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Le planning des véhicules de remplacement vous permet de visualiser de manière rapide les disponibilités de vos véhicules de remplacement. Ce planning est également disponible depuis les dossiers de carrosserie et le fiche atelier garage.
Les véhicules prêtés ou loués peuvent ensuite être éventuellement facturé facturés via le module facture carrosserie ou facture garage.
Fonctionnement du planning
Pour ajouter un prêt de véhicule, il faut dessiner un rectangle avec la souris en regard du véhicule souhaité et du nombre de jours souhaités pour le prêt.
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Pour sélectionner un prêt existant, il faut cliquer une fois dans le cadre du prêt.
Barre d'outils
pour Pour ajouter un nouveau prêt de voiture, équivalent à dessiner un cadre dans la zone zouhaitée
pour dupliquer un prêt de véhicule. Il faut tout d'abord sélectionner le prêt à dubliquer en cliquant une fois sur le cadre à sélectionner.
Ajouter une absence
Pour modifier un prêt de véhicule. Equivaut Équivaut au double-click clic sur un cadre de prêt.
pour Pour supprimer le prêt acutellement actuellement sélectionné.
pour Pour revenir un jour, une semaine ou un mois en arrière suivant le type de vue active
pour Pour avancer de un jour, une semaine ou un mois suivant le type de vue active
pour Pour aller à un jour précis
pour Pour activer la vue "jour"
pour Pour activer la vue "semaine" puis avec un deuxième click clic la vue "mois"
pour Pour effectuer une recherche sur un véhicule (plaque) et une date précise.
pour
Filtrer sur un groupe
Pour imprimer différents rapports , tel telle que la convention de prêt par exemple (il faut alors sélectionner au préalable le prêt de véhicule).
pour
Envoyer un email
Ajouter un document à un email : convention de prêt, facture
Envoyer un sms
Approuver le prêt d'un véhicule
Pour imprimer un courrier concernant un procès.
pour Pour facturer les véhicules loués mensuellement.
fermer
Reporter les rendez-vous non terminés
Envoyer les données au service FMS
Convention de prêt de véhicule de remplacement
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Pour configurer la convention de prêt, il faut eller aller dans le menu "Utilitaires > Impressions > Définition de la convention de prêt"Configuration du document des prêts de véhicules".
Si vous souhaitez utiliser un document Word existant, il suffit de le sauver dans le dossier "DOCBASE" (C:\CarPack\Data_CarPack\docbase) des données de CarPack. Il faut également que son nom commence par "CONV_".
Par exemple: CONV_Convention de prêt.rtf. Remarquez que le document Word doit être enregistré au format RTF (Rich Text Format)
CarPack est fourni ave avec quelques documents afin de vous donner des exemples d'utilisation.
Pour connaître la liste des codes utilisables, cliquez ici.
Exemple dans Word:
Encodage d'un prêt de véhicule
L'écran d'encodage permet de spécifier les paramètres du prêt ou de location du véhicule.
Barre d'outils
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Si on vient des dossiers ou de la fiche atelier, cette zone est automatiquement remplie. Sinon, il faut indiquer le client ou la plaque de son véhicule. On peut également renseigner un conducteur, dont la fiche doit exister dans le signalétique client.
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Carburant départ et carburant retour: on indique souvent ici 1,2,3 ou 4 pour 1/4, 2/4, 3/4 ou 4/4.
Case "Facturation mensuelle" pour les locations long terme, permet de facturer le véhicule de manière mensuelle.
Raison du prêt: liste déroulante à paramétrer dans le menu "Signalétique > Listes > Général > Listes globales > Raison de prêt VR"
Paiement par et payé par: liste déroulante des moyens de paiement à paramétrer dans "Signalétique > Listes > Général > Listes globales > Type de paiement"
Cadre Facturation / Tarif
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Cette option permet de facturer de manière mensuelle des locations long termes. L'option est associée à la "Date dernière facture" qui permet de déterminer quand doit avoir lieu la prochaine facturation du véhicule. Pour un début de location en cours de mois, indiquez la date de début du contrat dans la date de dernière facture. Un pro-rata prorata du nombre de jours restant restants est alors comptabilisé dans la première facture.
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Dans certaine structures il peut s'avérer nécessaire de demander des approbations lors de la réservation de véhicules de remplacement.
Voyez la rubrique "Approbation des véhicules de remplacement" pour connaître ce fonctionnement spécifique.