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Il existe 2 manières d'envoyer des rappels:
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Via la gestion des clients (par email)
Avant toute chose, il faut paramétrer l'envoi de mail dans WinPrest: choisissez un client dont le solde est différents de zéro (colonne "Solde Winbooks") et cliquez sur le bouton "email (@)". Tapez le sujet et le texte du rappel ou récupérez un modèle de texte existant.
La mention {REMINDER} sera remplacée par le tableau du relevé de compte du client. Vous pouvez sélectionner cette mention via la zone "Insérer des données". Dans la liste, vous retrouverez "Relevé de compte WinBooks" ou "Relevé de compte WinBooks avec documents en annexe". Quand on clique sur "Prévisualiser" on voit le texte complet mis en forme tel que le recevra le destinataire :
Vous pouvez également sauver le modèle du texte pour une prochaine utilisation en cliquant sur "Sauver modèle", vous devrez alors indiquer un texte pour votre modèle de rappel.
Via le menu Facturation - Rappel Client (email ou papier)
Vous obtenez alors une liste de tous les clients qui ont actuellement un solde différent de zéro. WinPrest prend directement ces informations dans votre comptabilité WinBooks.
nb: ce tableau reprend toutes transaction non lettrées du client. (Factures, notes de crédit et paiements).
On peut donc visualiser ici le contenu des informations reprises dans le rappel.
Par défaut, tous les clients sont sélectionnés. Via le clic-droit un menu contextuel permet de sélection/désélectionner tous les clients.
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Cocher/décocher manuellement les clients.
En (dé)sélectionnant une des transaction d'un client, cela (dé)cochera toutes les transactions du client et ne créera donc pas de rappel pour ce client.
(Winprest ne génèrera pas de rappel pour le client ALPHA dans cet exemple)
Depuis cette liste vous pouvez imprimer les rappels ou les envoyer par email.
Envoi du rappel
Ces boutons vous permettent d'imprimer ou d'envoyer par mail les rappels.
Via l'imprimante: le rappel est généré dans un report et sera imprimé automatiquement
Via Mail: La sélection est mémorisée et Winprest créé un publipostage mail sur base de la sélection:
Il reste à compléter votre email en remplissant le sujet et le texte de votre mail.
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Il est absolument nécessaire d'intégrer la balise {REMINDER} dans le mail:
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Vous pouvez également enregistrer et ensuite récupérer un modèle déjà enregistré. (voir Envoi d'un email à un client )
En cliquant sur "Prévisualiser", on obtient en exemple du mail qui sera envoyé
