Ouverture d'un nouvel exercice
Des clients nous appellent souvent en début d'année parce qu'ils n'arrivent pas à ouvrir le nouvel exercice dans WinBooks.
Si vous êtes dans votre première année d'utilisation de WinBooks, il suffit d'aller dans le menu "Opération > Ouverture nouvel exercice" et le tour est joué !
Important: pour effectuer les opérations suivantes, vous devez être seul dans le dossier comptable.
Si vous êtes dans votre deuxième année, ou plus d'utilisation de WinBooks, voici la marche à suivre:
Entrer dans WinBooks dans l'année -2 (Si on veut ouvrir 2023, entrer dans 2021)
Faire une réorganisation (Menu Dossier > Maintenance > Réorganisation > cocher "réorganiser les deux années")
Faire un test comptable (Menu Dossier > Maintenance > Test comptable)
Si le test montre une erreur "Fatale", nous contacter.
Faire un backup
Dans le menu "Opération", effectuer les clôtures périodiques de toutes les périodes (en cochant la dernière case de chaque colonne)
Si erreur, voir ci-dessous solde des classes 6 et 7
Dans le menu opération, effectuer l'ouverture du nouvel exercice
Fermer le dossier WinBooks.
Entrer dans l'exercice archivé (2021) et faire une réorganisation
Faire un test comptable (année 2021) (Menu Dossier > Maintenance > Test comptable)
Si le test montre une erreur "Fatale", nous contacter.
Faire un backup du dossier archive (2021)
Entrer dans l'exercice en cours (2022 ou 2023) et refaire une ré-organisation et un test comptable
Terminer par un backup du nouveau dossier
Remarque: il est très important de faire un backup à bien conserver avant l'ouverture d'un nouvel exercice, car c'est ce qui nous permet en cas de besoin de revenir en arrière.
Solde classes 6 et 7
Si vous ne pouvez pas clôturer les périodes parce que les classe 6 et 7 ne sont pas soldées, c'est parce que vous n'avez pas affecté le résultat de votre exercice comptable !
Si WinBooks vous indique un solde négatif:
Vous avez un gain à reporter
Vous devez donc effectuer une opération diverse au 31/12 (= fin de l'exercice)
G 140xxx au Crédit et G 693xxx au Débit, avec le montant du solde (le bon ordre de l'OD est toujours Débit en premier et Crédit en dernier)
==>G 693xxx au Débit et G 140xxx au Crédit, avec le montant du solde en valeur absolue (sans le signe - )
Si WinBooks vous indique un solde positif
Vous avez une perte reportée
Vous devez donc effectuer une opération diverse au 31/12 (= fin de l'exercice)
G 141xxx au Débit G 793xxx au Crédit, avec le montant du solde
Attention, ces opérations doivent obligatoirement être passées dans un journal d'OD de Clôture (OPDCLO)
Vous pourrez après cela clôturer vos périodes.
Les comptes généraux indiqués ici le sont à titre d'exemple. Normalement votre comptable doit se charger d'effectuer cette écriture de clôture d'exercice.
Aide en ligne de WinBooks à ce sujet: cliquez ici
Importation des CODA
N'oubliez pas de modifier le "préfixe" dans le paramétrage des codas si vous "millésimez" vos extraits.
Pour cela, ouvrez l'écran d’importation des CODA, puis cliquez sur le bouton "Paramètres"
Pour les utilisateurs CODABOX / Virtual Invoice, il est important de modifier le chemin de récupération des PDF (onglet "localisation"). En effet, les nouveaux codas arriveront dans un répertoire 2019.
