WinPrest vous permet d'envoyer vos factures au format électronique (PDF et XML FFF)

Comment envoyer vos factures par email à vos clients ?

Paramétrer l'envoi des mails

Afin de pouvoir envoyer des emails via WinPrest vous devez paramétrer vos informations d'envoi d' emails.

Cette rubrique vous explique comment configurer les paramètres d'envoi d' emails.

Paramétrer le texte d’accompagnement de vos factures

Pour paramétrer le texte d'accompagnement, il faut aller dans le menu "Fichiers > Sociétés facturantes"

Dans le texte d'accompagnement, vous pouvez insérer des mots clés via la liste déroulante au dessus du texte à droite, puis en cliquant sur le (V) pour l'insérer où vous voulez.

N'insérez pas votre signature ici, mais plutôt dans la configuration de l'envoi des emails.

Ajout d'un document avec vos conditions de vente aux emails de facturation

Vous pouvez ajouter un document PDF reprenant vos conditions générales. Il faut indiquer l'emplacement et le nom de ce document dans le paramétrage emails de la société facturante:

Paramétrer les clients

Il faut indiquer quels clients souhaitent recevoir leurs factures par email. 

Dans la fiche du client, onglet "Facturation", indiquer la ou les adresses emails des destinataires des factures et cocher la case indiquant que le client veut recevoir ses factures par email.

Conséquence de ce paramétrage ?

Une fois cette case cochée et l'adresse email indiquée, WinPrest va classer les factures que vous ferez à ce client dans le facturier email.

Les factures ne sont donc jamais envoyées dès que vous les sauvez et ceci pour une raison de contrôle.

Dans le menu "Facturation" vous trouverez l'accès à trois facturiers:

Facturier = toutes les factures clients

Facturier email = les factures des clients souhaitant recevoir leurs factures par email

Facturier papier = les factures des clients ne souhaitant pas recevoir leurs factures par email

Facturier email

Le facturier email vous montre les factures à envoyer par email aux clients (en blanc)

Les factures en vert ont déjà été envoyées aux clients

Vous pouvez envoyer une facture ou plusieurs factures en une fois.

Quand plusieurs factures sont sélectionnées elles sont envoyées directement aux clients quand vous cliquez sur le bouton "envoi par email" (bouton @ )

Si vous ne choisissez qu'une seule facture à envoyer, vous aurez la possibilité de modifier le texte d'accompagnement avant l'envoi.

Un écran intermédiaire s'ouvrira pour confirmer l'envoi de la facture

Vous pouvez voir dans cet écran ce que le client recevra ainsi que les pièces jointes.