Concept

Le planning des entretiens vous permet de plannifier des entretiens régulier à réaliser pour des véhicules. Ces entretiens peuvent être à usage unique ou récurrent. S'ils sont récurent, la récurence peut être basée sur une date ou sur un kilométrage. Dans le cas d'un kilométrage, il faut bien entendu encoder ou importer les kilométrages de vos véhicules de manières régulières afin de ne pas rater vos entretiens.

Les entretiens sont configurables dans la fiche des véhicules, sous l'onglet entretien

On peut paramétrer une (et une seule) séquence d'entretien par véhicule, dans le cas ou votre véhicule suit une séquence logique qui est redondente.

Par exemple, un entretien tous les 15 000 km, avec des tâches spécifiques à effectuer à certaines échéances ( 30 000 km, 60 000 km, etc.. ) avec un cycle complet de 20 entretiens, soit 300 000 km, après quoi le cycle recommence au début.

Cela implique de créer ces entretiens à réaliser dans les tip-tops et de créer les séquences d'entretiens qui utilisent ces différents tip-tops. Puis, enfin, de les appliquer aux véhicules.

On peut également paramétrer ce que nous appelons des échéances diverses. Elles sont soit calendaires, soit kilométriques.

Parmi ces échéances diverses, on peut encoder les contrôles techniques (date), le remplacement de pneus (km), etc...

Configuration

Séquences d'entretien

Configuration d'une séquence

Pour configurer une séquence, il faut d'abord créer les tip-tops qui seront utilisés dans la séquence. C'est à dire, les différents types d'entretiens à effectuer.

Pour créer les tip-tops, il faut se rendre dans le menu Garage > Tip-tops et entretiens forfaitaires. (Plus d'informations sur les entretiens forfaitaires en cliquant ici)

Dans mon exemple, j'ai créé une série d'entretiens :

Ensuite, il faut créer la séquence. Pour se faire, rendez-vous dans le menu Signalétique > Listes > Garage > Profil de séquences d'entretiens.

Je crée une séquence qui contiendra dans mon cas une série de 3 entretiens :

Un entretien A tous les 10 000 km
Un entretien B tous 30 000 km qui remplace le 10 000 km
Un entretien C tous 90 000 km qui remplace le 10 000 km.

Ma séquence recommence tous les 90 000 km.

Configuration d'un véhicule.

Dans la fiche d'un véhicule, on peut configurer la séquence dans l'onglet entretien de la fiche d'un véhicule.

Les informations importantes à remplir sont les suivantes :

Profil de séquence des entretiens : Choisir votre profil créé au point précédent.
Dernière position dans la séquence : Pour commencer la séquence au début, il faut indiquer la dernière position de votre séquence. Car la dernière position avant le début, n'est autre que la dernière.
Kilométrage journaliers moyens : Il est important de mettre -1 ( valeur par défaut ) dans ce champ. Autrement, Carpack calculera une moyenne sur base des kilométrages entrés. Du coup, si vous n'en avez aucun, la séquence ne démarrera pas.
Présignalisation des entretiens en Kms : Le nombre de kilomètres qui déterminera combien de kilomètres à l'avance l'entretien doit apparaitre dans votre planning.
Date du dernier entretien : Dans un séquence kilométrique, ce n'est pas une valeur cruciale, indiquez une date dans le passé.
KM dernier entretien : Indiquez une valeur positive plus grande que 0 afin de délencher la séquence. Par exemple 1.
Dernier kilométrage connu : Le dernier kilométrage que vous avez relevé sur le véhicule. Ce champ est mis à jour via l'import de kilomètres ou les différents documents que vous encodez (fiches, factures, ... )
Date dernier kilomètre connu : La date du dernier kilométrage connu.

J'ai rempli dans mon exemple le dernier kilométrage. 9500 est inférieur au kilométrage théorique de la séquence. A savoir 10 000 km. Mais j'ai indiquez que l'entretien devait apparaitre 1000 km avant.

Du coup, mon entretien devrait apparaitre dans mon planning.

Utilisation du planning

Lorsque mon échéance est à réaliser, elle apparait dans le planning. Certaines informations sont spécifiques aux séquences.

Parmis ces données, on retrouve

La position dans la séquence
Le kilométrage théorique de l'entretien
Le nombre de kilomètres de retard par rapport à l'entretien.
Le nombre de jour de retard dans le cas d'une échéance par rapport à des dates.

En fonction du status de ma fiche, un code couleur me permet de rapidement voir ou on en est.

Jaune : Un autre travail est prévu
Vert : La fiche est créé pour le travail
Orange : La fiche est créée mais on est en retard.
Rouge : Le travail est urgent
Turquoise : La fiche a été créée dans une autre société
Vert : La fiche est en garantie.

Par exemple, le deuxième véhicule ci-dessous avec la plaque JRT780 est en cours mais en retard puisque le véhicule a 4999 km de plus que le kilométrage théorique de l'entretien.

Je peux ensuite créer une fiche de travail en appuyant sur le premier bouton du menu .

Configuration d'un échéance diverse

Création du tip-top avec les tâches à effectuer.

Tout d'abord, il faut créer un tip-top avec les tâches à effectuer. Il faut pour cela se rendre dans le menu Garage > Tip-tops et entretiens forfaitaires. (Plus d'informations sur les entretiens forfaitaires en cliquant ici)

Je peux ensuite ajouter un tip-top via la feuille blanche

Je crée une échéance "Contrôle technique", qui comportera dans mon cas deux tâches : la vérification de la pression des pneus et le niveau d'huile. Je rajoute une pièce par défaut, à savoir 1L d'huile si nécessaire. La quantité sera spécifiée le cas échéant par l'ouvrier qui réalisera la tâche.

Configuration d'un véhicule

Pour ajouter une échéance diverse à un véhicule, il suffit pour cela de se rendre dans sa fiche, au départ de la gestion des clients ou du stock véhicule.

Dans l'onglet entretien , je rajoute une échéance diverse via la feuille blanche

Je lui applique le tip-top de mon choix, je lui donne une échéance et dans mon cas, une périodicité de 12 mois car le contrôle technique est annuel.

Je demande également au programme de me signaler 7 jours à l'avance cet entretien, de manière à pouvoir effectuer l'entretien avant la date limite.

Utilisation

Pour me rendre dans le planning, je passe par le menu Garage > Planning des entretiens.

Note
Il est également possible d'ajouter un bouton dans la barre d'outils afin de m'y rendre en un clic
Pour se faire, rendez-vous dans le menu Utilitaires > Configuration générale > Configuration de ma barre d'outils

On y retrouve dès lors mon échéance diverse de contrôle technique. Celle-ci apparaitra dans mon planning tant qu'elle n'est pas réalisée ( = pas facturée ).

En fonction de son status elle apparaitra soit en blanc ( à faire ), en jaune ( à faire et il y a déja une fiche, c'est l'occasion de regrouper les deux travaux ) ou encore en vert pour dire qu'une fiche a été créée pour ce travail spécifique.

Je peux ensuite décider de créer la fiche en appuyant sur le premier bouton du menu . Si une fiche existe déja, CarPack me proposera de l'ajouter à la fiche existante. Sinon, c'est une nouvelle fiche qui sera générée.

Déclaration d'une avarie (échéance diverse à usage unique) via le pointage

Pré-requis

Pour activer ce module, rendez-vous dans le menu Utilitaires > Droits du pointage.

Le mot de passe par défaut est "IGS".

Dans cet écran, vous trouvez la partie qui concerne le module

Gestion des anomalies : Active le menu
Afficher les fiches en cours : Affiche ou non les entretiens prévus dans la suite des écrans ( voir Fonctionnement )
Entretien type des anomalies : Il s'agit du tip-top qui sera utilisé afin de générer l'échéance diverse. Idéalement, un tip-top vide puisque chaque anomalie est différente.

Il suffit ensuite de rédémarrer le programme.

Fonctionnement

Au départ du module de pointage, il est possible d'activer la partie Déclaration d'avarie. Il s'agit d'un module qui permet aux ouvriers de déclaréer des avaries au chef d'atelier. Qui pourra ensuite les intégrer dans ces entretiens réguliers afin de rassembler les tâches à effectuer sur un véhicule. Ce système est poussé plus loin via le module web de déclaration d'avarie qui permet à un chauffeur de déclaration un problème de n'importe où.

Pour déclarer une avarie au départ du pointage, il faut cliquer sur le bouton Avaries

On peut ensuite recherche son véhicule, par plaque où par référence.

Il suffit de rechercher son véhicule, et de cliquer sur Sélectionner

On peut ensuite voir les entretiens prévus et les échéances diverses déja encodées pour ce véhicule. Et ce afin de ne pas déclarer deux fois la même avarie.

On peut ensuite cliquer sur Ajouter une anomalie et choisir son nom dans la liste des ouvriers.

Il ne reste plus qu'à encoder l'avarie constatée et le kilométrage du véhicule.

L'anomalie est ensuite ajoutée aux échéances du véhicule.

Et est dès lors visible au départ du planning.

Module de signalement des avaries en ligne

Ce module fait l'objet d'un sujet spécifique : Module de signalement des avaries

Sous traitance entre société

Il est possible de sous traiter un travail à une autre société utilisée dans CarPack. Par exemple, lorsque le véhicule se déplace et est proche d'un autre dépot d'entretien.

Pour se faire, sélectionner votre entretien, et cliquez sur

CarPack vous demande ensuite dans quelle société sous traiter le travail

Et la fiche est ensuite générée dans les fiches de la société indiquée.

Attention
La fiche générée ne contient aucun type de fiche.

Facturation

Séquence d'entretien

Afin d'indiquer au programme que l'entretien a été effectué, je facture ma fiche (en interne dans mon cas ).

Au moment de clôturer la facture, CarPack incrémente la position dans la séquence. Comme j'étais à la fin de ma séquence (voir configuration) il repasse en début de séquence.

Et on peut voir dans la fiche que les données liées au dernier entretien ont été mises à jour.

Echéance diverse

Que ce soit un travail interne ou un travail externe, il faut réaliser une facture afin de clôturer l'échéance diverse.

A la fin de ma facture, l'échéance diverse est automatiquement reprogrammée selon la périodicité indiquée.

Et CarPack me montre l'écran au cas ou je souhaite malgré tout adapter les données. ( si par exemple le 30/08 tombe un dimanche, je peux le déplacer au vendredi précédent).