Ouverture d'un nouvel exercice
Des clients nous appellent souvent en début d'année parce qu'ils n'arrivent pas à ouvrir le nouvel exercice dans WinBooks.
Si vous êtes dans votre première année d'utilisation de WinBooks, il suffit d'aller dans le menu "Opération > Ouverture nouvel exercice"
Important: pour effectuer les opérations suivantes, vous devez être seul dans le dossier comptable.
Si vous êtes dans votre deuxième année, ou plus d'utilisation de WinBooks, voici la marche à suivre:
Si vous êtes dans votre première année d'utilisation de WinBooks, vous ne devez effectuer que le point 7.
- Entrer dans WinBooks dans l'année -2 (Si on veut ouvrir 2021, entrer dans 2019)
- Faire un backup (Menu Dossier > Maintenance > Backup)
- Faire une réorganisation (Menu Dossier > Maintenance > Réorganisation)
- Faire un test comptable (Menu Dossier > Maintenance > Test comptable)
- Si le test montre une erreur "Fatale", nous contacter.
- Faire à nouveau un backup (modifier le nom du fichier backup en y ajoutant par exemple -2 pour ne pas écraser le backup précédent)
- Dans le menu "Opération", effectuer les clôtures périodiques de toutes les périodes (en cochant la dernière case de chaque colonne)
- Dans le menu opération, effectuer l'ouverture du nouvel exercice
- Fermer le dossier WinBooks.
- Entrer dans l'exercice archivé (2019) et faire une réorganisation
- Faire un test comptable (année 2019) (Menu Dossier > Maintenance > Test comptable)
- Si le test montre une erreur "Fatale", nous contacter.
- Faire un backup du dossier archive (2019)
- Entrer dans l'exercice en cours (2020 ou 2021) et refaire une ré-organisation et un test comptable
- Terminer par un backup du nouveau dossier
Remarque: il est très important de faire un backup à bien conserver avant l'ouverture d'un nouvel exercice, car c'est ce qui nous permet en cas de besoin de revenir en arrière.
Si vous ne pouvez pas clôturer les périodes parce que les classe 6 et 7 ne sont pas soldées, c'est parce que vous n'avez pas affecté le résultat de votre exercice comptable !
Si WinBooks vous indique un solde négatif:
- Vous avez un gain à reporter
- Vous devez donc effectuer une opération diverse au 31/12 (= fin de l'exercice)
- G 140xxx au Crédit et G 693xxx au Débit, avec le montant du solde (le bon ordre de l'OD est toujours Débit en premier et Crédit en dernier)
- ==>G 693xxx au Débit et G 140xxx au Crédit, avec le montant du solde en valeur absolue (sans le signe - )
Si WinBooks vous indique un solde positif
- Vous avez une perte reportée
- Vous devez donc effectuer une opération diverse au 31/12 (= fin de l'exercice)
- G 141xxx au Débit G 793xxx au Crédit, avec le montant du solde
Attention, ces opérations doivent obligatoirement être passées dans un journal d'OD de Clôture (OPDCLO)
Vous pourrez après cela clôturer vos périodes.
Les comptes généraux indiqués ici le sont à titre d'exemple. Normalement votre comptable doit se charger d'effectuer cette écriture de clôture d'exercice.
Aide en ligne de WinBooks à ce sujet: cliquez ici
Importation des CODA
N'oubliez pas de modifier le "préfixe" dans le paramétrage des codas si vous "millésimez" vos extraits.
Pour cela, ouvrez l'écran d'encodage des CODA, puis cliquez sur le bouton "Paramètres"
Pour les utilisateurs CODABOX / Virtual Invoice, il est important de modifier le chemin de récupération des PDF (onglet "localisation"). En effet, les nouveaux codas arriveront dans un répertoire 2019.
