Si vous commencez avec WinBooks Connect, il est important d’en comprendre le fonctionnement et de le configurer correctement.

Les étapes suivantes doivent être exécutées pour que tout se passe correctement:

• Un WinBooksID pour votre WinBooks différent pour chaque utilisateur de WinBooks.

  • Le WinBooksID est une adresse email.

• Activer le Connect pour le dossier.

• Donner accès à votre client.

• Récupérer les documents chargés par le client.

WinBooksID

Vérifiez tout d’abord si vous avez bien un WinBooksID pour votre WinBooks.

Ouvrez le dossier à mettre sur connect, puis via le menu Dossier > WinBooksID

Vous devez renseignez ici votre WinBooksID. Si vous ne le connaissez pas, demandez-le à votre revendeur.

Accéder aux outils digitaux de WinBooks

Une fois votre WinBooksID défini, vous aurez accès aux différents outils digitaux de WinBooks via ce menu

WinBooks Accounting = WinBooks (Classic)

WinBooks On Web

WinBooks Connect

WinBooks Portal = Configuration des outils digitaux

WinBooks View = outil BI ou tableaux de bord de WinBooks

Tous ces outils sont dans le Cloud et accessible via un simple nnavigateur Internet.

Activer le dossier sur Connect

Allez dans le menu Dossier > Paramétrage > WinBooks Connect

Cochez la case “Activer WinBooks Connect pour ce dossier”

Le test s’active automatiquement.

Renseignez votre WinBooksID dans la zone “Comptable”

Donner accès au client

Si votre client n’a pas encore de WinBooksID, créez-en un directement à partir de cet écran:

En cliquand sur le [+] vous ouvrez la page de création d’un utilisateur du portail (qui est le même pour Connect et View)

Allez dans le menu “Utilisateurs” à gauche, puis au-dessus à droite sur “Créer un nouvel utilisateur”

Vous voyez ici tout ce qu’il faut remplir, typiquement pour un client.

N’oubliez pas

• de mettre la langue sur Français

• de donner l’accès à au moins un dossier

• de donner le ou les rôles désirés

Vous pouvez aussi cocher la case “Envoyez un email avec les informations à l’utilisateur”

Configurer les paramètres de connect

Rendez-vous sur WinBooks Connect en tant que comptable:

Vous arrivez alors directement dans le dossier sur Connect

Via le bouton “Profile” vous pouvez configurer le Connect de votre client

Récupérer les documents envoyés par le client

Dès que vous allez démarrer Virtual Invoice pour le dossier qui est sur Connect il vous sera proposé de télécharger les nouveaux documents que le client à chargé sur Connect.

Configurer le type de cartouche à utilser

Il est possible de configurer le type de cartouche a utiliser dossier par dossier.

Pour cela, rendez-vous dans le portail, sur le dossier concerné

Cliquez sur Dossier à gauche, puis choisissez le dossier à configurer. Dans l'écran principal “Information du dossier” vous pouvez cocher dans le “Mode de traitement par défaut” la cartouche à utiliser.