Généralités
La gestion du dépannage est un module spécifique de CarPack. Il a été spécialement conçu pour les dépanneurs de véhicules.
Ce module est composé de:
- une grille de tarifs
- une grille de coéfficients de majoration (pour les dépannages du soir, du week-end et des jours fériés)
- une gestion des dossiers ou missions de dépannage
- une facturation des dossiers
Un dossier de dépannage est composé, entre autres, de:
- un client à qui est déstiné la facture
- un client ou une personne dépannée
- les lieux de départ, de dépannage et de retour
- une grille de tarifs où des postes clés peuvent être complétés: Forfait kilométrique, kilomètres, main d'oeuvre, prise en charge, travail au treuil, entreposage et immobilisation de la dépanneuse.
- articles du stock à facturer en plus du dépannage
- ouvriers travaillant sur cette mission
Gestion des tarifs
Les clients des dépanneurs sont souvent des compagnies comme Ethias, Touring, Inter-Partner, Europ-Assistance, etc... Ces clients ont leurs propres tarifs qu'ils imposent aux dépanneurs.
La gestion des tarifs (et des coéfficients de majoration) permet au dépanneur d'encoder les tarifs imposés (et également les siens) dans CarPack.
Pour accéder à la gestion des tarifs, il faut aller dans "Signalétiques > Listes > Dépannage > Tarifs dépannage"
On peut créer ici autant de ligne de tarifs qu'on le souhaite.
Il y a 7 types de lignes de tarif:
- K: kilomètres
- P: prise en charge
- T: travail au treuil
- M: main d'oeuvre
- F: forfait kilomètres
- E: entreposage
- I : immobilisation dépanneuse
Ces types sont ceux que l'on retrouve dans l'onglet prix du dossier dépannage.
Pour un dossier dépannage, on n'est pas obligé d'utiliser tous les types.
Conseil: organisez vos tarif en commençant le libellé par le nom de la compganie pour les retrouver plus facilement:
Ici, nous voyons un exemple de tarif pour MONDIAL ASSISTANCE qui est une compagnie qui travaille au forfait kilométrique.
Ajout/modification d'un tarif
Vous devez définir le type, le libellé et le prix unitaire.
Coéfficients de majoration
Les coéfficients permettent de définir des majorations à appliquer aux différents tarifs en fonction des soirées, week-end, dimanche et jours fériés.
Pour gérer les coéfficients de majoration, il faut aller dans <u>"Signalétique > Listes > Dépannage > Coéfficients de majoration de dépannage"
Il faut créer une ligne dans ce tableau par compagnie. Ainsi pour chaque compagnie (ou tarif personnel) on pourra définir les critères d'application des majoration.
Nous avons 4 critères de majoration:
- Soir: on détermine de quelle heure à quelle heure se déroule la période "soir'
- Nuit: idem pour la nuit
- Samedi: idem
- Dimanche et jours fériés: idem
On n'est pas obligé de définir tous les critères, cela est fonction de la compagnie
Ajout/modification d'un coéfficient
Ensuite, il faut définir sur quel type de tarif doivent s'appliquer les majorations.
Ainsi, pour un dossier de dépannage pour "MONDIAL +1,5T" ,si le dépannage à lieu le samedi, un majoration de 50% sera appliquée, si le dépannage à lieu un jour de la semaine après 19h00, la majoration sera de 25%.
Paramétrage des libellés
Ce paramétrage permet de définir l'ordre et la dénomination des types de tarif sur le layout de la facture. Pour cette configuration, il faut aller dans "Signalétiques > Listes > Dépannages > Configuration des libellés"
Vous pouvez ainsi personnaliser le layout de votre facture suivant vos besoins.
Gestion des dossiers de dépannage
Le menu "Dépannage" vous permet d'accéder à la gestion des dossiers de dépannage et à l'encodage rapide d'un dossier.
C'est depuis cette fenêtre que l'on peut (dans l'ordre des icônes):
- créer un dossier de dépannage
- dupliquer un dossier de dépannage
- modifier un dossier de dépannage
- supprimer un dossier de dépannage
- filtrer les dossiers (ne voir que les facturés ou les non facturés ou tous les dossiers)
- recherche approfondie dans les dossiers
- facturation du dossier de dépannage
- importation Europ-Assistance (fichier XML)
- envoi à Europ-Assistance (XML)
- importation facture MONDIAL
- envoi d'un sms au chauffeur (dépanneur) ou au client
- mise à l'agenda d'un dossier
- impressions diverses
- quitter la gestion de dépannage
Ajout/modification d'un dossier de dépannage
La fenêtre d'édition des dossiers de dépannage comporte 6 onglets.
Onglet principal
On déterminer ici les informations générales du dossier: client à acturé, client dépanné, lieux de dépannage...
Remarque: il ne faut pas compléter les informations dans les zones rouges (elles seront complétées automatiquement)
Onglet informations
Informations diverses concernant ce dossier. Pour les dossiers Euro-Assistance, il faut compléter les code panne, cause et raison du remorquage.
Onglet Prix
La partie la plus importante du dossier de dépannage, car c'est ici que l'on va définir les prix.
La partie du haut montre les "Sorties" de la dépanneuse. Habituellement, il n'y aura qu'une seule ligne, mais dans certains cas, la dépanneuse va chercher un véhicule, le ramène au garage et le lendemain le reprend et va le déposer dans un autre garage. Il y a alors une deuxième sortie, et donc un deuxième prix calculé.
Encodage d'une sortie de la dépanneuse
Le "Tarif/Coéfficient" permet de choisir le type de majoration à appliquer.Il faut ensuite préciser la date, l'heure début et l'heure fin du dépannage.
Précisez ensuite les différentes lignes de tarif à comptabiliser. CarPack calculera autmatiquement le prix (en ajoutant une majoration si il y a lieu de le faire)
Vous pouvez intervenir sur les zones Qtt dans certains postes, pour les autres, il s'agit de forfaits.
Onglet ouvriers
Permet de spécifier quel chauffeur à effectué le dépannage (pour les statistiques)
Onglet documents
Permet d'ajouter des documents (mails, pdf, Excel, Word, etc...) à votre dossier.
Onglet rendez-vous
Permet de visualiser ou d'ajouter des rendez-vous dans l'agenda concernant ce dossier de dépannage.