L'outil de reporting

Report Pro est l’outil de reporting de WinPrest. C’est un outil très puissant qui offre un nombre important de possibilités.

Un petit mot au sujet de l’organisation des reports (fichiers .RPT) dans nos applications. Dans les données, vous trouverez les 6 répertoires suivants :

• RPTSTDFR qui contient les reports standards francophones.
• RPTSTDNL qui contient les reports standards néérlandophones.
• RPTSTDDE qui contient les reports standards germanophones.
• RPTFR qui contient les reports personnalisés francophones.
• RPTNL qui contient les reports personnalisés néérlandophones.
• RPTDE qui contient les reports personnalisés germanophones.

Quand vous voulez modifier un report, l’original est copié dans le répertoire RPTFR ou RPTNL et vous travaillez sur ce report là. En cas de facturation multilingue, suivant la langue du client, le programme prendra le report qui se trouve dans RPTFR, RPTNL ou RPTDE.

Quelques repères:

L’explication du fonctionnement de Report Pro est entièrement décrite dans le fichier d’aide : Rp2Dsn32.hlp qui se trouve dans le c:\Program files\WinPrest\

Les bandes : ce sont les barres grises horizontales qui définissent les différentes parties du report. Les éléments contenus dans une bande sont affichés au-dessus de la bande.

• Entête page
• Groupe Hdr (l’entête de groupe – group header) (facultatif)
• Corps de page
• Groupe Ftr (la fin du groupe – group footer) (facultatif)
• Bas de page (le bas de page est imprimé en bas de chaque page)
• Sommaire (le sommaire est imprimé après la dernière ligne du report)

La règle : est la bande grise du bord gauche, elle est par défaut en inches, mais avec un click droit dessus, vous pouvez la remettre en cm.

Les sections : sont les différentes parties du report. Elles sont représentées par le « §1: Standard » en dessous à gauche du report. Un click droit sur la section permet de configurer notamment : les propriétés de la page (dimension, marges, papier, etc…) mais également les tables à utiliser dans le report.

Les fichiers des factures

Avant de pouvoir faire un layout de facture, il est important de connaître et de comprendre les fichiers disponibles dans celui-ci. On distingue les tables temporaires et les tables standards de WinPrest. Les fichiers temporaires sont créés au moment où l’on demande l’impression de la facture. 

Cette fenêtre est obtenue en faisant un clic-droit sur  "$ 1 : Standard" en bas à gauche et en sélectionnant : "Section Properties" :

Le structure de base est donc la suivante :

• Farttmp : fichier temporaire qui contient les informations de la facture - Numéro, date, client, totaux, ... (structure similaire à facture.dbf).
• Dfatmp : fichier temporaire qui contient le contenu de la facture - Pièces, Main d'oeuvre, phrase par défaut, ... (structure similaire à factart.dbf).
• Client : contient toutes les informations sur les clients. (voir la structure du fichier client).

Ces fichiers représentent une structure par défaut. Vous pouvez ajouter d’autres tables en respectant bien la relation avec la table principale.

Le layout

Via le menu "Utilitaires" → "Impressions" → "Définition des impressions" : choisissez le report à modifier et cliquez deux fois sur la ligne, choisissez ensuite la langue du report. Vous êtes alors dans l’éditeur de report qui vous permet de modifier celui-ci. Pour sélectionner une zone, utilisez l’outil sélecteur : 

Les différents types de champs

1. Zone champs (données du fichier ou variable du report) : ce type de zone vous permet d'encoder une chaîne dynamique pour afficher une information. Attention, il y a 4 types de champs : caractère, numérique, date et logique. Pour mettre des types différents côte à côte il faut les convertir. Il faut ramener le tout en caractère. Pour cela, utiliser les fonctions de conversion.
2. Zone texte : ce type de zone vous permet d'encoder une chaîne de caractère fixe.
3. Zone image : ce type de zone vous permets d'afficher une image ou un logo.
4. /
5. Zone dessin : ce type de zone vous permet de réaliser des graphiques.
   

Déplacement et redimensionnement d'un champ

Une fois sélectionnée, une zone peut être déplacée ou sa taille modifiée. On peut ajouter précisément la position avec les touches de direction et la taille avec les touches SHIFT + touches de direction. 

Vous pouvez également aligner une zone sur une autre. Pour cela sélectionnez la zone à aligner, puis en maintenant SHIFT enfoncé, sélectionnez la zone sur laquelle vous souhaitez l’aligner. Ensuite cliquez avec le bouton droit sur la deuxième zone et chosissez "Align" dans le menu contextuel. Les alignements sont toujours fait par rapport à la dernière zone sélectionnée.

Pour modifier le contenu d'une zone « champs », double-cliquez simplement dessus. Vous obtenez l’écran de configuration de la zone champ :

Comme vous le voyez, on peut créer des expressions complexes. Dans le cas ci-dessus, on affiche la dénomination d'une tache, et si il s'agit de main d'oeuvre (si le type de la ligne est 2), du temps presté.

Modifier la taille et la police de caractère

Une fois sélectionnée, la police de caractère d'une zone peut être modifiée.  Pour afficher ces information, il faut faire un click droit sur la zone et sélectionner "Font"

Impression conditionnelle

Il est également possible d’imprimer une zone uniquement si une expression est vraie. C’est l’option « Print When » (= "Imprimer si") lorsque vous faites un clic droit sur une zone.

Comme vous le voyez sur l'image, vous avez également d'autres options de mise en page possible :

• Vous pouvez spécifier l'alignement du texte à gauche, à droite ou au centre via "Alignement du texte"
• Vous pouvez mettre un arrière plan coloré via "Arrière plan"
• Vous pouvez faire des effets d'ombres via le menu "Ombre"
• Vous pouvez modifier la police et la taille de l'écriture via "police"
• Vous pouvez modifier la bordure via "Style bordure"

Le menu style étant un résumé de l'ensemble. Dans ce menu, l’option «Vertical size» permet de spécifier que la zone doit s’agrandir verticalement si son contenu est plus grand.

La notion de groupe

Le layout est divisé en bande horizontales, par défaut, il y a 4 bandes par report :

1. L'entête
2. Les lignes
3. Le bas de page
4. Le résumé

On peut grouper les éléments du contenu d’une facture en fonction d’un des champs du fichier des contenus. Quand un groupe est créé, de nouvelles bandes sont créées dans le report :

Dans le cas ci-dessus, nous avons réalisé un groupe sur le nom du client. Dans ce cas, il suffit de ne rien indiquer dans la bande body et de mettre les zones souhaitées dans le groupe hdr ou le groupe ftr. De cette manière, si il y a par exemple 4 lignes pour le client X, seule une ligne d’entête sera imprimée. On peut alors faire des sous-totaux par groupe. On peut même créer plusieurs groupe dans un même layout. L’expression qui définit le groupe peut également être une expression complexe. On crée un groupe via le menu « Group ».

Les variables

Vous pouvez créer des variables dans un report en fonction de vos besoins via le menu « Variables ». Il y a déjà toute une série de variables créées par défaut. Le plus souvent on crée des variables pour calculer des sous-totaux de groupe. On peut alors décider de remettre la variable à 0 à chaque changement de groupe par exemple.

- Nom : Le nom de votre variable

- Position : la position dans l'ordre de création des variables, cela a de l'importance si vous utilisez une variable créée avant.

- Valeur initiale : la valeur de la variable lorsque le layout est ouver. Pour une variable de type : DATE - indiquez TODAY(), STRING - indiquez "", NUMERIC - indiquez 0et LOGIC - indiquez .F.

- Réinitialiser : le moment ou la variable doit être réinitialisée si par exemple vous utiliser une variable avec des groupes (Section indique une variable qui est modifiée à chaque élément du corps)

- Expression : l'expression de modification de la valeur ) chaque élément du corps ou groupe.

Imprimer un fond

Il est possible d’imprimer une image ou des lignes pour faire des colonnes en fond de report (un peu comme le filigrane de WinWord). Pour cela, il suffit de cliquer en bas à gauche  :

Afficher le nombre de pages

Rendez vous dans le menu File > Properties > Report

Cochez l'option "Indiquer total pages (Page 1 de N) :

Enfin, dans une champ, utilisez les fonctions PgNo() pour avoir le numéro de la page en cours et PgCount() pour avoir le nom de page total :

Pour indiquer le numéro de la page par rapport au nombre de page, on utilisera l'expression suivante : Numtrim(PgNo())+"/"+Numtrim(PgCount())

Changer le nom du layout

Rendez-vous dans le menu File> Properties > Report et indiquez le nom de votre layout puis cliquez sur ok :

Les analyses

Les différents rapports existants dans les analyses sont repérés par le début du nom du fichier rapport:

• "CAP_" - Chiffre d'affaires périodique
• "REP_" - Rentabilité périodique
• "PRP_" - Analyse périodique des prestations
• "CAA_" - Chiffre d'affaires annuel
• "REA_" - Rentabilité annuelle
• "PRA_" - Analyse annuelle des prestations
• "CAC_" - Chiffre d'affaires comparatif
• "REC_" - Rentabilité comparative
• "PRC_" - Analyse comparative des prestations
• "P_" - Analyse personalisée via le menu Analyses - Prestations globales

Les fichiers temporaires sur base desquels ces reports sont créés sont les fichiers STATCA.DBF ou STATPRES.DBF qui se trouve dans le répertoire local du collaborateur de WinPrest. D'autre part, certaines variables sont passées au rapport, ce sont les paramètres sélectionnés pour calculer l'analyse:

DD1 et DD2: la période de l'analyse (DATE)

CCLIENT et CCLIENT2: la sélection de clients (STRING)

CCOLLAB et CCOLLAB2: la sélection de clients (STRING)

CSOC et CSOC2: la sélection de sociétés facturantes (STRING)

CCONTRAT et CCONTRAT2: la sélection des contrats (STRING)

CTRAVAIL et CTRAVAIL2: la sélection des travaux (STRING)

NMOIS1 et NMOIS2: mois pour les analyses comparatives (NUMERIC)

NANNEE1 et NANNEE2: années pour les analyses comparatives (NUMERIC)

CCLE: Clé d'ordre de tri à utiliser (STRING)

M_NOMSOC: Nom de la société facturante principale (STRING)

Vous pouvez ainsi créer autant de rapports que vous le souhaitez. Ils apparaîtront dans les différentes listes en fonction du début de leur non.

Aide complète en anglais

Cliquez ici.