Généralités

Référence de pièce

Dans CarPack, chaque pièce doit avoir une référence unique, c’est pourquoi il est interdit de créer plusieurs pièces avec des références identiques. Pour les sociétés qui achètent des pièces identiques chez des fournisseurs différents, il existe cependant un moyen de spécifier plusieurs pièces identiques au moyen de la « Référence groupage ». Cette référence, qui sera la même pour des pièces identiques, mais de fournisseurs différents permet de tenir en stock plusieurs pièces. Par contre la référence de la pièce sera elle différente.

Exemple :

Le N° de pièce ou référence doit être unique.
La référence groupage peut être identique.

Les prix

Dans le stock, on distingue trois prix :

• le prix d’achat, c’est le prix auquel vous achetez la pièce ;

• le prix de vente, c’est le prix auquel vous la vendez;

• le PV conseillé, c’est le prix conseillé par l’importateur.
  

Il y a deux manières de gérer les prix dans CarPack :

• Vous êtes concessionnaire ou agent et vous recevez des listes de prix de vente avec des codes remise. Les codes remise permettront de calculer votre prix d’achat automatiquement. Vous travaillez en mode « Remise »

• Vous gérer un stock multi fournisseur ou un comptoir de pièces, vous recevez des prix d’achat et vous appliquez une marge pour facturer vos pièces, dans ce cas, le prix de vente est calculé automatiquement en fonction de votre marge. Vous travaillez en mode « Marge »

La marge ou la remise peut dépendre des familles de pièces de votre stock. Lors de la facturation, le prix peut également dépendre de la famille du client.

Calcul du PMP (Prix Moyen Pondéré)

Vous pouvez demander à CarPack de calculer le PMP des pièces en stock. Ce calcul s'effectue via le menu Utilitaires > Fonctions utiles > Opérations diverses sur le stock. Cochez la case "Calcul du prix moyen pondéré" :

La procédure analyse les entrées des 365 derniers jours et calcule, par pièce:

- le chiffre d'affaire sur base du prix d'achat

- le nombre de pièces achetées

=> Le pmp = le chiffre d'affaire divisé par le nombre de pièces achetées

Entrée – sortie stock

La gestion du stock de pièces dans CarPack permet de tenir un inventaire du stock en temps réel. Les pièces entrent et sortent du stock par différents moyens.

Entrée en stock

• Par la gestion des bons de commande fournisseur (il faut le module achat de CarPack)

• Par la gestion du stock (bouton stock +)

Sortie du stock

• Par les fiches atelier

• Par la facturation directe

• Par les bordereaux de livraison

• Par le module pointage

• Par les dossiers de carrosserie

• Par les dossiers de dépannage

• Par la gestion du stock (bouton stock -)

Les corrections

• Par la gestion du stock (bouton stock + ou stock -)

• Par la fonction de correction d’inventaire

• Par la correction d'écarts de stock (voir le rubrique consacrée à ce sujet)

Les équivalences

Pour une pièce, on peut avoir :

• Un numéro « Remplacé par »

• Un numéro « Remplace le »

• Un numéro « Equivalence »

• Un numéro « Groupage »

Ces 4 informations constituent le moyen de retrouver une pièce et de comparer les différentes informations : stock, prix, fournisseurs, etc. …

Gestion du stock

On accède à la gestion du stock, par le menu général, « Signalétique > Stock pièces » ou par l’icône « Gestion du stock de pièces » dans la barre d’outils principale

Fonctions de la gestion de stock

De gauche à droite :

• Ajouter une nouvelle pièce

• Dupliquer la pièce sélectionnée (vous devrez lui donner une autre référence)

• Modifier

• Supprimer (avec les droits ou le mot de passer et uniquement si la quantité en stock = 0)

• Sélectionner plusieurs pièces pour la suppression

• Informations : historique ou rotation de la pièce

• Publication sur Internet

• Affichage des articles actifs uniquement

• Entrée manuelle stock

• Sortie manuelle stock

• Correction d’inventaire (voir plus bas)

• Transfert d’une quantité de cette pièce vers une autre société

• Recherche approfondie

• Tableau d’équivalence : donne un tableau reprenant toutes les pièces équivalentes

• Recherche par code barre (touche de raccourci F12)

• Stock dans les autres sociétés

• Mise à jour de la date d’inventaire sur « Aujourd’hui »

• Mise à jour de la date d’inventaire d’une famille entière sur « Aujourd’hui »

• Impressions (listing, inventaires, rotations, etc. …)

• Recherche de la pièce dans les catalogues

• Recherche approfondie dans les catalogues

• Sélection de la pièce

• Quitter

Recherches dans le stock

On peut effectuer des recherches via les cases jaunes au-dessus de la liste des pièces. La liste se trie différemment en fonction de la recherche effectuée. Le bouton « Equivalences » permet également de trouver différentes pièces :

La recherche approfondie permet également de trouver des pièces par n’importe quelle zone de la fiche (partie de nom par exemple)

Fiche signalétique de la pièce

La fiche signalétique d'un article comporte 5 onglets:

Onglet Stock

• Numéro de pièce : référence unique de la pièce, cette donnée ne peut plus être modifiée une fois que la pièce est crée.

• La quantité en stock est non modifiable ici, on ne peut le modifier que par les fonctions de modification du stock décrites ici plus haut.

• La famille : détermine le groupe de remise (ou de marge pour les familles qui commencent par %).

• Le type : « Déstockable » pour une pièce dont on gère l’inventaire, « Non déstockable » pour les pièces génériques dont on ne gère pas le stock (la quantité reste toujours à 0).

• Taux de TVA : uniquement à définir pour les pièces avec un taux différent que le taux national (Exemple livres à 6%).

• Prix d’achat, en fonction de la configuration (Remise ou Marge => droits des utilisateurs) on peut soit calculer le prix d’achat (mode Remise) ou calculer le prix de vente (Mode Marge).

• Bloquer cet article : on ne peut plus le facturer.

• Bouton « Générer » : permet de générer une référence de stock unique (utile quand on travaille sur base des référence de groupage).

• Bouton « TipTop » : permet de mettre cette pièce à jour dans les TipTop où elle est utilisée.

• Bouton « Maj » : permet de mettre toutes les pièces de ce groupage à jour avec la fiche en cours.

• Réf.Article Récupel : la référence d’une pièce existant dans le stock à ajouter automatiquement quand la pièce en cours et insérée dans une facture.

Onglet Fournisseur

Permet de sélectionner, ajouter ou modifier un fournisseur

Onglet Photos

Permet d’insérer des photos de la pièce. Utile pour les publications de stock sur Internet

Onglet Rotation

Permet de rapidement voir l’état de rotation de la pièce. On y retrouve également les 5 dernières dates et prix d’achat de la pièce. Le prix moyen pondéré reste à 0 tant qu’on ne lance pas la procédure de calcule de prix moyen pondéré (Menu Utilitaires > Fichier > Modification du stock)

Onglet Groupe

Onglet description

Ajoute une description à l’article

Liaison entre la fiche principale et l'onglet fournisseur

Aucun article dans l'onglet fournisseur

Cela n'a pas d'incidence sur votre utilisation habituelle du programme. Toute l'information se trouve dans l'onglet principal, comme auparavant.

Fiche article classique :

Aucun onglet dans la partie fournisseur :

Un seul article dans l'onglet fournisseur

Ce cas n'arrive en théorie que si vous avez eu à un moment donné plusieurs références dans l'onglet fournisseur, mais que vous les avez ensuite supprimées. Pas de problème à ce niveau, il restera cependant la ligne faisant référence à l'onglet principal. Cette ligne de l'onglet fournisseur n'est alors plus modifiable. C'est donc dans l'onglet principal que vous devrez toujours remplir les informations. Dès que vous sauvez votre fiche, cela met à jour automatiquement les données de la ligne correspondante dans l'onglet fournisseur.

Fiche principale éditable :

Une seule référence dans l'onglet fournisseur :

Je change la référence principale dans la fiche et cela s'applique dans l'onglet fournisseur

Plusieurs articles dans l'onglet fournisseur

La fiche principale se grise en partie et devient la fiche "générale" des articles repris dans l'onglet fournisseur, à partir du moment où au moins deux références se trouvent dans l'onglet fournisseur. Cela implique donc la référence principale et une sous référence au minimum.

Fiche article avec certains champs grisés :

Car il y a deux articles dans la partie fournisseur, dont le premier est la référence principale :

Impossible de supprimer la référence principale :

Opérations sur le stock

Contrôle de l’inventaire

(Version de CarPack minimum: 5.5.9. ed 2)

Chaque année, il convient d’effectuer un contrôle de l’inventaire afin de s’assurer que les quantités en stock renseignées dans CarPack correspondent aux quantités réelles en stock.
Pour vous aider, CarPack dispose de deux informations sur la quantité en stock : la quantité affichée dans la gestion du stock et la quantité calculée sur base de l’historique de la pièce.

Pour diverses raisons (plantage, panne de courant, bug) il se peut que la quantité en stock diffère de la quantité historique.

On peut corriger les écarts via le menu « Utilitaires > Fonctions utiles > Correction des écarts de stock » :

Une fois la procédure terminée, CarPack vous montrera les pièces où une différence existe entre la quantité affichée et la quantité calculée.

Il n'est plus nécessaire de contrôler les écarts de stock avant de faire son inventaire, CarPack le fait maintenant automatiquement.

De même, lors de la correction du stock d'une pièce, la correction d'inventaire est directement calculée, ceci afin de toujours être correct.

La meilleure manière de contrôler l’inventaire est d’utiliser le bouton « Correction inventaire » dans la gestion du stock:

Le tableau de correction d'inventaire apparaît:

Menu de l'écran correction inventaire 

• Ajouter une pièce

• Supprimer les lignes dont l'ancien stock est à 0

• Supprimer une ligne

•  Forcer une date d'inventaire différente de la date du jour (ne pas indiquer une date dans le future !!)

• Importer une série de pièces, un emplacement, une famille, un fournisseur…

• Importer les pièces non inventoriées

• Valider la correction d'inventaire

• Imprimer des listes

• Fermer la fenêtre

Le plus simple est d'importer l'inventaire complet ou emplacement par emplacement ou une famille, ou encore un fournisseur dans le tableau de correction.

Cliquez sur la loupe (Importer des pièces) :

Choisissez le type d'importation que vous souhaiter réaliser. Par emplacement, vous pouvez indiquer un emplacement complet ou le début d’un emplacement.

Si vous laissez les deux zones vides, l'inventaire complet sera importé.

Ensuite, vous pouvez imprimer une liste de comptage en cliquant sur l’imprimante.

Effectuez le relevé des quantités réelles dans votre stock. Quand c'est terminé, indiquez les valeurs réelles du stock dans la colonne "Nouveau stock" (Double-clic, ou ENTER pour entrer en mode saisie, entrez la quantité, puis ENTER pour valider) : 

Vous pouvez aussi, grâce au menu contextuel (clic-droit), recopier toutes les quantités anciennes dans les quantités nouvelles.

Effectuez les recherches de vos pièces en tapant la référence dans la zone recherche ou en scannant la pièce avec votre lecteur code barres. Vous pouvez également en profiter pour corriger l'emplacement si nécessaire.

Vous pouvez quitter cet écran, même si vous n’avez pas terminé et y revenir plus tard, votre liste restera en l’état tant que vous ne l’aurez pas validée avec le V vert.
Une fois validée, la liste est vidée et les quantités sont mise à jour. CarPack retiendra alors la quantité, la date et l'heure de votre contrôle.

Attention, la date et l'heure de votre fin de contrôle doivent être indiquées au moyen du bouton "calendrier" si vous ne valider pas votre inventaire directement et ceci afin de tenir compte des mouvements qui ont été faits depuis votre comptage.

Vous pouvez également ajouter des pièces manuellement dans ce tableau. Le deuxième bouton (calendrier) permet de spécifier la date à laquelle vous avez compté votre stock. Si vous spécifiez une date, CarPack va effectuer un calcul pour indiquer dans la colonne Stock_Old la quantité en stock à la date que vous avez indiqué.

Pièces non inventoriées

Une fois votre inventaire validé, il faut encore importer les pièces non inventoriées, c'est à dire les pièces qui n'étaient pas dans votre liste de comptage, mais où il y avait un stock résiduel (positif ou négatif). 

Dévaluer un Stock

Vous pouvez dévaluer votre stock via la fonction "Mise à jour du stock": dans le menu Utilitaire > Fonction utiles > Mise à jour du stock:

Vous pouvez:

• Dévaluer les pièces non vendues sur un laps de temps

• Dévaluer les pièces dont la référence contient des caractères donnés

• Dévaluer des pièces se trouvant à un (des) emplacement(s)

Introduisez le pourcentage de dévaluation et cliquez sur la disquette pour lancer le processus.

NB: Veuillez bien à ce que personne ne consulte le stock (idéalement être seul dans CarPack)

Historique d’une pièce

La fonction historique permet de voir l’historique ou les rotations d’une pièce () :

Grâce à l’historique, on peut directement voir si la quantité en stock affichée est correcte. Si ce n’était pas le cas, il est possible de remettre la quantité en stock identique à l’historique en cliquant sur le bouton de mise à jour du stock :
L’historique affiche tous les documents où cette pièce apparaît. Les devis apparaissent également, mais ils ne sont pas comptabilisés.

Impression du stock

Via le bouton « Impression », les options suivantes permettent d’imprimer le stock :

Remarque : les options « Articles à commander » et « Articles à commander d’un jour » permettent, si vous avez le module « Achat » de générer automatiquement les bons des commandes des pièces passées en dessous du stock minimum critique.
Remarque : les informations concernant les rotations de pièces ne prennent pas en compte les corrections d’inventaire, mais seulement les entrées-sorties standards.

Inventaire à une date déterminée

Pour obtenir un inventaire à une date déterminée, CarPack effectue un calcul à partir de la quantité actuellement en stock. Il ajoute au stock actuel les pièces vendues depuis la date demandée et il soustrait les pièces achetées depuis la date demandée. Les corrections intervenues sont également prises en compte.