Ouverture d'un nouvel exercice
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Si vous êtes dans votre première année d'utilisation de WinBooks, il suffit d'aller dans le menu "Opération > Ouverture nouvel exercice" et le tour est joué !
Important: pour effectuer les opérations suivantes, vous devez être seul dans le dossier comptable.
Si vous êtes dans votre deuxième année, ou plus d'utilisation de WinBooks, voici la marche à suivre:Si vous êtes dans votre première année d'utilisation de WinBooks, vous ne devez effectuer que le point 7.
- Entrer dans WinBooks dans l'année -2 (Si on veut ouvrir 20212022, entrer dans 20192020)
- Faire un backup (Menu Dossier > Maintenance > Backup)Faire une réorganisation (Menu Dossier > Maintenance > Réorganisation > cocher "réorganiser les deux années")
- Faire un test comptable (Menu Dossier > Maintenance > Test comptable)
- Si le test montre une erreur "Fatale", nous contacter.
- Faire à nouveau un backup (modifier le nom du fichier backup en y ajoutant par exemple -2 pour ne pas écraser le backup précédent)
- Dans le menu "Opération", effectuer les clôtures périodiques de toutes les périodes (en cochant la dernière case de chaque colonne)
- Si erreur, voir ci-dessous solde des classes 6 et 7
- Dans le menu opération, effectuer l'ouverture du nouvel exercice
- Fermer le dossier WinBooks.
- Entrer dans l'exercice archivé (20192020) et faire une réorganisation
- Faire un test comptable (année 20192020) (Menu Dossier > Maintenance > Test comptable)
- Si le test montre une erreur "Fatale", nous contacter.
- Faire un backup du dossier archive (20192020)
- Entrer dans l'exercice en cours (2020 2021 ou 20212022) et refaire une ré-organisation et un test comptable
- Terminer par un backup du nouveau dossier
Remarque: il est très important de faire un backup à bien conserver avant l'ouverture d'un nouvel exercice, car c'est ce qui nous permet en cas de besoin de revenir en arrière.
Solde classes 6 et 7
Si vous ne pouvez pas clôturer les périodes parce que les classe 6 et 7 ne sont pas soldées, c'est parce que vous n'avez pas affecté le résultat de votre exercice comptable !
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Aide en ligne de WinBooks à ce sujet: cliquez ici
Importation des CODA
N'oubliez pas de modifier le "préfixe" dans le paramétrage des codas si vous "millésimez" vos extraits.
Pour cela, ouvrez l'écran d'encodage des CODA, puis cliquez sur le bouton "Paramètres"
Pour les utilisateurs CODABOX / Virtual Invoice, il est important de modifier le chemin de récupération des PDF (onglet "localisation"). En effet, les nouveaux codas arriveront dans un répertoire 2019.
