Paramétrage initial

IGFactWeb vous permet de générer les types de documents suivants:

• Abonnement

• Devis

• Commande

• Bordereau

• Facture

• Note de crédit

• Caisse

• Reçu

Chacun de ces types de documents doit être associé à un journal, qui lui-même est associé à un compteur de numérotation.

Vous devrez également définir un layout pour chacun des types de documents que vous voulez utiliser.

Journal

Le journal est géré dans la société facturante, onglet “Journal comptable”

Compteur

Dans ce même écran, vous devez générer un compteur par journal afin de numéroter vos documents correctement.

Le compteur est géré par exercice comptable. Vous pouvez paramétrer vos exercices comptables dans l’onglet “Période comptable” de la société facturante:

Layout

Les layout sont définis dans le menu “Paramétrage > Layout”

En général, votre revendeur s’occupe du paramétrage de vos layout.

Journal par défaut

Vous pouvez définir les journaux à utiliser par défaut dans la société facturante.

Création d’un document

Pour créer un document, vous pouvez

• Depuis la barre d’outils, sélectionner le bouton

  

  • Facture : ouvre directement une nouvelle facture

  • Factures : ouvre la liste des factures depuis laquelle on peut ajouter une nouvelle facture
    

• sélectionner l’option désirée via le menu “Ventes”

Vous avez ici accès à la création d’un devis, d’une commande, d’un abonnement ou d’un bordereau de livraison.

Fonctions communes

Dans tous les types de documents, ces fonctions sont communes.

Les écrans de saisie d’un document sont tous identiques, mais en fonction du type de document quelques éléments peuvent changer.

Pour tous les types de document, il y a une zone “En-tête”, une zone “Editer” et une zone “Pied de page”

La première chose à faire est de choisir le client. Tapez quelques lettre dans la zone Client pour faire une recherche. La recherche est toujours “plein texte” c’est-à-dire que nous cherchons dans le contenu du nom de la société ou le code client.

Par exemple en tapant EXP, la recherche montre tous les clients commençants par ou contenants les lettres EXP

Abonnement

L’abonnement est document servant de modèle pour la création de facture automatique.

Un abonnement contient donc les informations supplémentaires suivantes:

La périodicité : Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle

La prochaine échéance : date à laquelle la prochaine facture de cet abonnement doit être émise

Début de validité : date de début de la validité périodique de l’abonnement

Fin de validité : date de fin de la validité périodique de l’abonnement

(ces deux dates pourront éventuellement apparaître sur la facture pour indiquer la période couverte par l’abonnement.

Date de fin : date à laquelle la facturation de l’abonnement doit s’arrêter (peut rester vide)

Pour facturer les abonnements voir “Facturation des abonnements”