Concept général
La numérotation des documents dans CarPack et plus particuièrement des factures peut être liée à des journaux comptables. On pourra ainsi au niveau d'un logiciel comptable répartir les différents types de ventes et les achats dans des journaux bien distincts.
Type de documents
Dans CarPack on distingue les types de documents suivants:
01 - Facture Garage
02 - Facture Véhicule Neuf
03 - Bon de commande client garage
04 - Divers
05 - Facture Véhicule Occasion
06 - Bordereau garage
07 - Facture Carrosserie
08 - Facture Dépannage
09 - Devis garage
10 - Garantie garage
11 - Interne garage
12 - Facture Véhicule de Remplacement
13 - Note de crédit garage
14 - Facture Véhicule Occasion Marge
15 - Note de crédit carrosserie
16 - Facture Achat
17 - Interne carrosserie
18 - Garantie carrosserie
99 - Journal inactif
Pour chacun de ces types, il y a un compteur de numérotation différent.
Peu importe que vous travailliez avec ou sans compteurs mais en aucun cas vous ne pouvez avoir la même numérotation dans une même année. Vous ne pouvez donc pas par exemple avoir une numérotation commençant à un pour vos ventes véhicules et vos ventes de pièces. A vous donc d'adapter vos compteurs en conséquences
Par exemple, on ne mélangera pas la vente des pièces, des véhicules neuf ou d'occasion. Maintenant, il est tout à fait possible pour vous de travailler avec un seul journal général de ventes et par conséquent de ne le configurer que dans le transfert comptable.
Nous diviserons donc cet articles entre 2 cas :
- Une utilisation de CarPack sans journaux comptables spécifiques via les compteurs de numérotation.
- Une utilisation de CarPack avec seulement des journaux spécifiques ou le mélange des deux.
Utilisation sans journaux comptables spécifiques (Compteurs de numérotation)
Dans CarPack
Lorsque l'on travaille sans journaux spécifiques, la gestion des compteurs est centralisée à un seul et même endroit.
Rendez-vous donc dans la gestion des compteurs via le menu Utilitaires> Configuration générale > Compteurs de numérotaton
Cette fenêtre vous permet donc d'indiquer les numérotations que vous souhaitez adapter à vos documents. A chaque document créé, le compteur concerné sera incrémenté de 1. On remarque différents groupes de compteurs :
Garage : Concerne tous les documents liés au module garage (Devis, bordereaux, factures, ...)
Carrosserie : Concerne tous les documents liés à la carrosserie. Pour ce qui concerne la numérotation des plots, nous vous invitons à lire cet article.
Dépannage : Concerne la numérotation des factures, notes de crédit et dossier de dépannage.
Stock véhicule : Il s'agit de compteurs pour l'attribution de référence garagistres à la création de vos véhicules.
Comptabilité : Il s'agit de compteurs pour la numérotation de vos factures d'achats fournisseurs et de vos bons de commandes.
Signalétique : Il s'agit du compteur pour attribuer un numéro au client.
Stock pièces : Il s'agit d'un compteur qui peut être utilisé lors de l'attribution automatique de codes barres dans le stock de pièces. Il faut pour cela avoir préalablement activé l'attribution automatique d'un code barres dans les informations de la société. (Via le menu Utilitaires > Configuration générale > Paramètres société )
Si vous souhaitez travailler avec un seul et unique compteur pour vos factures, il ne vous faudra remplir que la première case "N° facture client ou compteur unique" en laissant bien les autres cases de numérotation de facture à 0. Si l'un des autres cases est rempli, ce compteur deviendra alors le compteur des factures garages uniquement.
Liaison avec mon logiciel comptable
Si vous travaillez avec un logiciel comptable lié à CarPack et que vous travaillez avec cette configuration, vous serez certainement amené à indiquer des journaux généraux englobant vos ventes et autres documents.
Cela peut être configuré via le menuUtilitaires > Transfert vers la comptabilité > Configuration. Puis en allant dans l'onglet journaux
Dans cet exemple, toutes les ventes sont par exemple regroupées dans le journal VEN.
Utilisation avec journaux comptables
La gestion des journaux se trouve dans le menu Utilitaires > Configuration > Journaux supplémentaires
Cet écran permet de gérer différents journaux supplémentaires.
Il est possible d'ajouter seulement quelques journaux supplémentaires et de gérer les autres via les compteurs de numérotation.
Il est également possible de créer plusieurs journaux pour un même type de document, dans ce cas, avant de commencer le document, CarPack vous demandera dans quel journal il faut l'intégrer.