvez transférer jusqu'à 3 plans analytiques vers WinBooks. Pour cela, veuillez configurer le transfert analytique de la même manière que vous l'avez défini dans WinBooks au niveau de la longueur des zones:

Par exemple, vous avez configurer un plan analytique dans WinBooks pour y indiquer le collaborateur. Dans cette zone, vous avez indiquez 3 caractères lors de la création du plan analytique dans WinBooks.

Votre configuration devra être la suivante:

Dans "Zone 1,2,3 WinPrest", vous pouvez indiquer:

• NUMCLI pour insérer le numéro de client dans la première zone analytique

• NUMCOL pour le numéro de collaborateur

• NUMDOS pour le numéro de mission

• NUMTRAV pour le code travail

• GROUP pour le groupe du collaborateur

• NUMCONT pour le contrat

• GROUPECLI pour le groupe du client

• CATEG pour la categorie du client
  (nb: indiquer la même chose dans le code et la description de la catégorie)

• 'xxx' une zone fixe entre guillemets (ex: “WP”)

Configuration des journaux

Vous devez également configurer les journaux de ventes et de notes de crédit.

Pour cela, cliquez sur l'onglet "Journaux"

Transfert des documents vers WinBooks

Pré-requis

Avant de pouvoir transférer des documents vous devez configurer le transfert vers WinBooks (voir ci-dessus)

Lancement du transfert comptable

Rendez-vous dans le menu Utilitaires > Transfert vers la comptabilité > Winbooks

Vous devrez choisir la société pour laquelle vous voulez transférer les facture.

Si vous obtenez la fenêtre ci-dessous, c'est que le transfert n'est pas ou est mal configuré.

Si tout est bien configuré, vous obtenez la fenêtre du transfert:

• Transférer les factures jusqu'au : indiquez dans cette case la date jusqu'a laquelle le transfert doit être effectué.

• Exercice: L'exercice comptable des écritures transférées.

• Créer les documents dans Virtual Invoice: injecte la version pdf des factures dans Virtual Invoice

• Transférer tous les clients: Si vous cochez cette options, tous les clients (y compris les clients qui n'ont pas de facture à transférer) seront transférés dans Winbooks.

• Transférer les catégories: les catégories WinPrest seront transférées dans WinBooks (voir avertissement ci dessous)

• Transférer les e-mails pour les rappels: transfert la zone "Email rappel" de la fiche client de WinPrest dans WinBook (voir averstissement ci-dessous)

• Envoyer les fichiers par E-mail : Au lieu de faire le transfert directement sur un Winbooks installé sur le PC local, ce système permet d'envoyer les écritures à transférer par mail à votre Comptable par exemple. (celui-ci devra alors les importer dans son WinBooks avec le WBLinker)
  
  

Catégories

Pour que le transfert des catégories fonctionne correctement, il faut:

• que les catégories existent dans WinBooks

• que les codes externes dans WinPrest soient les mêmes que les références des catégories dans WinPrest

Dans WinPrest:

Dans WinBooks:

Le code externe WinPrest = Code de WinBooks

Une fois vos options sélectionnées, il ne vous reste plus qu'a cliquer sur démarrer. Si tout va bien, WinPrest vous signalera que le transfert s'est bien déroulé.

Le transfert ne s'est pas bien déroulé

Différents messages peuvent s'afficher si votre transfert ne s'est pas bien déroulé.

Les erreurs "warnings"

Ces erreurs ne sont pas bloquantes au transfert comptable, mais vous signale quelque chose d'anormal. Par exemple, une numérotation qui ne se suit pas, ou un document déjà présent en comptabilité.

Rupture de séquentialité

Warnings: SEQ_RUPT
Param: DBKCODE=GARAGE,PERIOD=15,DOCBEFORE=20115474,DOCAFTER=20115476                                                                               
Description:Rupture de séquentialité
Actie:wbAccept

Ce message n'est pas bloquant, mais vous indique que votre numérotation passe du document 20115474 au document 20115476. Il se peut donc qu'il manque un document dans la suite logique de votre numérotation.

Il y a déja des écritures pour la période sélectionnée

Il y a 1 warnings
Il y a 0 fatal errors
Description des erreurs
Warnings: DOC_NUM 
Param: DBKCODE=VEN ,PERIOD=07,NUMDOC=20120006 - 20120012 
DescriptionIl existe déjà des écritures pour une des périodes importées
Action

Cela vous indique que un import de cette période a déja été effectué. Cela n'a rien de bloquant. Vous pouvez continuer, les nouvelles factures remplaceront celles déjà présentes dans WinBooks

Les erreurs fatales

Il s'agit des erreurs bloquantes au transfert car une information ou un montant pose problème. Il faut impérativement résoudre ces erreurs avant de faire le transfert comptable.

Connexion à Winbooks…Echec EXEC

Connexion à Winbooks…Echec EXEC = La résolution des conflits n’est plus à jour par rapport aux fichiers Error :5 

Cela signifie qu'un utilisateur à ouvert le dossier Winbooks et une table ouverte (client, fournisseurs, achats, vente, ...)
Fermer Winbooks et relancer le transfert résout le problème.

Numéro de TVA invalide

Fatal: VAT_ERR
Param: ALIAS=CSF,REF=GARAG,TYPE=1
Omschrijving:Numéro TVA invalide 

Lorsque l'alias est indiqué CSF (apres ALIAS=), cela veut dire que le problème vient du fichier client. Et que le client qui pose problème est celui qui a la référénce GARAG (après le REF=). Dans ce cas, on a un numéro de TVA invalide, surement incomplet ou comportant des caractères autres que des chiffres et des lettres majuscules.

La référence n'existe nulle part

Warnings: ACC_MISS
Param: ALIAS=ACT,DOCTYPE=3,REF=612410  DBKCODE=ACHAT ,PERIOD=01,DOCNUMBER=20120094                                                                 
Description: 
Action: wbBlankRecord

Cela veut dire que le plan comptable dans winbooks ne contient pas l'imputation indiquée apres REF=. A savoir dans le cas ci-dessus, l'imputation 612410.

Les centralisateurs sont incorrects

Fatal: CID_ERR 
Param: ALIAS=ACT,DOCTYPE=3,REF=451000  ,DBKCODE=NCCFAC,PERIOD=11,DOCNUMBER=21070017                                                                
Description: Les centralisateurs sont incorrects

Dans votre plan comptable, les comptes centralisateurs ne sont pas ceux indiqués dans votre configuration. Ou certaines factures ont des centralisateurs différents. Il faut dans ce genre de cas adapter les centralisateurs pour transférer les factures problématiques (Par Exemple, des factures avec TVA due dans le pays d'origine au Luxembourg). Puis remettre le centralisateur comme avant pour transférer les factures habituelles.

Utilisation d'un caractère interdit

Fatal: CAR_INT 
Param: ALIAS=CSF,REF=GISÈLE,TYPE=1                                                                                                                 
Description: Utilisation d'un caractère interdit

Cela veut dire que la référence client contient un caractère interdit. En effet, cette référence ne peut contenir que des chiffres et des lettres de a à Z (minuscule à majuscule donc) sans aucun accent ou autres. Dans le cas ci-dessus, le È doit donc devenir un E pour pouvoir passer en comptabilité.

Un document avec ce numéro existe déjà dans la comptabilité

Fatal: DOC_EXI 
Param: DBKCODE=DEPANN,PERIOD=15,DOCNUMBER=20110785,OTHERPER=00                                                                                     
Description:Un document avec ce numéro existe déjà dans la comptabilité

Cela indique qu'un document avec le même numéro existe déja en comptabilité. Cela peut être possible si vous avez par exemple décentralisé une facture dans Winprest et que vous la retransférer dans la comptabilité.

Exemple de cas : Deux factures avec le même numéro (normalement pas possible dans Winprest sauf en cas de problème d'index).

Déséquilibre des montants TVA

Fatal: VAT_BAL
Param: DBKCODE=VENTES,PERIOD=03,DOCNUMBER=20110240
Description: Déséquilibre des montants TVA

Cette erreur survient lorsque un code TVA utilisé dans Winprest n'est pas retrouvé dans Winbooks.

Dans le cas de ce client, il avait utilisé un code TVA à 0% appellé Z, qui n'a aucune correspondance dans Winbooks.

Le journal n'existe pas

Fatal: DBK_MISS
Param: DBKCODE=VNETE
Description: Le journal n'existe pas

Dans ce cas, le journal VNETE (Situé après DBKCODE=) de Winprest n'existe pas dans Winbooks. Il faut créer ce journal avant de faire l'importation. 

Code TVA inexistant dans Winbooks

Fatal: VAT_NUM 
Param: DBKCODE=ACHAT ,PERIOD=01,DOCNUMBER=20120001,VATCODE=144300                                                                                  
Description: Code TVA inexistant dans Winbooks

Cela indique que l'on a utilisé un code TVA inexistant dans winbooks. Il faut que le code utilisé dans CarPack corresponde à un code de Winbooks. Dans ce cas, le code 144300 n'existe pas dans winbooks.

La contrepartie n'existe pas dans Winbooks

Fatal: OPE_MIS

Param: KEY=VENTESE07     634002                                                                                                                   

Description: La contrepartie n'existe pas dans la comptabilité

Cela indique quel la facture 634 n'a pas de contrepartie dans son écriture (ligne002).  C'est généralement suite à une facture pouru n montant égale à 0.

La résolution des conflits n'est plus à jour par rapport aux fichiers

La résolution des conflits n'est plus à jour par rapport aux fichiers

Cette erreur peut survenir si les index du dossier WinBooks ne sont plus en ordre.

Pour résoudre ce problème, il faut:

• Effectuer une réorganisation du dossier WinBooks

• Supprimer tous les fichiers temporaires situés dans le dossier \Data_WinPrest\WinBooks\[COLLABORATEUR]\

• Effectuer à nouveaux le transfert des documents dans WinBooks

• Vérifier que WinBooks n'est pas ouvert dans un journal d'encodage ou dans une fiche client

Voici les codes erreurs possibles retournés par la méthode EXEC du transfert comptable:

0 : Tout s'est bien passé
1 : On ne trouve pas le fichier CONFLICTS.DBF
2 : Il y a des warnings non résolus
3 : Il y a des erreurs fatales
4 : il y a des différences entre le fichier CONFLICTS.DBF et CONFLICTS_OLD.DBF
5 : Impossible d'importer les données car références bloquées par un autre utilisateur

Transfert des documents dans Virtual Invoice

Si vous cochez la case "Créer les documents dans Virtual Invoice" WinPrest créera les PDF des factures dans Virtual Invoice après le transfert.

Dans WInBooks, vous verrez le signe indiquant qu'un document existe pour cette écriture:

Si vous cliquez sur cet icone, vous verrez la facture directement dans VI.

SI le signe n'apparaît pas ou que le document ne s'affiche pas, consultez le ichier logvi.txt qui se trouve dans le répertoire du collaborateur, généralement c:\winbooks\winprest\[COLLABORATEUR]\logvi.txt

Ce fichier contient les raisons pour lesquelles le transfert des documents n'a pas eu lieu.

Vous pouvez également retransférer une série de document dans Virtual Invoice, via le facturier de WinPrest: