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On atteint la gestion des clients par le petit icône ou par le menu « Signalétique > Clients » ou via l'icône l’icone :
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Comme partout dans CarPack, les icônes icones standards peuvent être utilisés pour gérer les clients :
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: Ajouter un nouveau client
: Modifie le client sélectionné (égal au double-click clic sur la fiche client)
: Dupliquer le client sélectionné
: Supprimer un client (Attention, uniquement pour un client qui n’a pas de véhicule, ni d’écriture)
: Gérer les remises spéciales du client (par famille article)
: Connaître le chiffre d’affaire du client
: Recalculer le solde du client
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Quand on vient d’une autre fenêtre (fiche atelier, facture, etc ..) un icône une icone supplémentaire apparaît:
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: Quand le client et le véhicule sont trouvés, il suffit de les sélectionner avec le V vert.
Création d’un client
Encodage manuel
L'onglet
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Principal
Lors de la création d’un client certaines zones à remplir ont une importance pour la suite du travail.
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Nom/Société : la société du client ou le nom du client particulier.
Forme : forme juridique (SA, SPRL, etc)
N°ClientN° Client : référence unique identifiant le client. La référence peut être numérique ou alphanumérique. CarPack vous en propose toujours une, mais vous pouvez la modifier. Attention : ne pas modifier la référence client si CarPack est lié à un logiciel comptable, car la référence ne sera pas changée dans la comptabilité et le client y sera crée une deuxième fois !
Responsable : dans le cas où Nom/Société est une société, le nom de la personne de contact dans cette société (à qui seront personnellement adressées les factures)
Famille : la famille permet d’associer automatiquement le client à un groupe de remise/marge. Cela permet de calculer automatiquement le prix des pièces lors de la facturation.
N°TVAN° TVA : Toujours sous la forme : BE0123456789. La validité des numéros de TVA belge est contrôlée. Si le client n’est pas assujetti, laissez cette zone vide
Échéance : nombre de jours de délais pour le paiement de la facture. (Date facture)
Pays, CP, localité : trois zones : code pays (automatique), code postal et localité. Si vous ne connaissez pas le code postal, indiquez le début de la localité dans la troisième case, puis cliquez sur la loupe. CarPack affichera alors les codes postaux correspondants.
Taux de TVA : impératif. Le code TVA à utiliser pour ce client. Par défaut le code TVA en vigueur de le pays est indiqué. Vous pouvez le modifier.
TVA déductible : à titre informatif, quel pourcentage de TVA le client peut-il récupérer en cas de sinistre
Conducteur de la société : une fiche client peut également concerner le conducteur d’une société. Dans ce cas, indiquer le numéro de client de la société de laquelle cette personne est conductrice.
Client bloqué : si la case est cochée, on ne peut plus faire aucun document pour ce client
Remarque compta : zone de texte libre indiquant par exemple pourquoi le client est bloqué. Cette zone est visible lors de la facturation.
L'onglet
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Contacts
Vous permet d'encoder des contacts liés à ce client ou de les créer sur base de leur carte d'identité.
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Il est possible de cocher une case dans un contact pour qu'il soit automatiquement en copie de l'envoi d'une facture par email :
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L'onglet
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Livraison
Informations de livraison du client.
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L'onglet
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Financier
Cet onglet permet d'encoder des données de facturation financières du client. Ici vous pouvez spécifier si les factures seront automatiquement envoyées au client lors de la facturation, les données bancaires et le chiffre d'affaire annuelle.
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L'onglet documents
Vous Pour que le programme vous propose d’envoyer la facture par email lors de la clôture, il faut indiquer une adresse email et spécifier la méthode d’envoi des factures, cela peut être au format PDF, PDF+XML,…
L'onglet Documents
Vous permet d'ajouter des documents liés à ce client.
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L'onglet
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Suivi
Permet d'ajouter des actions liées à ce client
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L'onglet
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Onglet Email - Emails envoyés
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Cet onglet reprend les emails que vous avez ajouté via l'addin outlook permettant d'l’addon Outlook permettant d'importer des emails.
L’onglet Divers
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Création via une carte d'identité
L'import des cartes d'identité récupère les différents différentes informations signalétiques reprise reprises dans la carte d'identité. La photo d'identité est également importée. Elle est visible dans le signalétique général et dans l'onglet document. Si vous souhaitez assigner une image d'identité à un client, il suffit de rajouter une image IDCARD.JPEG dans l'onglet document du client.
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: Visualiser l’historique du véhicule
: Transférer un véhicule vers un autre client ou vers le stock
: Imprimer diverses listes
: Recherche approfondie dans toutes les zones de la fiche véhicule
: Rechercher des pièces d’occasion sur AutoRecup pour ce véhicule
Visualiser le passeport CarPass Car-Pass du véhicule (si vous n’êtes pas tenu d’envoyer les kilométrages de véhicule à CarPassCar-Pass, l’icône n’apparaît pas).
Voir tous les véhicules (par défaut CarPack affiche les 20 premiers véhicules d’un client pour accélérer les recherches, si vous cliquez sur cet icône, tous les véhicules apparaîtront).
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Insérez ici les photos du véhicule ou de ses dégâts apparents. Facultatif.
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Onglet “Documents”
Contient les différents documents relatif au véhicule
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Onglet « Entretien »
Très important pour les gestionnaires de parcs de véhicules et si vous voulez suivre les entretiens de vos véhicules ou de ceux de vos clients.
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Vous pouvez saisir un libellé pour illustrer l’échéance, mais surtout, vous devrez choisir un « Entretien type » à réaliser. On entend par entretien type, un groupe de tâches voire une seule tâche identifiant le travail à effectuer.
Les périodicités indiquent quand il s’agit d’une tâche récurrente ; pour une tâche unique, laissez ces zones vides. La configuration des entretiens types est souvent réalisée par le gestionnaire général de l’atelier. Cette configuration fera l’objet d’une autre « news ».
Les onglets propres aux poids lourds
Les onglets suivants : poids lourds, pneus, équipements, moteur, électricité, filtres, freins et assurances reprennent des données facultatives mais qu’il est conseillé de remplir au mieux afin d’avoir à sa disposition toutes les informations concernant le véhicule.
Ces onglets sont souvent composés de « Listes déroulantes » dans lesquelles sont prédéfinies les réponses possibles.
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Pour configurer ces listes, il faut aller dans le menu « Listes globales »
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Vous pourrez alors ajouter, modifier ou supprimer des éléments de la liste déroulante choisie.
Attention quand vous supprimer un élément, si cet élément est utilisé dans certains véhicules, il ne sera plus accessibleLa configuration des entretiens types est souvent réalisée par le gestionnaire général de l’atelier. Cette configuration fera l’objet d’une autre « news ».
Les recherches
L’écran des clients permet d’effectuer des recherches directes sur :
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A partir de cette prévisualisation, il est possible d’imprimer la liste (2ième icôneicone) ou de la sauver (3ième icôneicone).
Imprimer:
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Sauvegarder :
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Plusieurs formats de fichiers sont disponibles pour la sauvegarde (Excel Format, Hypertext Mark-Up Language (HTML 3.2), PDF format, Rich Text Format (RTF Word 6.0/95, Rich Text Format (RTF Word 97), Text Format). Après avoir cliqué sur OK vous devrez encore spécifier l’endroit où sauver le fichier.
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