Configuration

Pour activer le module FMS, vous devez configurer vos accès dans votre paramétrage.

Pour se faire:

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Principe de fonctionnement

Chaque fois que vous encodez un prêt, CarPack enverra les informations au système de la Police afin que si une amende doit être envoyé, la police puisse envoyer cela directement au chauffeur responsable plutôt qu'au propriétaire du véhicule.

Encodage d'un prêt

Certains informations sont obligatoires afin d'être communiquées à la Police.

• Le prénom et le nom du client. (Fiche client)
• La date de naissance du client. (Fiche client)
• La plaque du véhicule fourni au client. 
• Les dates et heures de début et de fin du prêt. 

Certaines données complémentaires peuvent être communiquées afin de faciliter le travail de la Police :

• Le code postal du client. (Fiche client)
• Le numéro du permis de conduire (Fiche client)

Si ces informations ne sont pas reprises dans la fiche du client, vous serez notifié à la sauvegarde du prêt

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Ecran de gestion

En fonction de la taille de l'entreprise, il vous est conseillé d'envoyer les données une fois par semaine (pour les petites structures) où une fois par jour (pour les grosses structures).

Pour se faire, rendez-vous dans le planning de prêt et cliquez sur le petit oeil Image Removed

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Envoyer et recevoir les statuts

La communication des données se fait en deux étapes:

Envoyer

1. CarPack génère un fichier contenant les données de vos prêts
2. CarPack transmets à la plateforme le fichier généré. 
3. Les données envoyées sont affichées dans l'écran de gestion avec le status "P" (pending = en attente). 

Lire

1. Toutes les minutes, la plateforme va lire les fichiers déposés et générer un fichier de réponse concernant les données envoyer. Indiquant si celles-ci sont valides ou incorrectes.
2. CarPack se connecte au serveur et récupère ces fichiers
3. CarPack analyse ensuite les retours
   1. Si une erreur a été rencontrée, le statut passe à "E" (Errror = erreur) et un code d'erreur ainsi qu'une description de l'erreur sont ajoutés.
   2. Sinon, l'information passe au statut "V" (Validated = validé).

Attention, il est important que lorsque vous procédez à un envoi, vous procédiez également à la récupération des statuts envoyés.

En effet, si CarPack ne connait pas le statut chez FMS, cela génèrera des problèmes en cas d'adaptation d'un prêt dans CarPack. 

Assurez-vous toujours qu'aucune ligne de reste à l'état P pour "Pending".

Adaptation d'un prêt

Dans le cas ou vous modifiez un prêt dans CarPack, cela devra être indiqué à la plateforme. 

CarPack doit réaliser cela en deux étapes :

1. Annuler les données qui aurait été précédement envoyées en les mettant à jour en indiquant la date et l'heure de fin = la date et l'heure de départ
2. Renvoyer les nouvelles données.

Ces deux opérations seront transparentes dans CarPack mais cela pourra expliquer la multiplication des lignes au niveau de l'écran de gestion.

Chaque communication avec la plateforme est en effet visible.

Par exemple, 

La deuxième colonne indique l'id du prêt, on peut voir ci-dessous que le prêt N°19 a été mis à jour à plusieurs reprises.

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Cas 1

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Configuratie

Om de FMS module te activeren, moeten de toegangen ingevuld worden in de parameters:

1. Ga in het menu Extra > Algemene Configuratie > Mijn parameters. 
2. In het tabblad DMS verbinding, vul uw gegevens in gekregen door FMS.
   
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3. Opslaan.

Werkingsprincipe

Elke keer dat een huur ingevuld word in Carpack, worden deze gegevens naar de politie verzonden om de boetes rechtstreeks naar de bestuurder te sturen i.p.v. de eigenaar van het voertuig.

Ingave van de huur

Sommige gegevens zijn noodzakelijk om naar de politie doorgestuurd te kunnen worden.

• De voornam en naam van de klant (Klantfiche)
• De geboortedatum van de klant (klantfiche)
• De plaatnummer van het voertuig
• De datums en uren van begin en einde van de huur. 

Sommige bijkomende gegevens kunnen nog doorgegeven worden om het werk van de politie te vergemakkelen :

• De postcode van de klant. (Klantfiche)
• Het rijbewijsnummer (Klantfiche)

Indien deze gegevens niet in de klantfiche zijn, verschijnt de volgende boodschap bij het opslaan van de huur.

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Beheerscherm

Afhankelijk van de maat van het bedrijf, is het aangeraden de gegevens één keer per week te verzenden (kleine structuur) of één keer per dag (grote structuur)

Daarvoor, open de huurplanning en clique op het oog Image Added

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Statuten verzenden en verkrijgen

Opgelet: om problemen te vermijden is het aangeraden om de bestanden na te kijken om zeker te zijn dat de status "P" niet voorkomt. 

Zorg altijd ervoor dat geen lijn op "P" voor Pending blijft staan.

Het gebeurt in twee stappen:

Sturen

1. CarPack schept een bestand met de gegevens van de huren
2. CarPack verzend het bestand naar FMS. 
3. De verzonden gegevens verschijnen in het statusscherm met de status "P" (pending = in afwachting). 

Lezen

1. Elke minuut worden de verzonden bestanden gelezen en een antwoord bestand geschept.  De gegevens zijn juist of niet.
2. CarPack sluit zich aan en download het antwoord bestand.
3. CarPack analyseerd het antwoord bestand
   1. Bij een fout, wordt de status "E" (Error = fout) en een foutmelding wordt toegevoegd
   2. De status wordt "V" (Validated = gevalideerd).

Aanpassing van een huur

Elke aanpassing van een huur wordt automatisch doorgegeven aan FMS. 

Dit is transparant in CarPack maar zal verschillende lijnen toevoegen.

Bijvoorbeeld, 

De tweede kolom behoudt de Id nummer van de huur.  Hieronder zien wij dat de huur 19 verchilende keren gewijzigd werd.

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Geval 1

1. De huur wordt verzonden met volgende gegevens: 30/08 van 03:45 tot 11:00 maar u krijgt een foutmelding.
2. De huur wordt gewijzigd en het vertrekuur wordt 04:00.
3. De huur wordt geschrapt in CarPack, de vorige lijn wordt op status C gesteld ("Cancelled on FMS"=geannuleerd bij FMS) en de error code van de lijn gesteld op "DEL" voor Deleted = verwijderd.
4. Een nieuwe verzending is gemaakt om de verwijdering te valideren (met een identieke vertrek en terug)
5. het is gevalideers bij FMS en de lijn is dus op status "V" ("Validated" = validégevalideerd).

Cas 2

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Geval 2

1. Een nieuwe huur word opnieuw ingegeven en heeft de Id nummer van de vorige overnomen : Vertrek de 31/08 om 04:45 en terug de 31/08 om 14:00.
2. Il a été communiqué et validé par Verzonden en valideerd bij FMS.
3. Le prêt a été modifié, les données de départ et de retour ont été adapté. Du coup, la ligne validée a été annulée (Statut De huur is gewijzigd, de gegevens van vertek en terug aangepast.  De gevalideerde lijn is geanuleerd (Status "C", et en error code "MODIF" pour voor "modifiégewijzigd").
4. Une  ligne a été communiquée pour annuler ce précédent envoi, avec l'heure de fin = l'heure de départ Een lijn wordt verzonden om de verleden verzending te anuleren met terug uur = vertrek uur (04:45). Cette annulation a été validée par FMS De annulatie is door FMS gevalideerd (Statut "V").Une ligne avec les nouvelles données a été transmises, la date de
5. départ est la même, mais les heures sont désormais 09:00 et 18:15. Cette nouvelle information a été validée par FMS Een lijn met de nieuwe gegevens wordt verzonden.  de vertrek uur is dezelde maar de uren zijn nu 09:00 en 18:15. Deze gegevens worden door FMS gevalideerd (Statut "V").

Gestion des erreurs

Dans le cas ou une erreur est rencontrée, vous pouvez simplement corriger le prêt conformément à ce qui vous est transmis par la plateforme.

Pour se faire,  il suffit de double-cliquer sur la ligne concernée pour adapter le prêts.

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Foutenbeheer

In geval dat één of meerdere fouten optreden, kan de huur gewoon verbeeterd worden zoals doorgegegevn door FMS.

Daarvoor, dubbel-click op de lijn om ze te wijzigen.

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