SOMMAIRE
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Concept général
La numérotation des documents dans CarPack et plus particulièrement des factures est liée à des journaux comptables.
On pourra ainsi au niveau d'un logiciel comptable répartir les différents types de ventes et les achats dans des journaux bien distincts.
A partir de Si vous avez une version antérieure à la version 5.9.3 vous pouvez voir le point "Utilisation avec journaux comptables" ici plus bas, voyez la rubrique concernant l’ancienne méthode de modification des compteurs en bas de cette page.
Type de documents
Dans CarPack on distingue les types de documents suivants:
01 - Facture Garage Garage
02 - Facture Véhicule Neuf Neuf
03 - Bon de commande client garage garage
04 - Divers Divers
05 - Facture Véhicule Occasion Occasion
06 - Bordereau garage garage
07 - Facture Carrosserie Carrosserie
08 - Facture Dépannage Dépannage
09 - Devis garage garage
10 - Garantie garage garage
11 - Interne garage garage
12 - Facture Véhicule de Remplacement Remplacement
13 - Note de crédit garage garage
14 - Facture Véhicule Occasion Marge Marge
15 - Note de crédit carrosserie carrosserie
16 - Facture Achat Achat
17 - Interne carrosserie carrosserie
18 - Garantie carrosserie carrosserie
99 - Journal inactif
Pour chacun de ces types, il peut y a avoir un compteur de numérotation différent.
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Vous ne pouvez avoir la même numérotation dans une même année.
Vous ne pouvez donc pas par exemple avoir une numérotation commençant à 1 pour vos ventes véhicules et vos ventes de pièces.
A vous donc d'adapter vos compteurs en conséquences
Par exemplePar exemple, pour une meilleure clarté, on ne mélangera pas la vente des pièces, des véhicules neuf ou d'occasion. Maintenant,
Mais il est tout à fait possible pour vous de travailler avec un seul journal général de ventes et par conséquent de ne le configurer que dans le transfert comptable.
Nous diviserons donc cet articles entre 2 cas :
- Une utilisation de CarPack sans journaux comptables spécifiques via les compteurs de numérotation (version antérieure à la version 5.9.3)
- Une utilisation de CarPack avec seulement des journaux spécifiques (version supérieure ou égale à la 5.9.3)
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en créant plusieurs journaux avec le même code journal.
Accès aux compteurs
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Compteurs de documents et journaux
C'est la version actuelle de CarPack. Il y a un journal pour chaque type de document.
Si vous avez une vérsion égale ou supérieure, vous pouvez voir le point "Utilisation avec journaux comptables"
Accès aux compteurs depuis le menu principal depuis la version 5.9.3
Utilisation sans journaux comptables spécifiques (Compteurs de numérotation, version antérieure à la 5.9.3)
Lorsque l'on travaille sans journaux spécifiques, la gestion des compteurs est centralisée à un seul et même endroit. Rendez-vous donc dans la gestion des compteurs via le menu "'Utilitaires> Configuration générale > Compteurs de numérotation" :
Cette fenêtre vous permet donc d'indiquer les numérotations que vous souhaitez adapter à vos documents. À chaque document créé, le compteur concerné sera incrémenté de 1. On remarque différents groupes de compteurs :
Garage : concerne tous les documents liés au module garage (Devis, bordereaux, factures, ...);
Carrosserie : concerne tous les documents liés à la carrosserie. Pour ce qui concerne la numérotation des plots, nous vous invitons à lire cet article ;
Dépannage : concerne la numérotation des factures, notes de crédit et dossier de dépannage;
Comptabilité : il s'agit de compteurs pour la numérotation de vos factures d'achats fournisseurs et de vos bons de commandes;
A partir de la version 5.9.3
Utilitaires > >Configuration générale > Compteurs divers
Stock véhicule : il La gestion des journaux se trouve dans le menu "Utilitaires > Configuration générale > Compteurs de documents et journaux :
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Cet écran montre un exemple de configuration des compteurs.
Pour modifier un compteur cliquez sur le crayon pour ouvrir la fiche.
| Astuce |
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Trier la liste Vous pouvez cliquer sur les colonnes du tableau pour trier la liste, par exemple en cliquant sur la colonne N°Facture, vous trier la liste par numéro. |
Le journal est utilisé dans le transfert vers la comptabilité, il faut donc utiliser le même que dans votre logiciel comptable.
Si vous souhaitez n’avoir qu’un seul compteur pour différents types de documents (déconseillé) vous pouvez indiquer le même numéro de compteur
Compteurs divers
Utilitaires >Configuration générale > Compteurs divers
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Les compteurs grisés sont amenés à disparaître car ils ne sont plus utilisés.
Stock véhicule : il s'agit de compteurs pour l'attribution de références garagistes à la création de vos véhicules;
Signalétique : il il s'agit du compteur pour attribuer un numéro au client;
Stock pièces : il il s'agit d'un compteur qui peut être utilisé lors de l'attribution automatique de codes barres dans le stock de pièces. Il faut pour cela avoir préalablement activé l'attribution automatique d'un code barre dans les informations de la société (via le menu menu Utilitaires > Configuration générale > Configuration des sociétés) :
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| Info |
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Information Si vous souhaitez travailler avec un seul et unique compteur pour vos factures, il ne vous faudra remplir que la première case "N° facture client ou compteur unique" en laissant bien les autres cases de numérotation de facture à 0. Si l'une des autres cases est remplie, ce compteur deviendra alors le compteur des factures garages uniquement. |
Liaison avec mon logiciel comptable
Si vous travaillez avec un logiciel comptable lié à CarPack et que vous travaillez avec cette configuration, vous serez certainement amené à indiquer des journaux généraux englobant vos ventes et autres documents.
Cela peut être configuré via le menu "Utilitaires > Transfert vers la comptabilité > Configuration". Puis en allant dans l'onglet journaux :
Dans cet exemple, toutes les ventes sont par exemple regroupées dans le journal VENTES.
Utilisation avec journaux comptables
C'est la version actuelle de CarPack. Il y a un journal pour chaque type de document.
La gestion des journaux se trouve dans le menu "Utilitaires > Configuration générale > Compteurs de documents et journaux :
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Compteurs complémentaires
Il s’agit de compteurs spécifiques à certaines listes déroulantes ou identifiants signalétiques. Normalement, vous ne devez rien y modifier.
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Utilisation sans journaux comptables spécifiques (Compteurs de numérotation, version antérieure à la 5.9.3)
Les anciennes versions de CarPack n’utilisaient pas de journaux. Un écran général avec les compteurs se trouvait dans le menu “Utilitaires > Configuration générale > Compteurs de numérotation”
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Cette fenêtre vous permet donc d'indiquer les numérotations que vous souhaitez adapter à vos documents. À chaque document créé, le compteur concerné sera incrémenté de 1. On remarque différents groupes de compteurs :
Garage : concerne tous les documents liés au module garage (Devis, bordereaux, factures, ...);
Carrosserie : concerne tous les documents liés à la carrosserie. Pour ce qui concerne la numérotation des plots, nous vous invitons à lire cet article ;
Dépannage : concerne la numérotation des factures, notes de crédit et dossier de dépannage;
Comptabilité : il s'agit de compteurs pour la numérotation de vos factures d'achats fournisseurs et de vos bons de commandes;