Concept

CarPack possède un agenda vous permettant d'organiser la semaine de vos ouvriers et de votre personnel administratif. Cet agenda peut servir pour de simples rendez-vous, mais également pour attribuer les travaux à effectuer.

Il est donc possible de lier un rendez-vous à un devis de carrosserie, à un dossier de dépannage ou à une fiche de travail.

L'agenda peut aussi être utilisé pour planifier des travaux à faire et les reporter tant que ceux-ci ne sont pas terminés.

Pré-requis

Pour apparaître dans l'agenda, il faut être dans la liste des ouvriers et avoir coché l'option visible dans l'agenda dans la fiche de l'ouvrier ("Signalétiques > Ouvriers et employés") :

Vous pouvez également utiliser la zone "Groupe" de la fiche ouvrier pour gérer des Groupes au niveau du personnel.

Vous trouverez la possibilité de filtrer l'agenda par groupe.

Manipulation de l'agenda

Le menu

Ajout d'un rendez-vous : Création d'un nouveau rendez-vous

Ajouter des congés pour un ouvrier

Modification d'un rendez-vous : Modification d'un rendez-vous existant

Suppression d'un rendez-vous : Suppression du rendez-vous existant sélectionné

Jour précédent / suivant : Se déplacer d'un jour/semaine/mois dans l'agenda

Aller à un jour précis : Afficher un jour précis

Vue par jour : Afficher l'agenda par jour

Vue en semaine / mois : Afficher l'agenda par semaine ou mois en appuyant 2 fois.

Calculer les heures disponibles (il faut que les heures à prester soient définies dans la fiche des ouvriers)

Rechercher  : Recherche d'un rendez-vous.

Filtrer par groupe :Filtrer l'agenda sur un groupe d'ouvrier (voir fiche ouvrier)

Impression ':' Choix d'une impression

Envoyer un email

Envoyer un document par email

Envoyer un SMS (module SMS requis)

Trier par numéro d'ordre des ouvriers :  Trier les ouvriers par n° d'ordre indiqué dans la fiche de chaque ouvrier 

Reporter les rendez-vous : Reporter les rendez-vous reportable (voir plus bas).

Quitter l’Agenda :

Affichage

Par Jour

La vue pour jour vous permet de voir en détail les rendez-vous d'une journée.

Par semaine

La vue par semaine vous permet d'avoir une vue globale sur la semaine à venir.

Par mois

La vue par mois vous permet d'avoir une vue rapide de votre agenda sur le mois à venir.

Création/Edition d'un rendez-vous

Date début/fin et heure début/fin :  Date et heures du rendez-vous

 vous permet de créer / choisir un client pour le rendez-vous

vous permet de créer / choisir une fiche de travail garage pour ce rendez-vous

vous permet de créer / choisir un devis carrosserie pour ce rendez-vous

vous permet de créer / choisir un dossier de dépannage pour ce rendez-vous.

vous permet de chercher un véhicule dans le stock

 vous permet de dissocier un véhicule et un client dans ce rendez-vous.

Client : Numéro du client

N° plaque : Plaque du véhicule du client

Pour qui : A qui est destiné ce rendez-vous

De qui : De qui est ce rendez-vous

Tâche : tache prévue de ce rendez-vous

N° Devis/Fiche : Numéro de la fiche / du devis carrosserie lié à ce rendez-vous. Le type (Garage, Dépannage , Carrosserie) est indiqué également juste à droite.

Date devis/fiche : Date de la fiche / du devis carrosserie lié à ce rendez-vous

Couleur : Couleur du rendez-vous

Rappel : Si le rendez-vous doit être rappellé à l'avance.

Reporter ce rendez-vous tant qu'il n'est pas terminé : Rendez le rendez-vous mobile dans l'agenda puisqu'il peut être reporté.

Ce rendez-vous est terminé : Ce rendez-vous à reporter est terminé, il ne sera donc plus reporté.

Le client attend son véhicule : A cocher si le client attend son véhicule.

Le client a un véhicule de remplacement : A cocher si le client a un véhicule de prêt.

Rendez-vous à reporter

L'encodage d'un rendez-vous à reporter est identique à l'encodage d'un rendez-vous.

On cochera simplement la case Reporter ce rendez-vous tant qu'il n'est pas terminé. Et on cochera la case "Ce rendez-vous est terminé" lorsque c'est terminé.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de ce système, nous vous invitez à lirecet article qui traite de l'utilisation de l'agenda comme outil de prévision avec report de taches