Sommaire:

Paramétrage

Les groupes de VR

Les groupes de VR permettent d'attribuer un VR à un groupe lié à un gestionnaire. Ce gestionnaire peut ainsi être prévenu par email quand une demande de réservation de VR est encodée et quand elle a été approuvée par le dernier approbateur.

On définit les groupes de VR via le menu "Signalétiques > Listes > Général > Groupes de véhicules de remplacement"

Pour chaque groupe de VR on définit:

• un nom de groupe

• un nom d'utilisateur CarPack lié à ce groupe

Les groupes d'approbation

Les groupes d'approbation permettent de définir les personnes qui doivent approuver une demande de réservation de VR. 

Un groupe d'approbation sera défini par:

• Le nom du groupe

• Le nom de l'utilisateur qui doit approuver la réservation

• Le niveau d'approbation: niveau 1 = premier approbateur, niveau 2 = second approbateur, etc...

On définit les groupes d'approbation via le menu "Signalétiques > Listes > Général > Groupes d'approbation de prêt de véhicules"

Les utilisateurs

Les utilsateurs sont les utilisateurs de CarPack, il faut que leur fiche (Utilitaires > Configuration générale > Gestion des utilisateurs) soit compétée avec leur noms, adresses email et paramètres d'envoi des mails (SMTP, etc...).

Veuillez également bien définir la langue de l'utilisateur afin qu'il recoive le mail dans sa langue.

Les mails type à envoyer

Ils sont définis dans les données de la société (Utilitaires > Configuration générale > Configuration des sociétés > Edition de la société > Onglet Phrase)

Il y a différents type de mail à configurer pour les différents cas de figure:

• Email de réservation

• Email de demande d'approbation

• Email de validation de réservation

• Email de désaprobation

• Email d'annulation de réservation

Flux des mails

Lors d'une nouvelle réservation de VR:

• si un groupe d'approbation est défini, un email part vers le premier approbateur (Niveau = 1) (Email de demande d'approbation d'un VR)

• si un groupe de VR est défini dans la fiche de ce VR, un mail part vers le responsable du groupe de VR (Email de réservation d'un VR)

Lors d'une suppression de réservation de VR:

• si un groupe d'approbation est défini, un email par vers le client pour lui signifier l'annulation de sa réservation (Annulation d'une réservation)

• si un groupe de VR est défini dans le fiche de ce VR, un mail par vers le responsable du groupe de VR (Email de désapprobation d'un VR)

Lors d'une approbation d'un VR

• si il y a un approbateur suivant (d'un niveau plus élevé) un mail part vers l'approbateur suivant (Email de demande d'approbation d'un VR)

• si il n'y a plus d'approbateur suivant, un mail part vers le responsable du groupe de VR (Email de validation d'une réservation de VR)

Lors d'une désapprobation d'un VR

• un email est envoyé au client pour lui signifier la désapprobation

Encodage de la réservation

Lors de l'encodage de la réservation, il suffit d'indiquer quel groupe d'approbateur doit être lié.

...

Le niveau d'approbation indique où en est actuellement la séquence d'approbation.

Etats d'avancement des approbations

En fonction de l'état d'avancement des demandes d'approbation, un icône différent apparaît sur la réservation:

...

La demande vien d'être encodée et un email a été envoyé au premier approbateur.

...

Le premier approbateur a valider la réservation, le système est en attente des autres approbations.

...

La réservation a été validée par le dernier approbateur.

Historique des emails envoyés concernant une réservation

Via le menu contextuel sur la réservation, on peut consulter l'historique des emails envoyés:

...