SOMMAIRE
| Sommaire |
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Concept général
La numérotation des documents dans CarPack et plus particulièrement des factures
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est liée à des journaux comptables.
On pourra ainsi au niveau d'un logiciel comptable répartir les différents types de ventes et les achats dans des journaux bien distincts.
Si vous avez une version antérieure à la version 5.9.3, voyez la rubrique concernant l’ancienne méthode de modification des compteurs en bas de cette page.
Type de documents
Dans CarPack on distingue les types de documents suivants:
01 - Facture
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Garage
02 - Facture Véhicule
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Neuf
03 - Bon de commande client
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garage
04 -
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Divers
05 - Facture Véhicule
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Occasion
06 - Bordereau
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garage
07 - Facture
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Carrosserie
08 - Facture
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Dépannage
09 - Devis
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garage
10 - Garantie
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garage
11 - Interne
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garage
12 - Facture Véhicule de
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Remplacement
13 - Note de crédit
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garage
14 - Facture Véhicule Occasion
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Marge
15 - Note de crédit
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carrosserie
16 - Facture
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Achat
17 - Interne
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carrosserie
18 - Garantie
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carrosserie
99 - Journal inactif
Pour chacun de ces types, il peut y
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avoir un compteur de numérotation différent.
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Peu importe que vous travailliez avec ou sans compteurs mais en aucun cas vous ne pouvez avoir la même numérotation dans une même année. Vous ne pouvez donc pas par exemple avoir une numérotation commençant à 1 pour vos ventes véhicules et vos ventes de pièces. A vous donc d'adapter vos compteurs en conséquences
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Par exemple, pour une meilleure clarté, on ne mélangera pas la vente des pièces, des véhicules neuf ou d'occasion.
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Mais il est tout à fait possible pour vous de travailler avec un seul journal général de ventes
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Nous diviserons donc cet articles entre 2 cas :
- Une utilisation de CarPack sans journaux comptables spécifiques via les compteurs de numérotation.
- Une utilisation de CarPack avec seulement des journaux spécifiques ou le mélange des deux.
Utilisation sans journaux comptables spécifiques (Compteurs de numérotation)
Dans CarPack
Lorsque l'on travaille sans journaux spécifiques, la gestion des compteurs est centralisée à un seul et même endroit.
Rendez-vous donc dans la gestion des compteurs via le menu Utilitaires> Configuration générale > Compteurs de numérotaton
Cette fenêtre vous permet donc d'indiquer les numérotations que vous souhaitez adapter à vos documents. A chaque document créé, le compteur concerné sera incrémenté de 1. On remarque différents groupes de compteurs :
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Carrosserie : Concerne tous les documents liés à la carrosserie. Pour ce qui concerne la numérotation des plots, nous vous invitons à lire cet article.
Dépannage : Concerne la numérotation des factures, notes de crédit et dossier de dépannage.
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en créant plusieurs journaux avec le même code journal.
Accès aux compteurs
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Compteurs de documents et journaux
C'est la version actuelle de CarPack. Il y a un journal pour chaque type de document.
La gestion des journaux se trouve dans le menu "Utilitaires > Configuration générale > Compteurs de documents et journaux :
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Cet écran montre un exemple de configuration des compteurs.
Pour modifier un compteur cliquez sur le crayon pour ouvrir la fiche.
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Trier la liste Vous pouvez cliquer sur les colonnes du tableau pour trier la liste, par exemple en cliquant sur la colonne N°Facture, vous trier la liste par numéro. |
Le journal est utilisé dans le transfert vers la comptabilité, il faut donc utiliser le même que dans votre logiciel comptable.
Si vous souhaitez n’avoir qu’un seul compteur pour différents types de documents (déconseillé) vous pouvez indiquer le même numéro de compteur
Compteurs divers
Utilitaires >Configuration générale > Compteurs divers
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Les compteurs grisés sont amenés à disparaître car ils ne sont plus utilisés.
Stock véhicule : il s'agit de compteurs pour l'attribution de
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références garagistes à la création de vos véhicules
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;
Signalétique :
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il s'agit du compteur pour attribuer un numéro au client
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;
Stock pièces :
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il s'agit d'un compteur qui peut être utilisé lors de l'attribution automatique de codes barres dans le stock de pièces. Il faut pour cela avoir préalablement activé l'attribution automatique d'un code
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barre dans les informations de la société
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(
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via le
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menu Utilitaires > Configuration générale
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Si vous souhaitez travailler avec un seul et unique compteur pour vos factures, il ne vous faudra remplir que la première case "N° facture client ou compteur unique" en laissant bien les autres cases de numérotation de facture à 0. Si l'un des autres cases est rempli, ce compteur deviendra alors le compteur des factures garages uniquement.
Liaison avec mon logiciel comptable
Si vous travaillez avec un logiciel comptable lié à CarPack et que vous travaillez avec cette configuration, vous serez certainement amené à indiquer des journaux généraux englobant vos ventes et autres documents.
Cela peut être configuré via le menuUtilitaires > Transfert vers la comptabilité > Configuration. Puis en allant dans l'onglet journaux
Dans cet exemple, toutes les ventes sont par exemple regroupées dans le journal VEN.
Utilisation avec journaux comptables
La gestion des journaux se trouve dans le menu Utilitaires > Configuration > Journaux supplémentaires
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> Configuration des sociétés) :
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Compteurs complémentaires
Il s’agit de compteurs spécifiques à certaines listes déroulantes ou identifiants signalétiques. Normalement, vous ne devez rien y modifier.
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Utilisation sans journaux comptables spécifiques (Compteurs de numérotation, version antérieure à la 5.9.3)
Les anciennes versions de CarPack n’utilisaient pas de journaux. Un écran général avec les compteurs se trouvait dans le menu “Utilitaires > Configuration générale > Compteurs de numérotation”
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Cette fenêtre vous permet donc d'indiquer les numérotations que vous souhaitez adapter à vos documents. À chaque document créé, le compteur concerné sera incrémenté de 1. On remarque différents groupes de compteurs :
Garage : concerne tous les documents liés au module garage (Devis, bordereaux, factures, ...);
Carrosserie : concerne tous les documents liés à la carrosserie. Pour ce qui concerne la numérotation des plots, nous vous invitons à lire cet article ;
Dépannage : concerne la numérotation des factures, notes de crédit et dossier de dépannage;
Comptabilité : il s'agit de compteurs pour la numérotation de vos factures d'achats fournisseurs et de vos bons de commandes;